Персонал Политика доступа к файлам и ссылки на образцы

Все отделы людских ресурсов хранят обширные рекорды. Закон требует, чтобы HR удерживал многие из них в течение определенных периодов времени. Сотрудники хорошо знают, что эти записи существуют (и у некоторых создается впечатление, что файл следует за ними от компании к компании, что неверно).

Поскольку сотрудники знают, что эти записи существуют, они будут время от времени просматривать их, чтобы узнать, что содержит файл.

При принятии решения о том, как предоставлять сотрудника (и прежний доступ к сотруднику), учитывайте любые законы, применимые к вашему бизнесу.

Во многих штатах есть законы, которые требуют от компании сделать определенные части файла доступными для нынешних и бывших сотрудников. Проконсультируйтесь с вашим адвокатом по вопросам трудоустройства, чтобы убедиться, что ваша политика соответствует всем законам.

Например, федеральный закон требует, чтобы записи, касающиеся Закона об инвалидах, были отделены от записей о персонале. Если ваша компания подпадает под HIPAA, убедитесь, что ваша медицинская регистрация также соответствует этому.

У вас может быть большая свобода в том, что вы позволяете сотрудникам видеть в их файле. Но имейте в виду, что даже если вы определяете, что сотрудник не может иметь доступ к определенной информации, такой как контрольные проверки, что в случае иска, что информация может быть обнаружена.

Поэтому, инструктируйте своих сотрудников точно записывать вещи и соблюдайте закон в любое время. Записи сотрудников не являются местом для внутренних шуток или комментариев.

Они не проходят хорошо в суде.

Как правило, наличие одного гейткипера в записях гарантирует, что процедуры соблюдены и согласованы. Вы не хотите, чтобы один менеджер по персоналу позволял людям записывать свои записи на свои столы, а другой вообще отказывался от доступа.

Требование, чтобы все могли пройти через один источник, помогает держать все в соответствии и законно.

Законы, касающиеся записей и хранения записей и доступа, являются сложными. Убедитесь, что вы остаетесь в курсе событий.

Нижеприведенная политика является хорошим началом для вашего бизнеса, но имейте в виду, что ваши государственные и местные законы могут отличаться.

Пример политики доступа к отчетам сотрудников

Все сотрудники, бывшие сотрудники и представители сотрудников могут просматривать определенное содержание своего персонального файла с предварительным уведомлением персонала персонала. Документы, относящиеся к квалификации сотрудника для найма, такие как заявка, продвижение по службе, дисциплинарные меры и передача , могут быть просмотрены . Кроме того, работник может просмотреть регистрацию политики и формы обучения.

Документы, которые сотрудник не может рассмотреть , включают ссылки или контрольные проверки, записи о любом расследовании, проведенном руководством, медицинскими документами, документами, связанными с судебным разбирательством, любым документом, который нарушил бы конфиденциальность другого сотрудника , и документы, используемые для планирования сотрудников.

Процедура

Сотрудник, который хочет просмотреть допустимое содержимое своего персонального файла, должен связаться с персоналом с 24-часовым уведомлением (выходные исключены). Бывшие сотрудники или люди, неизвестные персоналу отдела кадров, должны предоставить удостоверение личности и / или подтверждение разрешения на доступ к персоналу.

Сотрудники должны проверять свои персональные файлы в присутствии персонала отдела кадров.

Сотрудники не могут удалить из офиса какую-либо часть личного файла.

Сотрудник может запросить фотокопии файла или частей файла. По какой-то причине сотрудник по персоналу будет предоставлять ксерокопии. Для обширного копирования работник должен будет заплатить за фотокопии.

Если работник недоволен документом в своем персонале, в присутствии сотрудника персонала по персоналу сотрудник может написать объяснение или разъяснение и приложить его к оспариваемому документу. Ни при каких обстоятельствах персонал HR или сотрудник не изменят фактический документ.

Сотрудник может также попросить удалить документ из личного файла. Если сотрудник персонала по персоналу согласен, документ может быть удален.

Если сотрудник персонала по персоналу не согласен, этот вопрос может быть обжалован в порядке, установленном Политикой открытых дверей Компании.