3 Распространенных ошибки операций с событиями, которые следует избегать

Помимо чистого опыта, лучший способ для планировщика событий стать еще лучше планировщиком событий - посещать другую функцию в качестве гостя. Большинство планировщиков событий тратят время на мероприятие, координируя закулисные события, но при этом событие глазами гостя может быть, к тому же, открывающим глаза.

Будучи гостем, а не планировщик событий, вы получаете возможность наблюдать за действиями персонала событий в действии, перспектива, с которой часто бывает легче заметить, что хорошо работает, а что нет.

Вот три ошибки, которые вы, вероятно, увидите в плохо управляемых событиях, а также советы по предотвращению таких ошибок на ваших мероприятиях.

Табличка с неправильной регистрацией

Когда гости подходят к регистрационному столу, сотрудники мероприятия должны приветствовать и готовы помочь гостям - независимо от ситуации.

Это не сервис-ориентированный или даже вежливый, чтобы предположить, что кто-то, кто подходит к регистрационной таблице, не принадлежит к событию. Тем не менее, это именно то, что может случиться, если персонал не подготовлен должным образом или не проинформирован. Напомните сотрудникам мероприятия, что таблица регистрации представляет изображение хоста и организации, стоящей за событием. Персонал должен приветствовать всех гостей в таблице регистрации и спросить, есть ли они там для входа в мероприятие по имени мероприятия или хоста. Если ошибка была сделана, большинство гостей будут самонаправляться и извиняться. Если нет, персонал должен получить инструкции о том, как наилучшим образом подойти к ситуации.

Доброта идет долгий путь в событиях.

Настройка Messy Event

В большинстве мест проведения уборки помещений для уборки места для проведения мероприятий, а также сотрудники банкетных операций завершают настройку. Если операции банкета бросают стакан и не очищают осколки, поэтому осколки остаются на полу - если персонал мероприятия не очистится.

Осколки разбитого стекла и других обломков не только оставляют ужасное изображение, но также могут создавать угрозу безопасности. Поэтому лучшие планировщики событий всегда будут приезжать за 1-2 часа до начала, чтобы наблюдать за установкой и выполнять ряд походов в этом районе и искать стекло и другие предметы за 30 минут и снова за 15 минут до мероприятия. Если что-то не в порядке, планировщик событий может привлечь внимание персонала банкета.

Устранение неполадок

При любом событии будут два (иногда конкурирующих) расписания: повестка дня организаторов и график работы персонала оперативного отдела. Обязанности планировщика событий должны удостовериться, что оба они синхронизированы.

Презентация или презентация программы, как правило, происходят сразу после некоторого приема приёма, который может включать регистрационные таблицы, продукты питания и напитки.Поэтому сроки проведения мероприятий по очистке и срыву должны быть тщательно спланированы, чтобы не мешать или прерывать повестку дня программы. Когда очистка и срыв не обсуждается с персоналом мероприятий по событиям раньше, планировщик событий может обнаружить, что таблицы и другие предметы могут быть удалены непосредственно перед хостами или приглашенными ораторами, отвлекая всех в комнате.

Если планировщики событий должны напоминать менеджерам банкета, когда нужно, чтобы их сотрудники работали, и когда они должны быть спокойны? Ответ - да.

Итог

В то время как хорошо управляемые места с прилежными менеджерами мероприятий и сотрудниками должны облегчить задачу планировщика событий, такое прекрасное выполнение событий не всегда происходит. Великие планировщики событий делают каждую деталь мероприятия своим бизнесом. Они занимают время, чтобы обсудить все аспекты настройки, службы событий и снести с менеджерами банкетов до самого события и наблюдать за событиями до, во время и после, чтобы обеспечить лучшее событие, возможное для клиента.