, Что нужно учитывать перед покупкой программного обеспечения для учета

Бухгалтерское программное обеспечение является обязательным для любого малого бизнеса, чтобы отслеживать доходы, расходы, информацию о клиентах и ​​любые другие финансовые данные. Это также отличный инструмент для принятия решений, поскольку своевременные отчеты и инструменты анализа бюджета, которые поставляются с большинством программ бухгалтерского программного обеспечения, дают владельцам бизнеса возможность отступить и иметь общее понимание финансов компании. Но в море программ и брендов программного обеспечения, как вы выбираете правильное бухгалтерское программное обеспечение для своего малого бизнеса?

Что следует учитывать, прежде чем покупать бухгалтерское программное обеспечение

Поскольку бухгалтерское программное обеспечение имеет жизненно важное значение для вашего малого бизнеса, важно убедиться, что вы проводите некоторое исследование до покупки какого-либо определенного вида финансового управления или бухгалтерского программного обеспечения. Внимательно изучив потребности вашей компании, вы сможете оценить повседневные функциональные требования, которые вам нужны. Ниже приведены лишь некоторые из вещей, которые нужно сделать и иметь в виду, прежде чем совершать покупки программного обеспечения для учета.

1. Сделайте анализ потребностей

Прежде чем принимать решение по конкретной программе бухгалтерского учета, вы должны провести анализ потребностей, чтобы оценить функции, функции и отчеты, которые вам понадобятся программе. Потратьте время, чтобы подумать о том, какие бухгалтерские транзакции важны для вашего бизнеса, чтобы вы могли выбрать программу, которая может эффективно их обрабатывать. Любые отчеты, которые вам понадобятся для создания, элементы управления, которые вам нужны, или интеграция, которую вы хотите использовать с сторонними приложениями, должны быть перечислены.

Этот анализ потребностей станет основой для начала процесса выбора.

2. Читать обзоры программного обеспечения для учета

Чтение других отзывов клиентов о продукте даст вам лучшее представление о том, что вы покупаете. Многие потребительские сайты, такие как Amazon, имеют бесчисленные обзоры, которые говорят о простоте использования, отчетности, поддержке, совместимости операционной системы и цене.

3. Найти, что подходит вашим потребностям

Большинство малых предприятий могут использовать программное обеспечение для учета малого бизнеса, такое как QuickBooks прямо из коробки. Большинство поставщиков настраивают функции отчетности и шаблоны, поэтому вы можете легко создать практически любой отчет, который вам нужен. Тем не менее, вы можете обнаружить, что для обеспечения уникальных потребностей в учете и отчетности вашей отрасли вам необходимо программное обеспечение для конкретной отрасли, такое как некоммерческое бухгалтерское программное обеспечение, программное обеспечение для бухгалтерского учета для строительства или программное обеспечение учета торговых точек.

4. Рассмотрим простоту использования

Вам или вашим сотрудникам придется научиться использовать программное обеспечение учета, которое вы покупаете. Скорее всего, у вас будет текучесть кадров на протяжении многих лет. Поэтому вам следует подумать над выбором пакета программного обеспечения для учета, который не только отвечает вашим потребностям, но и легко узнать, учитывая время и ресурсы, которые вы можете поручить обучению сотрудников тому, как использовать программное обеспечение.Если у вас мало ресурсов для того, чтобы сотрудники работали и работали в вашей программе, когда есть оборот, то выбор простой, простой в использовании программы бухгалтерского учета, такой как QuickBooks или Peachtree, может стать способом для вашего малого бизнеса. Хотя на рынке могут быть лучшие программные программы для учета, ваш малый бизнес не увидит преимуществ этих программ, если ваши сотрудники не знают, как правильно их использовать.

5. Think About Support

Вам нужно будет решить, какую поддержку вы хотите использовать, чтобы помочь вам использовать продукт. Большинство поставщиков предлагают полный набор доступных вам вариантов помощи - электронную почту, телефон и онлайн-поддержку. Некоторые поставщики будут предлагать бесплатную поддержку, если вы приобретете программу, в то время как большинство из них предложит планы технической поддержки, которые вы можете приобрести в дополнение к бухгалтерской программе. Вы должны читать любые форумы о других пользователях с поддержкой клиентов у поставщика программного обеспечения, который вы выберете, потому что они не все созданы равными. Некоторые поставщики программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета предоставляют адекватную поддержку, а другие - нет.

6. Рассмотрим Масштабируемость

Сколько роста вы ожидаете, что ваш бизнес будет расти в краткосрочной перспективе? После того, как вы сделаете прогнозы относительно роста своего бизнеса, вы захотите узнать, насколько масштабируемым вам нужна ваша бухгалтерская программа, чтобы соответствовать этому росту.

Вам нужно, чтобы бухгалтерское программное обеспечение работало на ноутбуках и настольных компьютерах или на мобильных устройствах? Вам нужно бухгалтерское программное обеспечение, способное работать в сети? Насколько дорого стоит добавить дополнительных пользователей в ваше бухгалтерское программное обеспечение? Вы захотите рассмотреть эти вопросы, и если ваш малый бизнес будет работать в сети, рекомендуется связаться с ИТ-специалистом, чтобы убедиться, что выбранное вами программное обеспечение для учета совместимо с вашим оборудованием. ИТ-специалист должен быть в состоянии обеспечить соответствие спецификациям оборудования / программного обеспечения, а также создавать другие сетевые предложения, которые улучшат работу вашего бизнеса.

7. Вам нужно управление документами?

Некоторые малые предприятия хотят работать в безбумажной среде, в то время как другим удобнее быть немного старомодным. Независимо от выбранного вами процесса, вы должны убедиться, что программное обеспечение разработано в соответствии с вашими потребностями. Например, если вы хотите иметь безбумажный офис, вам необходимо проверить функции управления документами вашего бухгалтерского программного обеспечения. Кроме того, вы можете приобрести сторонний инструмент управления документами, и вы можете посмотреть, есть ли учетные программы, которые интегрируются с вашей системой управления документами, чтобы упростить процессы рабочего процесса вашей компании.

8. Можете ли вы использовать управление рабочим процессом?

Если вы решите работать в безбумажной офисной среде, вам нужно будет выбрать бухгалтерскую программу, которая либо имеет встроенные процессы документооборота, либо позволяет создавать их для соответствия вашим бизнес-процессам. Поскольку у вас не будет физически бумажных копий, плавающих вокруг вашего офиса для обзора и утверждения, вам необходимо будет разработать одобряющие процессы для простых и сложных задач, таких как лист времени, поставщик или подтверждение проверки.

9. Учитывайте потребности в безопасности данных

Безопасность учетных данных всегда важна, потому что вы захотите убедиться, что ваша личная информация, личная информация вашего сотрудника и информация вашего клиента защищены. Однако вы можете работать в такой отрасли, как здравоохранение, где у вас есть дополнительные требования к соблюдению, такие как HIPPA. Штрафы за эти нарушения могут нанести ущерб вашему бизнесу, достигнув в некоторых случаях до 500 000 долларов. Независимо от уровня безопасности, вам нужно будет убедиться, что проекты встроены в вашу учетную программу или что вы можете внедрить необходимые функции безопасности в план ИТ для удовлетворения этих потребностей.