5 Критических ошибок планирования событий Каждый менеджер событий должен избегать!

Посмотрим правде в глаза, закон Мерфи говорит, что если что-то может пойти не так, значит, это будет! Это всего лишь базовый факт жизни, с которым мы часто должны жить.

Но когда дело доходит до планирования событий, компетентный менеджер событий всегда будет стремиться смягчить Закон Мерфи, признав потенциал для того, чтобы все пошло не так и планировалось.

Как менеджер событий, вы абсолютно несете ответственность за то, чтобы ваше специальное мероприятие выполнялось гладко и с минимальным количеством ударов по возможности по-человечески.

В реальном мире невозможно охватить все возможности, но по крайней мере вы должны знать о критических ошибках планирования событий, которые должен избегать каждый менеджер событий.

Предусмотрено оружие, поэтому давайте рассмотрим некоторые важные советы, которые могут помочь вам избежать непредвиденной катастрофы на следующем специальном мероприятии.

1. Плохая коммуникация - это, вероятно, самая распространенная ошибка, которую совершают неопытные специалисты по планированию событий, и ее можно избежать любой ценой, поскольку плохая коммуникация может буквально вызвать катастрофу.
   Плохая связь часто возникает из-за отсутствия внимания к деталям, особенно когда дело доходит до вашего контрольного списка событий. Крайне важно, чтобы вы эффективно обменивались информацией как с вашей внутренней командой мероприятий, так и с поставщиками. Хотя это не в ваших интересах микроменеджмента или неприятности, вам нужно быть в курсе процесса общения и обеспечить, чтобы все, кто участвует в мероприятии, точно знали, что от них ожидается, и о том, какой именно временной шкале.

1. Плохое или отсутствующее планирование на случай непредвиденных обстоятельств - помните Закон Мерфи? Вещи могут пойти не так, как надо, и, конечно же, во время вашего предстоящего специального мероприятия. Это нормально и можно ожидать. Профессиональный планировщик событий задумается, определит потенциал для того, чтобы что-то пошло не так, и имеет хорошее планирование на случай непредвиденных обстоятельств. Например, что, если ваша система регистрации не работает в тот день, что делать, если вам не хватало еды или питья, что, если на складе недостаточно парковочных мест, что делать, если ваш основной докладчик не приходит вовремя, что, если звук система или проекционная система дают проблемы в день вашего мероприятия - сможете ли вы справиться? У вас есть план B?
2. Неадекватная транспортировка - Вы абсолютно уверены, что транспорт, который вы организовали для того, чтобы получить делегатов и докладчиков на ваше мероприятие и от вашего мероприятия, является адекватным? Важно проверить недели, предшествующие вашему мероприятию, и даже (в последнюю минуту) в день самого мероприятия, чтобы все ваши требования к транспорту были удовлетворены. Опять же, подумайте о непредвиденных обстоятельствах здесь - что произойдет, если в случае вашего автомобиля или автомобиля произошел сбой в день вашего мероприятия, у вас есть план резервного копирования?
3. Отсутствие четких вывесок - для делегатов нет ничего более неприятного, чем участие в специальном мероприятии, а также неуверенность или недоумение о том, где проводится следующая презентация или демонстрация. Избегайте этого, абсолютно убедившись, что вы показываете адекватные вывески, которые легко читаются и понимаются. Лучше выходить за борт, чем оставлять своих слушателей потерянными и сбитыми с толку и постоянно просить указания.
4. Неадекватный персонал под рукой - в день вашего специального мероприятия вы, вероятно, будете иметь дело с очень большим количеством участников. Не делайте ошибку, полагаясь только на одного или двух человек, чтобы иметь дело с вопросами или проблемами делегата. Убедитесь, что вы знаете свои номера и, прежде всего, убедитесь, что между вашей командой планирования мероприятий и персоналом, предоставляемыми поставщиками, у вас есть достаточный штат.

И, наконец, есть старая поговорка, которая гласит, что «предположение делает осел вас и меня», и это никогда не было более правильным, чем когда оно применялось к управлению событиями. Никогда, никогда не предполагайте, что все основания покрыты - убедитесь, что они! Если в какой-либо сомнении лучшая политика всегда проверяется и проверяется дважды. Не оставляйте вещи до последней минуты и не стреляйте в огонь в день вашего мероприятия.