Каковы протоколы встреч и кто их записывает?

Протокол встречи - это письменная или записанная документация, которая используется для информирования участников и участников конференции о том, что обсуждалось и что произошло во время собрания. Протоколы собрания обычно принимаются или записываются во время собрания, чтобы участники имели запись о том, что произошло во время собрания.

Минуты обычно включают:

• имена участников,
• рассматриваемые пункты повестки дня,
• решения, принятые участниками,

• последующие действия, совершенные участниками,
• сроки выполнения обязательств и
• любые другие события или обсуждения, которые необходимо документировать для будущего обзора или истории.

Образцовые протоколы заседаний посвящены решениям, принятым в ходе совещания, и обязательствам участников. Обязательства сопровождаются срочными датами и любыми другими деталями, необходимыми для общего понимания участниками собрания.

Протокол встречи как исторический документ

Как исторический документ, они также полезны для документирования ключевых идей или дискуссий, которые привели к принятию решения. Например, отвечая на вопросы позже, когда член команды говорит: «Что мы когда-либо думали, когда выбрали эту цель».

Эффективные протоколы заседаний содержат пять альтернатив, обсуждаемых группой, и ключевую причину, по которой один был выбран по другим доступным путям.

Эффективные протоколы встреч для типичной деловой встречи не требуют записи всех обсуждений.

Им также не нужно и не должно говорить, кто сказал что. Кроме того, должны ли они документировать, что каждый участник говорит подробно. В приведенном примере эффективная записная записка суммирует обсуждение, а не записывает каждое слово.

(Признайте, что это правило отличается для других типов собраний в таких ситуациях, как судебные иски, судебные слушания и т. Д.

Эти минуты требуют точной записи разговора и высказываний.) Но ваш типичный на рабочем месте встречи нет.

Когда и как делиться протоколом собрания

В идеале, минуты собрания рассылаются участникам собрания в электронном виде в конце собрания. Делая это, участники незамедлительно сообщают о своих обязательствах и сроках. Если это невозможно (например, средство для записи заметки хочет очистить ошибки), наблюдатель должен распространять протоколы собрания в течение 24 часов после собрания.

Протокол служит напоминанием участникам команды обязательств, принятым во время встречи. Они помогают участникам передать свои обязательства по выполнению своих календарей и делать списки. Они служат напоминанием о любом предмете, который должен доходить до участников до следующего собрания.

(Это может устранить одну из наиболее значительных проблем с проведением собраний, в общем-то, передавая информацию на собрании, чтобы участники тратили митинг, а не на общение). В конце концов, это не взаимодействие точки встречи? Для чего-либо еще есть инструменты, такие как электронная почта и Yammer.

Вы захотите просмотреть свои предыдущие протоколы в начале следующего собрания, чтобы люди могли проверить их на правильность и следующие шаги.

Протокол встречи является эффективным вкладом в успешные встречи, когда протоколы надлежащим образом записываются и распространяются своевременно. Это особенно актуально, когда команда сформировала сильные нормы, которые поддерживают ее успех в бизнесе.

Как организации обращаются с протоколом заседания?

Критически важным для успеха собрания, записывающий записная книжка или рекордер документирует встречу для участников, истории и сотрудников, которые должны знать, что выяснилось на собрании. Без полных митингов перспективы успеха встречи уменьшаются.

Сотрудник, который принимает протоколы собрания, обычно является членом команды и принимает заметки во время участия в собрании. На заседаниях, на которых проводятся судебные или правительственные разбирательства, последствия или требования, такие как слушания, требуемые собрания корпоративных советов или показания, неучаствующий человек принимает официальные протоколы и часто регистрирует разбирательство.

Сотрудник, который записывает минуты, должен иметь ухо для подробного описания записи. Сотрудник должен также эффективно выполнять многозадачность для участия в собрании во время записи минут.

На некоторых встречах один и тот же сотрудник берет минуты на каждой встрече. В других случаях роль минутного получателя переходит от сотрудника к сотруднику. Как и лидерство на встречах, роль наблюдателя создает лидерство, общение и эффективные навыки лидерства.

Каковы требования собрания?

Требования к рекордеру или докладчику:

• Четко отражать решения, обязательства и основные точки обсуждения, сделанные на собрании.
• Запишите элементы действия, которые соответствуют членам, которые были совершены, вместе с назначенной датой, которую участники обязались сделать. Элементы действия имеют название, но в общей дискуссии не указано, кто сказал, что на неофициальных встречах на рабочем месте.
• Рассмотрите основные решения и задания или добровольные обязательства и пункты действий в конце встречи, чтобы участники могли просмотреть и согласовать события и обязательства перед выходом на заседание.
• Лидер встречи может попросить наблюдателя периодически обсуждать дискуссию во время встречи.
• В проходящей серии встреч докладчик занимает минуту, чтобы просмотреть протоколы заседаний в начале следующего заседания. Сотрудники, участвующие в работе, могут добавить или исправить что-либо, с чем они не согласны в протоколе.
• Распространение копии протоколов собрания в течение 24 часов после собрания является стандартной рекомендацией координаторов совещаний в течение многих лет.Теперь, однако, рекордер, скорее всего, взял минуты на электронном устройстве, таком как ноутбук или iPad. Таким образом, наблюдатель должен распространять заметки совещания после быстрого анализа орфографии, грамматики и ясности - часто в течение или в течение нескольких минут после собрания.

Рекордер - это роль, которую должно быть собрано для обеспечения того, чтобы результаты собрания были доведены до сведения участников. Без заметок участники должны полагаться на память других участников. Гарантированный, это не очень хороший план.

Документация о собрании записной книжки необходима для успеха собрания, точно так же, как документация необходима для повышения эффективности работы сотрудников.

Связанные с протоколом встреч

• Встреча и приветствие Встреча с ледоколом для обеда
• Разработка групповых норм
• Примерные примеры команд