Азбука письма о подтверждении пожертвования

Есть два способа поблагодарить донора. Первое связано с установлением хороших отношений с каждым донором, а другой шаг имеет очень юридическую цель.

Во-первых, вам нужно теплое благодарственное письмо, но вы также должны включать юридически требуемую информацию, чтобы доноры могли документировать, что они предоставили вам благотворительную пожертвования, не облагаемые налогом.

IRS требует общественных благотворительных организаций (также известных как организации 501 (c) (3)) направить официальное письмо о подтверждении за любое пожертвование в размере более 250 долларов США.

Донор может использовать это письмо в качестве доказательства своего пожертвования и потребовать налоговый вычет. Большинство благотворительных организаций отправляют подтверждение на все пожертвования, даже небольшие.

Обе цели, благодаря донору и удовлетворяющие требованиям законодательства, могут выполняться одновременно или отдельно. Большинство благотворительных организаций могут достичь обоих требований в рамках одного письма.

Когда вы должны признать пожертвование для целей налогообложения

IRS заявляет, что подтверждение должно быть сделано «в письменной форме, во время запроса или при получении платежа и таким образом, чтобы дойдет до сведения донора. »(См. Публикацию 1771 IRS)

Подтверждение пожертвования должно происходить не позднее 31 января ^год года, следующего за подарком. Однако наилучшая практика показывает, что благотворительные организации должны отправить подтверждение как можно скорее после получения подарка.

Кроме того, большинство благотворительных организаций направляют резюме доноров за предыдущий год к концу января.

В эпоху многоканальных апелляций и пожертвований по сбору средств, отправляя резюме в конце года по почте (независимо от того, пришли ли оригинальные пожертвования или физическая проверка или онлайн), заверяет, что ваша организация должным образом уведомила доноры.

Можете ли вы отправить окончательное резюме вклада донора за предыдущий год по электронной почте?

Да. Нет никакого юридического предписания для формы, которую должно принять какое-либо подтверждающее письмо. Например, это может быть открытка, электронная почта или физическое письмо.

Однако, на мой взгляд, лучше всего сделать в конце года резюме физическое письмо по почте. Сообщение электронной почты не может быть замечено в переполненном почтовом ящике или даже попадет в папку спама донора.

Что вы должны включить в подтверждение

• Название вашей организации
• Заявление о том, что вы являетесь организацией, освобожденной от налогов, размером 501c3
• Дата получения пожертвования
• Сумма денежного взноса ( наличные средства, чеки, кредитная карта и вычет заработной платы)
• Описание (но не стоимость) безналичного взноса. Донор оценивает стоимость безналичных взносов, сообщая их в IRS о своей налоговой декларации.
• Утверждение о том, что организация не предоставила никаких товаров или услуг, если применимо
• Описание и добросовестная оценка стоимости товаров или услуг, если таковые имеются, которую организация предоставила в обмен на вклад.Примером может служить обед, где часть денег оплачивается за питание, а остальное - пожертвование.
• Заявление о том, что товары или услуги, если таковые имеются, предоставленные организацией в обмен на вклад, полностью состояли из нематериальных выгод, если это применимо. Примером может быть небольшой подарок стоимостью менее 75 долларов, например, кружка или сумка с логотипом организации.

Что произойдет, если моя организация не обеспечит надлежащее подтверждение?

IRS отказало налоговым отчислениям донорам, которые не могут предложить надлежащее подтверждение своих пожертвований на благотворительность.

«Хроника филантропии» сообщила об этом в своей статье, IRS Crackdown нацелилась на подарочные рекорды. В одном случае решение, зависящее от подтверждения, не было достаточно своевременным и не имело требуемого языка.

СОВЕТ: Разработайте свой язык подтверждения и оцените его адвокат, который специализируется на некоммерческих вопросах. Затем последовательно используйте один и тот же язык.

Некоторые примеры:

Нет причин, по которым ваша организация не может выразить теплую благодарность, которая побудит ваших доноров снова предоставить вам и выполнить свое обязательство предоставить IRS приемлемое подтверждение пожертвования ,

Хотя язык подтверждения должен соответствовать каждой благотворительности, вот два примера утверждений, отвечающих всем требованиям.

Первый пришел в конце письменного письма, отправленного по почте; второй был частью электронной почты спасибо.

1. «Как благотворительная организация 501c3, налоговое законодательство требует от нас уведомить вас, что это письмо является официальным подтверждением вашего подарка. Кроме того, мы обязаны подтвердить, что вы не получили никаких товаров или услуг с учетом этого вклада, поэтому , полная сумма вашего подарка не облагается налогом. Спасибо! »

2.« Партнеры в области здравоохранения, некоммерческая организация 501 (c) (3), не предоставила никаких товаров или услуг в целом или в частности, вам для рассмотрения этого добровольного денежного взноса.Если вы хотите потребовать уклонение от налогообложения этого подарка в США, пожалуйста, сохраните это письмо с подтверждением для ваших файлов. Партнеры В EIN-номере Health is xxxxx. "

Оба из этих примеров работают за денежные пожертвования. Но что, если пожертвование - это не денежные средства, а имущество или физические товары? В этом случае используйте язык, похожий на этот пример:

«Спасибо за ваш вклад одного использованного холодильника и одну использованную печь, которая [название некоммерческой организации], 501 (c) (3) не для некоммерческой организации, полученная на [ Дата]. В обмен на ваш вклад не было предоставлено никаких товаров или услуг. "

Ресурсы:

Публикация IRS 1771

База знаний GrantSpace

Национальный совет некоммерческих организаций