Основы управления бюджетом для новых менеджеров

Опубликовано 8/1/2015

Скорее всего, когда кто-то продвигает свою первую управленческую роль, он будет в первый раз управлять бюджетом отдела.

Большинство новых менеджеров практически не получают формального обучения в том, как разрабатывать бюджетный прогноз, отслеживать свои расходы или как корректировать в середине года. Они часто получают электронную таблицу или отчет от своего менеджера или финансового отдела, и, как ожидается, знают, как это сделать, или учатся путем проб и ошибок.

Хотя «проб и ошибок» может быть эффективным способом изучения нового навыка, было бы лучше, если бы новый менеджер не должен был делать слишком много болезненных ошибок.

Вот несколько уроков, извлеченных из моего собственного обучения проб и ошибок, и я считаю, что большинство новых менеджеров могут извлечь выгоду из:

Инвестировать время, чтобы учиться с самого начала

Лучше не спрашивать «глупых» вопросов, чем когда вы новичок в чем-то и никогда этого не делали. Лучше спросить и потратить время на начальное обучение, а не ждать, пока кто-то не укажет ваши ошибки. Запросите время у своего менеджера (или, если возможно, предшественника), чтобы проанализировать основную философию, общие цели, формат и каждую позицию. Если у вашей организации есть финансовый человек, попросите этого человека провести время с вами. Большинство из них будут польщены и готовы поделиться своим опытом. В конце концов, если они смогут обучить вас тому, как делать вещи в соответствии со своими спецификациями заранее, у вас будет меньше головной боли для них позже.

Курс «Финансы и бюджетирование для нефинансовых менеджеров»

Проконсультируйтесь с местными школами бизнес-школ в разделе «Executive Education. «Большинство бизнес-школ предлагают от одного до трех дней, некредитные курсы. Во время или после курса найдите время, чтобы просмотреть годовой отчет вашей компании и понять различные финансовые коэффициенты и отчеты.

Управление бюджетом отдела, как это ваш собственный бизнес

Когда мы работаем в крупных организациях, мы заканчиваем обработку «денег компании, как она растет на деревьях». Это не так, и теперь ваша работа менеджера - это личная собственность на ресурсы вашего отдела.

Будьте игроком команды

Если возможно, просмотрите бюджет своего менеджера. Хотя важно взять на себя ответственность за свой бюджет, ваше подразделение является частью более крупного предприятия. Попросите вашего менеджера показать вам, где ваш бюджет вписывается и поддерживает общую картину, а также взаимозависимости со своими сверстниками. Могут быть времена, когда другому отделу нужны деньги для целей, которые имеют более высокий приоритет, чем ваш. Не ждите, чтобы вас спросили или убрали - будьте проактивными и предложите помочь своему менеджеру-сверстнику. Вы будете рассматриваться как стратегические и совместные.

Не играйте в глупые игры

Просто потому, что «все это делают», это не значит, что это не глупо и плохо для компании. Примером типичной тупой бюджетной игры, которую играют менеджеры, является «использовать ее или тратить ее. «Это когда вы приближаетесь к концу года, и ваш бюджет работает под вашим прогнозом. В предыдущие годы, когда вы отказались, бюджет на следующий год был установлен на основе фактического года.

Итак, чтобы снова не сокращать бюджет, вы начинаете шоппинг - покупаете вещи, которые вам не нужны, или запаситесь на случай, если вам это понадобится.

Отслеживайте свои расходы ежемесячно и делайте профилактические исправления

Не предполагайте, что «кто-то» скажет вам, когда вы превысите бюджет. На самом деле вам даже придется запрашивать ежемесячные отчеты или следить за собой. Не ждите до конца года, когда это сюрприз (вам и вашему боссу). К тому времени слишком поздно исследовать и исправлять. Будьте подотчетны, измерьте себя и заранее сообщите своему менеджеру.

Будьте прозрачны и привлеките свою команду

Поделитесь своим бюджетом со своей командой, возможно, даже привлекая их к настройке прогноза. Привлечение вашей команды и помощь им в понимании процесса составления бюджета создает ощущение совместного владения и побуждает ваших сотрудников находить творческие способы управления расходами.

Стратегия

Не просто взять прошлогодние фактические данные и добавить десять процентов к прогнозу на следующий год. Начните с разработки стратегии и целей, а затем определите ресурсы, необходимые для достижения этих целей. Если вам требуется больше, чем в прошлом году, подготовьте бизнес-кейс, чтобы обосновать ваш запрос о дополнительном финансировании.

Не переусердствуйте

Управляя бюджетом, это важная роль для менеджера, никогда не теряйте из виду самые важные активы: ваши люди! Удостоверьтесь, что вы тратите как минимум пять раз больше времени на разработку своей команды, которую вы хрустите.