Общие ошибки Адвокаты при отправке писем

Адвокаты, как и все остальные, ошибаются в том, как они используют электронную почту. Некоторые ошибки электронной почты становятся ужасными историями, в то время как другие просто смущают. Ниже перечислены девять распространенных ошибок, которые адвокаты совершают при письме и отправке писем.

Отправлено со стола (Вставить имя)

Время от времени я получаю электронное письмо от адвоката, который отправляет электронное письмо от имени своего стола. Вот пара проблем с этим подходом к электронной почте.

-1 ->

Во-первых, индекс отображения Inbox большинства систем электронной почты не будет отображать длительное имя. Большинство людей будут видеть только часть «со стола» и, возможно, несколько писем от имени человека. Что еще более важно, это кажется глупым и немного претенциозным. Стол не отправляет электронные письма. Если адвокат отправит электронное письмо, оно должно быть от его имени.

Причудливые эффекты

Некоторые юристы любят проявлять творческий подход к появлению своих писем. На днях я увидел подписной блок адвоката, и на мгновение я подумал, что у меня проблемы со зрением. Оказывается, что размытые буквы были преднамеренными. Специальные эффекты могут выглядеть забавно, но все, что делает слова, которые трудно читать, - плохая идея. Особенно, если трудно прочитать, это имя и адрес адвоката.

Даже хуже, чем специальные эффекты на письмах, когда юристы засоряют свои письма с помощью обложки или причудливой графики. Это позволяет медленнее загружать сообщение, замедлять его открытие и больше хлопот читать.

Целью электронной почты является передача информации, а не художественных навыков. Будь проще.

Блок подписи

В большинстве систем электронной почты не так сложно настроить блок автоматической подписки. Это не должно быть сложным, и мнения различаются в зависимости от того, сколько информации необходимо включить в блок подписи. Некоторые юристы превращают свои нижние колонтитулы в мини-рекламные ролики, которые публикуются в каждом электронном письме, в то время как другие придерживаются очень минималистского подхода, просто используя свое имя и адрес электронной почты или номер телефона.

Большинство помещает какое-то уведомление о неприкосновенности частной жизни или правовую оговорку в нижней части нижнего колонтитула. Все это допустимое использование блока подписи электронной почты. Недопустимо отправлять электронные письма, которые не идентифицируют отправителя. Получателю электронной почты не нужно угадать, кто отправил электронное письмо. Адвокаты должны четко идентифицировать себя в каждом сообщении, которое они отправляют, и если адвокат умный, электронное письмо также будет содержать уведомление о конфиденциальности.

Написание писем в то время как Angry

Одним из преимуществ старой системы отправки писем людям было то, что в период между тем, когда будет написано письмо, и когда оно действительно выйдет, будет встроенный период «охлаждения» получателю.Если адвокат сам набрал письмо, все равно, вероятно, он будет сидеть на столе в течение нескольких часов, прежде чем отправиться на почту. Если бы это было продиктовано, к тому времени, когда секретарша закончила набирать его, адвокат, возможно, справился с тем, что заставило его рассердиться в первую очередь.

Эта защита не существует в электронной почте. С помощью электронной почты адвокат может сжечь сердитый рапорт в течение нескольких секунд после того, что вызвало гнев. 99. 99% времени это будет плохая идея. Никто не считает себя яснее, когда его раздражает гнев. Пойдите, сделайте что-нибудь еще, и возвращайтесь к оскорбительной проблеме позже, когда некоторые из гнева рассеялись.

Это может сделать разницу между хранением или потерей клиентов, друзей и денег.

Неприменение своевременных ответов

Некоторые адвокаты считают, что старое правило «5 дней» для ответа на деловую переписку также распространяется на электронную почту. Это не так. Как бы неудобно это ни было, реальность такова, что люди ожидают более быстрого ответа на электронную почту, чем на письмо, отправленное по почте. Если клиент или другой адвокат отправляет электронное письмо, попробуйте ответить в течение 24 часов, если это вообще возможно. Если это сложный вопрос, на который в данный момент нельзя уделять должного внимания, по крайней мере, отправьте подтверждение и сообщите ему, когда ожидать ответа. Большинство клиентов оценят дружеское сообщение, в котором говорится, что письмо было получено, и на него будет дан ответ в ближайшее время. Перед лицом молчания клиенту остается догадаться, действительно ли адвокат получил электронное письмо, независимо от ответа на вопрос или просто игнорируются проблемы с клиентом.

Неправильный получатель в поле Кому

Одна из замечательных особенностей функции автозаполнения в системах электронной почты заключается в том, что она позволяет юристам быстрее находить адреса электронной почты своих клиентов или коллег. Одним из рисков функции автозаполнения является то, что адвокат, который не проявляет осторожности, может отправить электронное письмо не тому человеку. В некоторых случаях это может быть не более чем незначительное смущение, но в некоторых случаях это может означать профессиональную халатность. Не случайно отправляйте конфиденциальные клиентские сообщения сторонним адвокатам или даже другому клиенту.

Использование опции «Ответить».

Противник-консультант отправляет вам электронное письмо с предложением или утверждает свою позицию по проблеме. Вы отправляете электронное письмо другим адвокатам в вашей фирме, которые участвуют в этом деле, чтобы обсудить это. Вскоре кнопка «ответить всем» используется в широком смысле слова, и никто не замечает, что противоположный совет копируется во внутреннюю дискуссию в вашей фирме. Бывает. Если вы хотите переслать электронное письмо для обсуждения, удалите информацию отправителя перед отправкой. И всякий раз, когда вы используете этот параметр «Reply All», проверяйте каждый адрес электронной почты в списке получателей, прежде чем нажимать send.

8. Неряшливые сюжетные линии. Помните, что все, что было отправлено другому адвокату по электронной почте, могло быть отправлено кому-либо еще. Подумайте дважды, прежде чем использовать темы, такие как «мой идиотский клиент» или «глупый судья».«Никогда не знаешь, где копия этого письма может приземляться. Кроме того, не оставляйте строки темы пустыми, так как это может привести к тому, что другой адвокат не заметит, что есть электронное письмо о вашем деле. Простая тема темы« Паркерсон »или «Смит предложил соглашение» или какой-либо титул имеет отношение к содержанию письма, работает лучше всего.

И хотя «идиотский клиент» может быть самым точным описанием содержимого электронной почты, это плохой выбор для темы .

9. Наблюдайте за своим тоном и не пронизывайте чужие. Когда люди разговаривают друг с другом лицом к лицу, лицевые реплики и вокальные тона обычно делают намерение человека ясным. По телефонным звонкам, голос обычно достаточно, чтобы быть в состоянии сказать, когда кто-то саркастичен, шутит или серьезно. Но по электронной почте опасно легко полностью неверно понять намерение человека. Многочисленные дружеские отношения были повреждены одним человеком, неправильно понимающим намерение другого человека в заявлениях в электронная почта. И с адвокатами, которые так привыкли спорить с ea Кроме того, адвокат может легко предположить, что другой человек враждебен или груб.

Как обсуждалось в разделе «Письмо электронной почты в то время как сердитый», за несколько минут до охлаждения, прежде чем отправлять ответ на письмо этого рывка.

По прошествии часа вы можете понять, что вы в первую очередь неправильно читаете его. У вас нет ответа на триггер на заявления, сделанные в электронных письмах, и не отменяйте ответ до тех пор, пока не подумайте, возможно ли у отправителя другое намерение, чем оно первоначально появилось. Если кажется, что заявление можно прочитать более чем одним способом, и один из этих способов является неприемлемым, попробуйте дать отправителю преимущество сомнений, прежде чем отрезать ему голову с помощью смертельной электронной почты.

Есть ли другие ошибки электронной почты для адвокатов, которые должны были составить список Top 10? Расскажите об этом на форуме.