8 Советов по экономии средств для корпоративных планировщиков событий

Корпоративные мероприятия забавны для планирования, а мозговой штурм идей и местностей обеспечивает уровень творчества, которым пользуются многие организаторы корпоративных мероприятий. К сожалению, эти идеи могут остановить мертвые следы после того, как бюджетные числа перевернутся, и реализация предполагает, что ваш бюджет событий не соответствует видению события.

Творчество не останавливается на процессе планирования событий. Также необходимо планировать успешное мероприятие по ограниченному бюджету.

Вот некоторые советы по экономии средств для корпоративных планировщиков событий:

1. Знай свой бюджет

Прежде чем приступать к планированию корпоративного мероприятия, определите свой бюджет. Нет смысла тратить свое время на сбор идей и потенциальных мест, которые вы не можете себе позволить. Изделите выделенные затраты для:

• Питание
• Развлечения
• Место проведения
• Приглашенные докладчики
• Декорации
• Другие непредвиденные обстоятельства

Зная это, прежде чем приступить к планированию, вы сможете оставаться в своих пределах.

2. Не пересматривайте эти бюджетные статьи

При планировании корпоративного мероприятия обязательно укажите затраты на следующие предметы:

• Печать для раздаточных материалов, презентаций
• Расходы на вывески и баннеры
• Маркетинговые и рекламные расходы < Услуги регистрации на месте

3. Примите свой бюджет

Есть ли вкус шампанского в бюджете на пиво? Не отчаивайтесь. Спасите себя от разочарования, пытаясь планировать большое бюджетное мероприятие с небольшим бюджетом событий. Примите бюджет, который у вас есть. Вместо того, чтобы разочаровываться в нехватке ресурсов, проявляйте творческий подход.

Существует множество способов для корпоративных планировщиков событий планировать успешные, запоминающиеся события с ограниченными средствами.

4. Быть гибким при ведении переговоров о своем месте

Если возможно, будьте гибкими при ведении переговоров с местом проведения. Рассмотрим несколько потенциальных дат для вашего корпоративного мероприятия и спросите, есть ли в отеле какие-либо открытия в течение этого периода времени.

Гостиницы часто предлагают скидку на цены, чтобы заполнить открывание по вашей целевой дате, и вы можете договориться о более высоких ставках, если сможете работать с их пиковыми временами спроса.

Кроме того, если в районе есть несколько мест, которые соответствуют вашим требованиям, используйте это в своих интересах. Когда вы конкурируете за бизнес своей компании, места проведения могут вести переговоры по цене и недооценивать другие объекты в этом районе, чтобы выиграть ваш бизнес.

5. Избегайте сидения на корточках

Если вы подаете еду на своем корпоративном мероприятии, гораздо более выгодно обслуживать шведский стол по сравнению с ужином. Буфеты не только устраняют стоимость услуг официантов и столов, но также можно сократить расходы, потраченные на пищу.

Если вы хотите, чтобы гости пообщались и встретились друг с другом, подумайте о том, чтобы подавать пищу для пальцев и уменьшать количество места для сидения и еды.Когда гости стоят и имеют маленькие тарелки, они едят меньше и проводят больше времени, занимаясь беседой.

Полные открытые бары могут откусить вас от бюджета вашего мероприятия, поэтому подумайте о том, чтобы ограничить бар пивом, вином, содой и соком.

6. Book Guest Speakers Early

Как авиабилеты и гостиничные номера, плата за громкоговорители, как правило, поднимается ближе, чем вы добираетесь до участия. Закажите заранее, чтобы получить наилучший курс.

Проведите небольшое исследование и посмотрите, есть ли подходящий приглашенный оратор, который уже будет в вашем районе в то время. Они могут предлагать льготную ставку, и вы можете сэкономить на расходах на транспортировку и проживание.

7. Рассмотрите возможность использования Спонсоров

В сегодняшнем мире спонсоры повсюду, от арен и концертных залов до самих спортивных событий. Подумайте о том, как использовать спонсоров, чтобы компенсировать затраты на ваше мероприятие. Компании, тесно связанные с вашим бизнесом или отраслью, могут приветствовать возможность рекламировать свое имя для своей аудитории. Удостоверьтесь, что это хорошо подходит для вашей компании и клиентов на вашем корпоративном мероприятии, и изучите, что они будут предлагать в обмен на экспозицию.

8. Будьте осторожны в отслеживании ваших расходов

В корпоративном планировании событий у вас, вероятно, будет команда из нескольких человек, которые несут ответственность за отдельные задачи.

Следите за всеми этими людьми в отношении их расходов. Четко изложите свои руководящие принципы бюджета и будьте старательны в отслеживании расходов. Просите регулярно сообщать о любых сделанных покупках и устанавливайте рекомендации, по которым расходы должны быть одобрены вами до их совершения. Это одна из областей планирования корпоративных событий, когда контроль имеет решающее значение для поддержания ваших расходов в рамках бюджета вашего мероприятия.