Как писать запросы для RFP и RFQ

Теперь, когда вы проанализировали свои бизнес-требования и завершили поиск своего поставщика, вы готовы начать производство мяса и картофеля процесса выбора поставщика. Хорошо написанный Запрос на предложение (RFP) или Запрос на котировку (RFQ) - это ключ к выбору лучшего поставщика по наилучшей стоимости для вашей компании. Написание RFP или RFQ не сложно, если вы понимаете цели и функции документа.

Решите: Запрос на предложение или Запрос котировки

Запрос на предложение (RFP)
RFP используется для услуг или сложных продуктов, где качество, обслуживание или готовый конечный продукт будут отличаться от каждого поставщика, который отвечает.

Запрос на предложение (RFQ)
RFQ используется для товаров, простых услуг или простых / неосложненных частей с минимальным или отсутствием возможности дифференциации продуктов или услуг между ответами поставщики. Точки согласования могут включать в себя графики доставки, варианты упаковки и т. Д.

Цели запроса предложений или RFQ

• Получить подробные предложения, чтобы оценить реакцию каждого поставщика, чтобы обеспечить наилучшие интересы вашей компании на всех фронтах > Использовать конкурентный характер процесса отбора поставщиков для переговоров по наилучшей возможной сделке
• Обеспечить соблюдение интересов всех заинтересованных сторон в вашей компании и достижение консенсуса
• Поставляет вашу компанию под контроль всего процесса отбора поставщиков и устанавливает правила отбора спереди

Начинает строить партнерство между вами и продавцом с самого начала

• Разделы запроса на предложение или запрос на котировку

Запрос предложений или RFQ должен содержать следующие разделы. Имейте в виду, что каждый документ будет отличаться в зависимости от типа компании и продукта, который вы ищете.

Индивидуальный раздел для ваших индивидуальных потребностей.

Детали отправки

1. Сроки, почтовый адрес вашей компании, контактное лицо по вопросам и разъяснениям
   
   Введение и резюме
2. Напишите этот раздел последним после того, как весь документ будет завершен. Это используется, чтобы предоставить потенциальным поставщикам краткий обзор вашей компании и требования к вашему продукту или услуге.
   
   Обзор и справочная информация по бизнесу
3. Дайте краткий обзор вашего бизнеса, продуктов и рыночного сектора, который вы обслуживаете. Это поможет вашим потенциальным поставщикам понять, какие бизнес-задачи вы пытаетесь заполнить процессом отбора поставщиков. Кроме того, предоставьте важную справочную информацию, которая принесет пользу поставщику при ответе.
   
   Подробные спецификации
4. Это должен быть самый длинный раздел документа.Для RFP он будет содержать
   качественные меры и требования, которые будут управлять решением выбора поставщика. Для RFQ в этом разделе должны быть предусмотрены количественные меры, которые вы будете искать в ответе поставщика. Пример критерия включает в себя: Чертежи продукта
   • Технические допуски
   • Уровни обслуживания
   • Этапы
   • Конечные результаты и сроки
   • Технические или бизнес-требования
   • Функциональность программного обеспечения
   • Требования к оборудованию
   • < Предположения и ограничения

Любые предположения и / или ограничения, которые должны быть осведомлены о потенциальных поставщиках, должны быть перечислены здесь. Неспособность быть откровенным и заранее с продавцом откроет дверь для пересмотра соглашения на более поздний срок и будет иметь возможность напрячь отношения, которые у вас есть у вашего поставщика. Возможные темы включают командировочные расходы, расходы на модернизацию / модификацию, лицензионные права и т. Д.

1. 
   Условия и условия
   Любые условия контракта должны быть перечислены, чтобы продавец честно и честно откликнулся , Они могут включать варианты финансирования, длину контракта, варианты продления, гарантии, штрафные санкции, уровни обслуживания и т. Д.
2. 
   Критерии отбора
   В последнем разделе должен быть обзор критериев выбора, которые вы будете использовать для принять решение. Некоторые компании предпочитают хранить эту информацию полностью конфиденциальной; в то время как другие компании считают, что это поможет потенциальным поставщикам сосредоточиться на том, что важно для вашей компании.
3. Распространяйте RFP / RFQ выбранным поставщикам
   Наконец, составьте сопроводительное письмо и отправьте две копии вашего запроса предложений или RFQ каждому из поставщиков, выбранных вами в процессе поиска. Убедитесь, что соответствующая контактная информация включена для оказания помощи любому поставщику, который в ней нуждается.

Следующий шаг: оценка предложения и выбор поставщика