, Что вам нужно знать о рекламных расписаниях

Многие отрасли промышленности полагаются на расписания для мониторинга производительности сотрудников и расчета прибыли и прибыли. Некоторые используют систему «clocking in» с официальными timecards, а другие полагаются на систему управления временем, которая записывает сложные детали о том, как время было потрачено каждый день. Последний - тот, который используется рекламными, маркетинговыми и дизайнерскими агентствами по всему миру.

Ввод данных на эти расписания, как правило, сотрудниками отдела творчества, регистрирует часы, потраченные на каждую часть проекта.

Это не просто означает создание кампании, но и первоначальный брифинг, презентацию клиента и даже время, проведенное на побегах и производственных студиях. Только, получив четкое представление о том, как потрачено время, агентство может эффективно обрабатывать рабочую нагрузку, схему выставления счетов клиенту и способ распределения времени между командами.

The Timesheet в двух словах

В первые дни рекламы, как и многие задачи той эпохи, время записывалось вручную на бумаге с помощью ручек и карандашей (и много стирания). В эти дни время вводится в компьютер или планшет с использованием сложного программного обеспечения, которое может извлекать отчеты обо всех вариантах.

Большинство магазинов имеют очень похожий шаблон, который включает в себя:

• Номер задания
• Клиент
• Задача под рукой
• Любые и все назначенные сотрудники
• Дата и количество отработанных часов
• Цена в час < Сверхурочная работа
• При запуске проекта для клиента менеджер учетных записей или диспетчер трафика откроет номер задания и начнет отслеживать часы.

Обычно это будет соответствовать предложению или предложению клиенту и будет разбито на часы, потраченные главным образом на: исследования, планирование и стратегию, творческое развитие, производство и администрирование проектов.

Если все идет по плану, фактические часы, потраченные на проект, будут хорошо коррелировать с оценкой, но это обычно не так.

Творческое развитие часто поглощает больше времени, чем любая другая часть процесса, из-за изменения направления, обратной связи с клиентом или невозможности взломать краткий отчет. Это может стать предметом спора с клиентом, потому что они не хотят тратить много дополнительных денег на творческое время, потому что у творческого отдела возникают проблемы с определением решения.

Тем не менее, расписание должно быть правильно заполнено, чтобы отслеживать это время, и показать клиенту, как были потрачены деньги, и как работает агентство. Это хороший способ убедиться, что некоторые проекты слишком трудоемки, чтобы получить прибыль, или если другие настолько прибыльные, чтобы заслужить инвестиции в этого клиента для дальнейшей работы. И вкратце, это роль расписания.

Плюсы расписаний

Вот почему расписания являются источником жизненной силы любого агентства:

Деньги

• - Расписания показывают агентство (даже собственное), сколько часов было записано для каждой части каждой кампании. Тогда легко понять, стоит ли его заказчику, или если настало время поставить клиента по отдельности. С внутренним агентством, в то время не может быть напрямую связано с биллингами, но он показывает, как эффективно они используют время творческого отдела. Если он обнаружен, они тратят 90% своего времени только на один аспект бизнеса, который может создать несколько красных флагов.

Прозрачность

• - Если расписания выполняются правильно, легко увидеть, где все работает гладко, и где ползут узкие места или неэффективность. Почему один копирайтер тратит половину времени на одном клиенте, чем другой ? И если требуется больше объявлений, быстрый просмотр расписания позволит убедиться, что отдел перегружен работой. Обязательства и подотчетность

• - Большинство клиентов ожидают, что определенное количество часов будет потрачено на проект. Если они не считают, что правильная сумма усилий была поставлена ​​на работу, расписания могут предоставить данные, чтобы сказать иначе. Это также способ показать некоторым клиентам только то, какую ценность они получают от агентства. Анализ

• - Прошедшие показатели часто являются хорошим показателем будущего. Если клиент высасывает жизнь из агентства и делает все в порядке на всех, данные из расписаний могут показать, стоит ли хранить этого клиента, или если пришло время отпустить их. С другой стороны уравнения, он может показать агентству прибыльность некоторых клиентов, которые требуют минимальной творческой работы и усилий, но максимальную отдачу от инвестиций.
  Минуты расписаний

Со всеми этими плюсами, в чем проблема? Ну, есть причина, по которой расписания повсеместно ненавистны почти всем, кроме числа скрещиваний агентства:

Время

• - Многие люди в агентствах, особенно в творческих отделах, не хотят посвящать какое-либо свое время администрация. Как креатив, это может нанести ущерб, чтобы оторваться от большого творческого мозгового штурма, чтобы заполнить часы. У многих менеджеров учетных записей есть те же проблемы. Это иронично, но время для расписаний редко выделяется. Ошибки

• - Это относится непосредственно к первой точке. Многие объявления оставят расписания до последней минуты до отчета о выставлении счетов за конец месяца. А это означает, что точность расписания идет от довольно хороших до ужасающих. Трудно вспомнить, сколько минут вы потратили на одну работу две недели назад, поэтому часто это догадка. Если расписания все догадываются, это делает их почти бесполезными. Плохой фокус

• - Время не является отличным показателем отличной рекламы. Один магазин может потратить 40 часов и ничего не делать, но другой может работать 10 и производить шедевр. Расписания не фиксируют качество мышления, просто потраченное время на это.
  Будущее расписаний

Расписания должны оставаться здесь, и их нужно делать вручную. Автоматическое отслеживание времени не работает, поскольку оно требует ручного запуска и остановки. Если вы забудете запустить часы, вы потеряете часы. Забудьте остановить его, а некоторые бедные клиенты будут оплачивать часы работы, которые были потрачены на другой проект. Это, в свою очередь, может привести к проблемам (и даже судебным искам) с переутомлением и потерей ценного клиента.

Единственный способ гарантировать хорошее отслеживание времени - настаивать на том, чтобы все в агентстве обновляли расписания по крайней мере два раза в день, один раз перед обедом, а затем снова, прежде чем отправиться домой. Если это будет сделано, расписания будут точными и полезными. И если это не делается, агентства должны проявлять творческий подход к мотивации. Найдите способ стимулировать процесс отслеживания времени. Дайте тем работникам, которые проводят тщательную запись своего времени на недельный бонус или несколько часов по пятницам. Это может показаться пустой тратой времени и денег, но точные расписания могут стоить гораздо больше агентства, чем несколько сотен баксов здесь или там каждую неделю.