Наверх Стратегии улучшения дебиторской задолженности

Установление эффективной стратегии управления дебиторской задолженностью является важной частью успешного ведения бизнеса. Несмотря на это, мы регулярно обращаемся к SMB, которые не принимают методического подхода к ситуации, и для них это хуже. Улучшение и оптимизация процессов дебиторской задолженности приносит много преимуществ таблице, и они не просто применяются к самому AR. Оптимизированный и эффективный процесс AR также положительно влияет на маркетинг, продажи, обслуживание клиентов и общие операции.

Итак, стоит потратить время и силы на его совершенствование.

Оптимизация дебиторской задолженности: почему это имеет значение

Как и многие владельцы бизнеса, вы не можете сразу увидеть преимущества упреждающей оптимизации процессов вашей дебиторской задолженности. Однако, как упоминалось выше, это может значительно улучшить многие аспекты вашего бизнеса. Это предотвращает отходы существующего капитала, что увеличивает ликвидность. В свою очередь, бизнес лучше способен сократить задолженность, сократить расходы, увеличить фонд и, во многих случаях, превзойти конкуренцию.
Важнейшей частью оптимизации процессов дебиторской задолженности является постоянное начало раннего запуска процесса. Слишком часто предприятия настолько намерены делать продажи, что они относятся к дебиторской задолженности в качестве запоздалой мысли. Начало процесса рано означает обсуждение таких вещей, как условия оплаты на ранних этапах отношений с клиентами. Получение нового клиента на борту с электронными платежами в начале процесса является еще одним примером активного подхода к ситуации.

Прежде чем делать что-либо еще, сделайте свою компанию, чтобы сделать дебиторскую задолженность приоритетом как можно раньше.

Типичные ловушки дебиторской задолженности

Владельцы бизнеса часто подталкивают дебиторскую задолженность на задний план, полагая, что достаточно хорошо оставить себя в одиночестве. Тем не менее, плохая практика AR вызывает ряд проблем для бизнеса.

Предоставляя кредит для неквалифицированных клиентов, чтобы не своевременно следить за прошлыми счетами, плохая практика АР отнимает время, деньги и производительность от бизнеса. Они часто создают эффект пульсации, который затрагивает практически все аспекты работы компании. Хуже всего то, что многие проблемы легко избежать.
Другие распространенные проблемы, связанные с AR, включают ненадлежащее применение и распределение денежных выплат, не обращая внимания на точность счетов-фактур и счетов и неспособность генерировать и правильно использовать отчеты до нуля по потенциальным проблемам. Любая из этих и других ошибок может вызвать далеко идущие проблемы даже для очень успешных и прибыльных предприятий, поэтому более чем стоит предпринять шаги для исправления их в кратчайшие возможные сроки.

Оптимизировать эти пять действий для улучшения обработки дебиторской задолженности

Оптимизация процессов дебиторской задолженности кажется довольно сложной с самого начала. Однако, применяя методический подход к ситуации, вы можете реализовать изменения, которые приведут к довольно быстрым и значительным улучшениям. Для вашего удобства мы определили пять мероприятий, которые при правильной оптимизации значительно улучшат общее функционирование вашего процесса дебиторской задолженности и, в свою очередь, приведут к множеству интересных преимуществ для вашего бизнеса в целом:

1. Ведение точных данных клиентов - Централизация процесса основных данных для обеспечения точности учетных записей клиентов, а информация является важной частью создания и поддержания эффективного процесса дебиторской задолженности. Например, неточные адреса могут привести к тому, что счета-фактуры будут отправлены по почте в неправильном месте, что приведет к просроченным платежам. Учетные записи клиентов должны проверяться на постоянной основе для проверки аномалий, таких как необычные или ненадлежащие условия оплаты, лимиты кредитования, скидки и т. П. Изменения в данных о клиентах должны быть надлежащим образом задокументированы, и для предотвращения несанкционированного доступа к данным или редактирования данных должны быть установлены средства управления.
2. Установите четкий, сжатый процесс одобрения кредита. Слишком часто компании сталкиваются с вредными привычками кредитования, чтобы повысить продажи. Конечно, это приводит к порочному циклу, который может в конечном итоге оказаться катастрофическим для компании. Расширение кредита может быть очень хорошим, но должен быть установлен четкий процесс для этого. Он должен содержать четкие инструкции о том, когда и как оценивать и переопределять кредитные лимиты, когда размещать счета на удержании и как работает процесс приложения. Регулярные проверки процесса утверждения кредита должны выполняться, поскольку обстоятельства меняются.
3. Установите эффективный процесс выставления счетов. Оплата и выставление счетов клиентам должны быть точными и упорядоченными, чтобы быть эффективными. Ошибки в ценах, единицах измерения и т. П. Могут нанести серьезный ущерб. Кроме того, счета-фактуры должны быть созданы и отправлены своевременно, а способ их производства должен быть последовательным и определенным. Один из способов улучшить биллинг и выставление счетов - это автоматизировать как можно больше, поэтому не бойтесь полагаться на технологию здесь. Используйте отчеты об исключениях для определения проблемных учетных записей. Если возможно, настройте клиентский портал, чтобы перенести часть работы на клиентов, давая им чувство автономии.
4. Отклонить процесс подачи наличных денег. По прибытии платежи должны быть применены правильно. Они должны применяться к правильному клиенту и к соответствующим счетам-фактурам. В противном случае, если споры или проблемы возникнут позже, попытка обнулить исходную проблему будет очень сложной. Платежи также следует применять быстро, чтобы в любой момент вы знали, какие учетные записи являются текущими и которые просрочены. Одним из возможных способов оптимизации процесса является предоставление ограниченного количества вариантов оплаты для простоты.Записывайте записи в журнал быстро и задолго до даты отсечения. По возможности избегайте сброса наличных денег на счета ожидания, пока не найдете время, чтобы выяснить, куда он должен идти.
5. Оптимизация процесса сбора. Правильная оптимизация дебиторской задолженности значительно облегчает своевременную и эффективную сбор платежей. Например, когда платежи применяются надлежащим образом, легко определить, какие учетные записи подвержены риску попасть в дефолт. Сбор усилий должен быть последовательным и методичным. Должен быть определен четко определенный процесс переговоров по планам платежей, чтобы обеспечить его соответствие общим целям компании. Процессы должны быть максимально автоматизированы для снижения риска ошибок при вводе вручную.

Восемь передовых практик для принятия мер по совершенствованию процессов дебиторской задолженности

Американский центр производительности и качества, или APQC, создал набор стандартов под названием «Открытые стандарты». Они описывают передовые методы обработки дебиторской задолженности, и они должны оказаться неоценимыми, поскольку вы работаете над хонингом своих процессов AR. Мы обобщили восемь наиболее важных пунктов из открытых стандартов APQC для вашего удобства:

1. Устранить препятствия для получения платежей. Например, исследуйте своих клиентов, чтобы узнать, какие способы оплаты лучше всего подходят для них. Оттуда подумайте о том, чтобы предлагать различные варианты оплаты, чтобы клиенты могли своевременно оплачивать свои счета.
2. Приоритет управления кредитами - не распространяйте кредит волей-неволей, чтобы сохранить продажи. Эта стратегия имеет неприятные последствия в долгосрочной перспективе и является лишь одним из примеров многих потенциальных проблем, которые могут возникнуть из-за плохих процессов управления кредитами.
3. Регулярно оценивайте дебиторскую задолженность - установите конкретный график мониторинга и оценки состояния вашей дебиторской задолженности. В идеале это нужно делать не реже одного раза в неделю. Чем скорее вы найдете ошибки, тем скорее вы сможете их исправить, и тем меньше вероятность того, что они вызовут серьезные проблемы для вашего бизнеса.
4. Рассмотрите Сокращение Условий оплаты - Нет закона, в котором говорится, что у всех клиентов должны быть условия оплаты нетто-30. Зачастую использование более коротких условий оплаты заставляет медленно оплачиваемых клиентов платить хотя бы немного быстрее, поэтому это целесообразный вариант.
5. Создать процесс разрешения споров по выставлению счетов. Установите конкретный процесс обработки споров по выставлению счетов. Это не только упростит процесс, но и улучшит общую удовлетворенность клиентов, потому что ваша команда точно знает, что делать, когда возникает спор.
6. Автоматизация - исследование различных типов программного обеспечения и других форм технологии для автоматизации как можно большего количества процессов дебиторской задолженности. Чем больше вы сможете удалить человеческий элемент, тем более точным и надежным будет весь процесс. Многие программы являются дорогостоящими, но рентабельность инвестиций значительна, поскольку ошибок становится меньше, и во многих случаях производительность сотрудников также увеличивается.
7. Создать процесс активных коллекций. Сделать коллекции приоритетными и обеспечить их соблюдение путем создания четкой и сжатой стратегии коллекций. В идеале, стремиться к вмешательству рано. Когда учетная запись проскальзывает в прошлый столбец, ваша команда должна быть на всем протяжении и знать, что делать.
8. Билл Электронно. Если у вас есть средства для этого, начните выставление счетов клиентам в электронном виде. В то время как некоторые из них не смогут поддерживать электронные счета и платежи, большинство компаний сегодня находятся на борту. Чем меньше бумажных проверок, которые вы должны обрабатывать, но и отправлять по почте, вы должны отправить, тем легче и точнее будет весь процесс.

Как вы можете видеть, вам не нужно начинать с нуля, чтобы улучшить и оптимизировать вашу дебиторскую задолженность. Вы можете выбрать одну область за раз, или вы можете окунуться в полный запас вперед и обновить все сразу. В любом случае, любые шаги, которые вы предпринимаете для оптимизации вашей дебиторской задолженности, в долгосрочной перспективе окупится.