Видео: Простое товарищество в кейсах. Примеры законной оптимизации 2024
Каждый раз, когда компания совершает финансовую операцию, создается своего рода бумажный след. Этот бумажный след называется исходным документом. Например, если малый бизнес пишет чек из своей расчетной учетной записи для канцелярских товаров, исходными документами являются чек и квитанция канцелярских товаров.
Почему важны исходные документы
Исходный документ имеет важное значение для процесса бухгалтерского учета и учета, поскольку это свидетельствует о том, что произошла финансовая операция.
Если аудиторская компания проверяется, исходные документы поддерживают бухгалтерские журналы и главную книгу как бесспорный контрольный журнал.
Сохранение исходного документа для бизнеса - это как хранение квитанций за товары, не подлежащие налогообложению, для ваших личных налогов. Если ваши налоги проверяются, они предоставляют доказательство того, что вы совершили эти покупки. То же самое относится и к вашему бизнесу, но в бизнесе вы не храните квитанции только за расходы, удешевленные налогом. Вы сохраняете оригинальные документы для каждой финансовой транзакции.
Какие исходные документы содержат
Исходный документ описывает все основные факты транзакции, такие как сумма транзакции, для которой была совершена транзакция, цель транзакции и дату транзакции.
Вот несколько примеров общих исходных документов:
- отменена проверка
- счет-фактура
- получение кассового чека
- сгенерированная компьютером справка
- кредитная авизо для возврата клиента
- карточка сотрудника
- депозит
- заказ на поставку
Как обрабатывать исходные документы
Исходный документ должен быть записан в соответствующем журнале учета как можно скорее после транзакции. После записи все исходные документы должны быть отправлены в какой-то системе, где их можно получить, если и когда они понадобятся.
В некоторых случаях может быть даже важно обеспечить цепочку хранения, чтобы иметь возможность определить, что рассматриваемый исходный документ остался под вашим контролем.
Исходные документы и фотокопии
В большинстве случаев фотокопии исходных документов являются законными. Например, Служба внутренних доходов приняла ксерокопии квитанций с 1997 года, пока они разборчивы, содержат всю информацию, присутствующую в оригинале, и в рамках процесса сканирования представляют эту информацию в формате, идентичном оригинал.
Квитанция материалов, в которой указаны приобретенные объекты и цена, но которая была отсканирована без имени поставщика, не будет квалифицироваться. Документ, в котором была представлена вся информация в оригинальной квитанции, но которая была перепечатана в формате Word или Excel, также не будет квалифицироваться.
Стандарт IRS - полное, четкое и точное воспроизведение оригинала - это тот же стандарт, который используется во многих предприятиях и правительственных учреждениях.Однако другие учреждения дополняют эти общие требования.
Университет Вашингтона, например, принимает только замену оригиналов документов, отсканированных при минимальной плотности 300 точек на дюйм (dpi) и представленных в форматах PDF или TIFF; он не принимает фотокопии JPEG.
Если вы планируете сканировать учетные или юридические документы для облегчения хранения, обратитесь в соответствующее учреждение, чтобы убедиться, что они будут принимать документы в том формате, который вы планируете использовать.
Как сделать записи в журналах для бизнес-транзакций
Запись в журнале - это запись финансовой транзакции. В зависимости от потребностей вашего бизнеса вы можете использовать учетную запись с одним или двумя учетными записями.
Форма IRS 1099-K для платежных карт и сетевых транзакций
Узнать, кто должен заполните и отправьте форму 1099-K, и что делать, если вы получили уведомление IRS об этом.
Использовать Отказ от ответственности в eBay Описания для гладких транзакций
Продавцы eBay должны проявить должную осмотрительность, чтобы раскрыть недостатки, вернуть политики и состояния товара в каждом листинге для удобства покупателя.