Отчетность Требования ACA для работодателей

Обязательный мандат работодателя Закона о доступной заботе в полной мере. Это означает, что работодатели должны будут предложить определенный уровень медицинского обслуживания своим штатным сотрудникам (и детям-иждивенцам) с 2015 года и следовать конкретным требованиям к отчетности IRS начиная с 2016 года (на 2015 календарный год). Работодатели должны соблюдать мандат или обладать налоговым штрафом.

Какие работодатели пострадали?

Обязанность работодателя в первую очередь затрагивает крупных работодателей с 50 или более штатными эквивалентными сотрудниками (известными как «применимый крупный работодатель»).

Применимые крупные работодатели, не соблюдающие мандат работодателя, столкнутся с штрафом в размере 2, 000 или 3 000 долларов США, если один или несколько его штатных сотрудников (тех, кто работает в среднем не менее 30 часов в неделю) покупка в государственном или федеральном обмене и право на получение субсидии.

Потенциальный ежегодный штраф в размере 2 000 долларов США (166 67 долларов США в месяц) может быть оценен в отношении каждого сотрудника, работающего полный рабочий день, в случае, если работодатель не сможет предоставить минимальный существенный охват не менее чем на 95% (70% в 2015 году), и только один штатный сотрудник получает право на получение субсидии.

Кроме того, даже если работодатель удовлетворяет требованиям минимального требования к основному охвату, ежегодный штраф в размере 3 000 долларов США (250 00 долл. США в месяц) может по-прежнему оцениваться в отношении каждого сотрудника, работающего полный рабочий день, который имеет право на получение субсидии, если предлагаемый охват не отвечают требованиям доступности и минимальной стоимости.

Это означает, что покрытие не должно стоить работнику более 9,5% от его или ее дохода за покрытие только для работников (в качестве безопасной гавани) и должно иметь актуарную стоимость 60% или Больше.

Применимый крупный работодатель должен также сообщить Службе внутренних доходов (IRS), что его покрытие отвечает этим требованиям.

Чтобы сообщить об этой информации, работодатели имеют новые требования к отчетности в соответствии с разделами 6055 и 6056. На эти разделы требуются, чтобы работодатели и медицинские страховые компании сообщали информацию о покрытии в IRS и предоставляли сотрудникам информацию, их собственные индивидуальные налоговые декларации.

Формы, связанные с требованиями к отчетности

Следующие формы связаны с индивидуальным мандатом (код 6055):

Форма 1094-B:

• Это форма передачи, которую работодатели будут использовать для Формы 1095-B. Форма 1095-B
• : страховые компании выдадут эту форму до 31 января 2016 года, если план медицинского страхования работодателя будет полностью застрахован и использован в качестве доказательства покрытия для физических лиц, подавших налоговые декларации 2015 года. Формы 1095-B , подготовленные для каждого охваченного сотрудника (и иждивенцев), также должны быть поданы в IRS до 29 февраля 2016 года (31 марта 2016 года, если они подаются в электронном виде). Для применимых крупных работодателей, которые спонсируют планы самострахования, работодатель может либо заполнить
• форму 1095-B , либо упростить процесс и завершить Раздел III Форма 1095-C (обсуждается ниже). Следующие формы связаны с мандатом работодателя (код 6056):

Форма 1094-C:

• Это форма передачи, которая содержит кумулятивную информацию о сотрудниках работодателя и предложениях по его охвату. Форма 1095-C:
• Работодатели должны подготовить форму 1095-C от имени всех штатных сотрудников к 31 января 2016 года, и подавать в IRS (вместе с Форма 1094-C ) не позднее 29 февраля 2016 года (31 марта 2016 года при подаче в электронном виде) . Работодатели с 50 или более штатными эквивалентными сотрудниками должны заполнить части I и II этой формы от имени каждого сотрудника, работающего полный рабочий день, независимо от того, предлагается ли им покрытие или нет. Если работодатель самостоятельно обеспечивает свои преимущества для здоровья, им также потребуется заполнить Часть III. Кроме того, работодатели должны подготовить упрощенную форму
  Form 1095-C для тех сотрудников, которые не заняты полный рабочий день, зачисленных в план, чтобы выполнить требования, предусмотренные в разделе кода 6055. Эти формы связаны с IRS до 29 февраля 2016 года, если они будут представлены в бумажном виде или 31 марта 2016 года, если они будут представлены в электронном виде. Обратите внимание, что требуется электронная передача от работодателей с более чем 250 доходами. Это будет продолжаться с каждым годом.
• Коды индикаторов IRS

Работодателю необходимо четкое понимание кодов индикаторов IRS как важнейшего компонента подготовки отчетности. Работодатель должен иметь четкое представление о том, как определить доступность доли сотрудника в стоимости (расчет, формулу и т. Д.), Было ли предложение о покрытии для каждого сотрудника, занятого полный рабочий день, и независимо от того, здравоохранение было доступно для зачисленных сотрудников.

Начало работы:

Во-первых, работодатели должны обеспечить, чтобы системы начисления заработной платы и / или системы администрирования были обновлены и подготовлены для сбора и хранения информации, необходимой для отчетности. Работодатели должны начать строить стратегию сегодня с их отделами заработной платы или поставщиками и рассмотреть возможность привлечения консультантов, чтобы помочь их компаниям подготовиться к соблюдению. Персональные ресурсы, выгоды и финансовые группы компании также играют ключевую роль в подготовке стратегии отчетности. Эмитенты медицинского страхования, брокеров, СРА или налоговые и финансовые консультанты, а иногда и сторонние администраторы, являются партнерами, работодатели должны помочь в сборе и сообщать информацию о покрытии точно.

Работодатели должны начать встречаться с этими партнерами и как можно скорее вовлечь их в стратегию отчетности.

Штрафы и помощь:

Применимые работодатели столкнутся с общими положениями о штрафах в соответствии с разделом Кодекса 6721 (отказ от получения правильной информации) и Раздел 6722 (неспособность предоставить правильное заявление получателя) . Вообще говоря, штраф составляет от $ 100 до $ 1.5 миллионов за неудачу в подаче или подачу неправильно. Если работодатель может показать, что он добросовестно прилагает усилия для своевременного и точного соблюдения требований к отчетности, может быть доступно некоторое краткосрочное освобождение от штрафов за отчетность.

Это облегчение предоставляет дополнительное время для разработки процессов, сбора необходимых данных и надлежащим образом сообщать информацию о покрытии компании. Поэтому подготовка заранее может спасти шансы работодателя получить штраф.

The Takeaway

Работодатели должны начать готовить стратегию отчетности в соответствии с федеральным законом. Работодатель должен обязательно работать со своим отделом кадров, отделом заработной платы или поставщиком заработной платы, системой администрирования льгот, брокер-консультантом по брокерским операциям и налоговыми консультантами для получения всей необходимой информации.

Стратегия, включающая этих партнеров, является ключом к точному сообщению, предотвращению штрафов и поддержанию общего благосостояния компании. Работодатели, которые подготовлены и знают, что должно произойти раньше времени, в конечном итоге будут соответствовать требованиям к отчетности.

Отказ от ответственности:

Сьюзан Хитфилд и ее гостевые авторы прилагают все усилия, чтобы предложить точный, здравый, этический подход к управлению персоналом, работодателю и на рабочем месте как на этом веб-сайте, так и на этом веб-сайте, но они не юристы, а содержание на сайте, хотя и авторитетное, не гарантируется для точности и законности и не должно толковаться как юридическая консультация.

На сайте есть всемирная аудитория, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране, поэтому сайт не может быть окончательным для всех из них для вашего рабочего места. Если вы сомневаетесь, всегда обращайтесь к юрисконсульту или помощи из государственных, федеральных или международных правительственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваша юридическая интерпретация и решения верны. Информация на этом сайте предназначена только для ознакомления, идей и помощи.

Подробнее о Законодательстве о доступной помощи

У бизнес-партнеров есть варианты в работе с Законом о доступной помощи

• Как работодатели управляют реформой здравоохранения и ее неопределенностью
• Что такое ACA и реформа здравоохранения?
• Индивидуальная общая ответственность (налоги)