Требования к ведению учетных записей Paycheck для сотрудников

Ведение записей зарплаты и другая документация сотрудника подчиняются Департаменту заработной платы и часам Департамента труда и Закону о справедливых трудовых нормах. Работодатели должны отслеживать компенсацию и свободное время, а Служба внутренних доходов также требует, чтобы вы сохраняли учет заработной платы для всех текущих сотрудников в течение как минимум шести лет после окончания работы.

Какие записи Paycheck необходимы работодателям для поддержки?

Обычно вы должны хранить большинство записей, требуемых законом, только в ходе ведения бизнеса, поэтому соблюдение должно не мешать дополнительным шагам или работе.

Просмотрите записи, которые у вас уже есть, чтобы убедиться, что вы в соответствии с требованиями IRS и FLSA.

Записи могут храниться в любой форме, в том числе в электронном виде. Для всех не освобожденных сотрудников и тех, которые покрываются минимальными требованиями к заработной плате, должны быть соблюдены следующие условия:

• Персональная информация, включая имя сотрудника, домашний адрес, профессию, пол и дату рождения, если ему не исполнилось 19 лет
• Время и день, когда начинается его рабочая неделя
• Всего отработанных часов каждый рабочий день и каждую рабочую неделю
• Общий ежедневный или еженедельный доход в прямом эфире
• Регулярная почасовая оплата за любую неделю, когда сверхурочная работа отработана
• Общая заработная плата за рабочую неделю
• Общая заработная плата, выплачиваемая каждый период оплаты > Срок оплаты и период оплаты.

Неизлеченные работники должны получать как минимум минимальную заработную плату и получать сверхурочную работу за любые часы работы свыше 40 в неделю. Сотрудник может быть освобожден, если ему выплачивается не менее 455 долларов в неделю на основе заработной платы и если он выполняет определенные служебные обязанности, обычно административные, исполнительные или управленческие.

Прямой платеж - это тот, который заработал в течение первых 40 часов в неделю.

Записи, требуемые для освобожденных сотрудников, отличаются от требований для работников, не являющихся освобожденными, а специальная информация требуется для работников домашних хозяйств, для сотрудников, работающих в условиях необычной оплаты, для сотрудников, которым предоставляются жилье или другие объекты, а также для сотрудников, получающих коррективные образование.

Если кто-либо из ваших работников попадает в эти категории, проконсультируйтесь с адвокатом.

Формы, которые вы должны хранить

В дополнение к записям зарплаты вы должны хранить несколько других документов в файле для каждого сотрудника.

Подписанный экземпляр его формы W-4 с указанием федерального удержания. Эта форма может быть изменена много раз, поэтому убедитесь, что вы держите самую последнюю форму сверху.

• Копия любой формы, на которой работник санкционировал выплаты, включая пособия и специальные пожертвования, такие как United Way или другие благотворительные организации
• Копия оригинальной формы заявки сотрудника и любых подтверждающих документов, таких как резюме или стенограммы.
• Отчеты об изменениях уровней оплаты, в том числе о повышении или понижении курса, а также о причинах этих действий.
• Какой лучший способ сохранить записи Paycheck?

Записи Paycheck, включая те, которые документируют все отработанные часы, изменения в статусе оплаты и ставки оплаты, должны храниться в отдельном файле.

Вы также должны вести учет всех изменений, внесенных в оплату труда и льготы работника, включая согласие с сотрудником. Вы должны иметь письменное согласие на файл за любой вычет из заработной платы работника, за исключением налогов и наград FICA.

Сьюзан Хитфилд, эксперт по кадровым ресурсам, имеет более подробную информацию о том, что должно храниться в персональном файле сотрудника.

Кому разрешено видеть записи сотрудников?

Большинство предприятий хранят записи сотрудников в ограниченной зоне и разрешают доступ только тем лицам, которые могут потребоваться, чтобы просмотреть записи из-за их ранга или должности. Записи сотрудников не должны удаляться из комнаты записи. Если у вас больше нескольких сотрудников, вы можете настроить политику доступа к файлам персонала, чтобы сотрудники персонала знали, как реагировать на запросы.

Сотрудникам должно быть разрешено видеть свои собственные записи. Возможно, вам захочется, чтобы кто-то остался в комнате с сотрудником, пока он просматривает свою собственную запись.

• Назначьте, какие сотрудники компании могут видеть записи сотрудников. Доступ, как правило, ограничен сотрудниками отдела кадров и менеджерами и руководителями выше определенного уровня.
• Различные федеральные и государственные аудиторы могут иметь доступ к записям сотрудников для целей аудита. Вы можете запросить ордер, прежде чем предоставить аудитору доступ к записям сотрудников.
• Адвокаты, представляющие работников в судебных процессах, могут получить доступ в определенных конкретных случаях. Должностное лицо верхнего уровня или адвокат компании должны проверить запрос адвоката, прежде чем разрешить просмотр записей.