Упрощение и ускорение доставки HR-услуг

Лидеры людских ресурсов являются важным источником поддержки и комфорта для сотрудников как в личной, так и в профессиональной жизни. HR - это сервисный бизнес, и эта услуга включает в себя помощь сотрудникам в продвижении своей карьеры и решении проблем между сотрудниками и их руководителями.

HR также поддерживает их через некоторые из самых важных и важных событий в их жизни, включая брак, роды и борьбу с серьезной болезнью.

Но слишком часто обычные административные услуги, такие как ответы на одни и те же вопросы снова и снова или завершение простых транзакций, поглощают большую часть времени HR.

Сокращение административной нагрузки

Ключ к сокращению этой административной рабочей нагрузки - это обучение сотрудников более самодостаточным и автоматизация более мирских задач. Это может помочь применение подхода к управлению службами. Управление услугами упрощает доставку обычных административных услуг, освобождая время для сосредоточения внимания на высокоценных видах деятельности.

Типичная организация управления персоналом, вероятно, имеет системы управления данными о сотрудниках и связанной с оплатой деятельности. Однако он, вероятно, не имеет автоматизированной системы для обработки запросов сотрудников и выполнения запросов.

Рассмотрите, что происходит, когда сотрудник получает повестку о присяжных: возможно, компания по-прежнему полагается на физическую документацию или цепочку писем, чтобы справиться с запросом сотрудника на время, оставшееся без работы.

Поскольку взаимодействие с сотрудниками обычно отслеживается с использованием электронных писем и электронных таблиц, запросы сотрудников часто пропускаются или пропускаются. Затем происходят ошибки, что создает дополнительные разочарования и дополнительную работу для HR.

По электронной почте нет простого способа проверить, приостановлен ли запрос, или определить и устранить узкие места процесса.

Точно так же сложно анализировать и отвечать потребностям сотрудников - например, идентифицировать часто запрашиваемую информацию и убедиться, что это доступно в Интернете.

Ручные административные процессы расстраивают сотрудников и представляют собой огромную утечку для HR-команд. В одном из недавних опросов выяснилось, что сотрудники HR проводят в среднем 12 часов в неделю, обрабатывая обычные вызовы сотрудников и электронные письма.

Подход к управлению услугами для удовлетворения потребностей сотрудников

Подход к управлению услугами устраняет эти утомительные и трудоемкие процессы. Он не просто заменяет электронную почту - он трансформирует, как HR взаимодействует с сотрудниками.

Подумайте об управлении услугами как идеальном сочетании административного помощника и менеджера проекта. Он мгновенно реагирует на запросы сотрудников, совершенствует дела, автоматизирует повторяемые ручные процессы и даже управляет сложными межсекторальными действиями, такими как работа с персоналом и борт.

Управление сервисами никогда не забывает или не допускает ошибок, всегда следует за людьми, чтобы все делалось, и позволяет узнать, есть ли проблема, которую он не может решить. Он также показывает, где ваши сотрудники тратят свое время, поэтому вы можете оптимизировать развертывание ресурсов и максимизировать производительность.

Управление сервисами не заменяет вашу текущую систему управления человеческим капиталом - она ​​интегрируется с ней и дополняет ее, предоставляя вам видимость и контроль над работой, которую вы, вероятно, делаете в основном по электронной почте сегодня.

Он также обеспечивает тот же уровень видимости для сотрудников. Они могут видеть статус своих запросов, а не чувствовать, что их просьбы исчезли в черной дыре вскоре после их подачи.

Предоставление сотрудникам возможности контролировать ход их запросов значительно уменьшает количество разочарованных последующих писем, телефонных звонков и личных визитов в HR, что еще больше сокращает административную нагрузку HR.

Преимущества подхода к управлению услугами

Управление услугами начинается с развертывания веб-портала HR, где сотрудники могут находить информацию о HR и запрашивать HR-услуги. В идеале сотрудники могут получить доступ к этому порталу на своих рабочих ПК, домашних компьютерах, ноутбуках и смартфонах и планшетах.

Это позволяет им контролировать свои основные потребности в персонале - например, при вступлении в программу или в изменении статуса.

Сотрудники просто выбирают фактические услуги, которые им нужны из каталога услуг, или ищут информацию в базе знаний портала.

Когда сотрудник отправляет запрос через портал, система управления услугами автоматически создает случай и передает его через процесс полного выполнения. Сюда входит назначение дела правильному специалисту по персоналу, автоматическая маршрутизация дела от человека к человеку по завершении каждого этапа выполнения и ведение полной истории болезни.

Вы также можете распространить эту услугу на другие отделы. Например, системы управления услугами могут автоматически настраивать учетные записи ИТ или запрашивать офисные помещения для новых сотрудников как часть процесса onboarding.

Система управления услугами управляет сквозными процессами доставки услуг HR и знает, как эти процессы выполняются. Например, он может автоматически сказать вам, когда дело остановлено, чтобы вы могли принять меры.

Он также генерирует широкий диапазон KPI и других показателей процесса - например, насколько ваша команда реагирует на запросы сотрудников. Он может даже анализировать типы запросов, основанных на знаниях, что позволяет легко выявлять и заполнять любые пробелы в содержимом.

Заключение

HR-специалисты выбирают карьеру в HR, потому что хотят помочь людям, а не тратить свои дни на подачу документов, обновлять электронные таблицы и отвечать на электронные письма. Слишком часто, мирские запросы и груды документов прерывают работу, что расстраивает их и сотрудников, которых они пытаются помочь.

HR является поставщиком услуг и может посмотреть на пример своего поставщика услуг, ИТ-отдела. ИТ взяла на себя инициативу во многих корпоративных усилиях по применению дисциплины управления услугами для автоматизации подачи и выполнения запросов ИТ-службы поддержки.

Автоматизация этих задач позволяет ИТ-специалистам сосредоточиться на более стратегической работе, которая может помочь компании выполнить более широкие бизнес-цели и лучше продемонстрировать ценность ИТ.

Подход к управлению услугами - это ключ к тому, чтобы HR повышал свой профиль до бизнес-лидеров, предоставляя более качественные услуги и повышая удовлетворенность сотрудников, одновременно сокращая собственную рабочую нагрузку. HR может посвятить свое время и опыт более активным стратегическим действиям, которые продвигают свой бизнес вперед.