Основные Компоненты Коммуникации на Рабочем месте

Общение делится информацией между двумя или более лицами, актом передачи информации. Коммуникация имеет так много компонентов, и неспособность эффективно общаться на рабочем месте является обычным явлением.

Эффективная коммуникация требует, чтобы все компоненты коммуникационного взаимодействия идеально сочетались с «общим значением», моим любимым определением связи. Это особенно важно, когда задаются вопросы и ответы на них.

Компоненты связи

Существует пять компонентов для любой связи, а шестой - общая среда рабочего места, на котором происходит связь. Компоненты связи:

• Индивидуальная отправка сообщения. Отправитель должен ясно и четко представить сообщение, чтобы получатель имел значение с отправителем.
• Контекст сообщения. Контекст заключается в том, как сообщение отправляется отправителем сообщения. Контекст включает невербальное общение, такое как жесты, язык тела, выражения лица и такие элементы, как тон голоса. Большая часть контекста для сообщения доступна только тогда, когда получатель может видеть и слышать отправителя сообщения. Смайлы электронной почты и мгновенных сообщений, например, являются плохой заменой, так как отправитель формулирует их без ввода из приемника.
  Другая часть контекста - это эмоции, которые связаны с кругом общения. Сердечный отправитель? Является ли приемник равнодушным к содержанию сообщения или презрению отправителя? Нормальные человеческие эмоции влияют на то, успешно ли передано сообщение.

• Лицо, получающее сообщение. Приемник должен внимательно и внимательно слушать, задавать вопросы для ясности и перефразировать, чтобы удостовериться, что получатель имеет значение с отправителем. Если получатель доверяет отправителю, увеличивается вероятность эффективной связи.
• Способ доставки. Метод доставки следует выбирать на основе среды, наиболее эффективной для передачи значения сообщения. Поскольку методы связи настолько разнообразны с самого начала компьютеров и мобильных устройств, решения о способе доставки стали более сложными. Способ доставки должен удовлетворять потребностям связи как отправителя, так и получателя.
  Коммуникационные методы включают в себя вербальное общение, мгновенные сообщения (IM), электронную почту, письма, знаки, плакаты, видеоролики, скриншоты, телефоны, заметки, формы, письменные документы и многое другое. Эти методы будут продолжать расширяться, и ожидания сотрудников относительно мгновенного общения обо всем, что связано с их работой, будут продолжать расти.
  Индивидуальная коммуникация имеет большее значение, особенно для организационной информации, которая может потребовать изменений, обеспечения признания сотрудников или разрешения вопросов на месте.Общение с персоной также благоприятствует, поскольку сотрудники имеют доступ к компоненту, контексту.

• Содержание сообщения. Содержание сообщения должно быть ясным, а также представлено и описано достаточно подробно, чтобы получить понимание от получателя. Если содержимое сообщения резонирует и соединяется на некотором уровне с уже устоявшимися убеждениями приемника, это наиболее эффективно.

Как задавать хорошие вопросы улучшает общение

Джеймс О. Пайл и Марианн Каринч добавляют следующее, чтобы помочь в эффективном общении.

От человеческих ресурсов до обслуживания клиентов, плохие вопросы загрязняют почти все рабочие места. Плохие вопросы часто вызывают неполные или вводящие в заблуждение ответы и могут подорвать взаимопонимание. С другой стороны, хорошие вопросы являются ценным инструментом эффективности, компетентности и взаимопонимания.

Существует шесть типов хороших вопросов: прямой, контрольный, повторяющийся, постоянный, итоговый и не относящийся к делу. Чтобы кратко описать их:

• Прямой: Вы задаете простой вопрос с базовым вопросительным.
• Контроль: Вы уже знаете ответ на него, когда вы его просите. Это способ выяснить, лежит ли человек, неинформирован и / или не обращает внимания.
• Повторить: Вы задаете два разных вопроса, которые следуют за той же информацией.
• Стойкость: Вы задаете один и тот же вопрос разными способами, чтобы изучить все грани желаемой информации.
• Резюме: Вы задаете вопрос, который призван предоставить источнику возможность вернуться к ответу.
• Неприменимо: Это не относится к предмету, о котором вы хотите знать, но это тот, о котором человек, вероятно, не будет лгать; он служит для того, чтобы увидеть, как выглядит «истина», и заставить человека открыться вам. Он также может быть связан с контекстным обменом.

Подробнее о 6 типах хороших вопросов

Прямой

Прямые вопросы - лучшие: один вопросительный, один глагол и одно существительное или местоимение.

• Кто ты?
• Что случилось на вечеринке?
• Когда вы пришли в офис?
• Где ключи от машины?
• Почему вы покинули собрание раньше?
• Сколько вы заплатили за iPad?

Контроль

Когда вы говорите: «Я намеренно не собираюсь задавать прямой вопрос? «Когда вы проверяете правдивость или точность ответа, вы используете контрольный вопрос и смотрите на последовательность.

Контрольные вопросы - это преднамеренные вопросы, на которые вы знаете ответ, так что они не об открытии информации. Они касаются открытия поведения, моделей речи, уровня правдивости или точности. Возможно, это то, о чем вы говорили раньше с человеком.

Если вы знаете, что кто-то из вашей команды по трудовым ресурсам оттолкнул сотрудника, потому что сотрудник отправил электронное письмо с жалобой на человека, вы можете задать контрольный вопрос, например: «Как это произошло в обзоре производительности с Памелой сегодня? «У вас уже есть информация; вы просто хотите узнать, как ваш человек отвечает на вопрос.

Повторить

Вы хотите получить одну и ту же информацию двумя способами. Например, если вы спросите: «Сколько людей находится в отделе продаж? «Человек, с которым вы говорите, может ответить:« В области 22 человека. «Позже, когда вы разговариваете с ним о чем-то другом, - например, где у компании есть точка опоры, вы можете спросить:« Сколько у вас регионов продаж? «

Он может ответить« 22 », что является способом подтверждения количества сотрудников в отделе продаж. Это не абсолютный тест, но он придает ценность и уверенность в том, что он сказал раньше. Это два разных вопроса, которые перекрестно проверяют предоставленную информацию.

При использовании повторяющихся вопросов вы также можете выявить расхождения. Если ваш источник в этом примере отвечает, что есть 28 регионов продаж, вам нужно уточнить. Может быть, есть совершенно веская причина: у команды продаж обычно есть до 28, но в последнее время так много оборота, что они шесть коротких, но ответ вызывает сомнение в том, что существует несоответствие между числом персонала и количества торговых территорий. Это несоответствие должно привести к дальнейшему допросу для решения проблемы.

Постоянный

В любом обмене, в котором может быть задан более одного ответа на вопрос, используйте постоянный опрос, чтобы получить полный ответ. Как и повторяющиеся вопросы, постоянные вопросы также полезны, если вы подозреваете, что человек не правдивый.

«Куда вы отправились в отпуск в Калифорнию? «Может вызвать ответ», «Диснейленд». «Хотя возможно, что Диснейленд - единственное место, логично следовать этому вопросу:« Где еще? «

Обходя этот повторяющийся вопрос и переходя прямо к вопросам о Диснейленде, означает, что вы упускаете возможность получить полную картину поездки своего друга в Калифорнию, если эта информация не будет протекать в какой-то другой момент.

Резюме

Резюме вопросов заключается не в определении достоверности, а в возвращении к источнику, что она сказала, поэтому у нее есть возможность подумать: «Я действительно сказал, что я хотел сказать? «

Вы продаете автомобили всех видов, от двухдверных хэтчбеков до полноразмерных роскошных моделей. Молодая пара приходит в выставочный зал и просит провести тест-драйв одной из роскошных моделей.

«Что вы будете использовать автомобиль большую часть времени? " ты спрашиваешь.

«Переезд взад и вперед, чтобы работать. Мы работаем в одном здании », - говорит она.

«Для чего еще вы будете использовать автомобиль? «

« По выходным дням можно увидеть моих родителей. Вроде того. «Она делает паузу и добавляет:« Они живут на расстоянии сто миль. «

« Почему, по-вашему, роскошный автомобиль - лучший выбор? «

Они обмениваются взглядом. Он говорит: «Нам это нравится лучше других. «

« Какой твой любимый цвет », спросите вы, глядя прямо на нее.

«Red. «

« Итак, позвольте мне посмотреть, правильно ли я это понял. Я слышал, вы говорите, что хотите роскошный полноразмерный автомобиль в классе роскоши.Насколько хорошо это описание соответствует тому, что вы хотите? «(В этом случае вы создали сводный вопрос с соответствующей информацией.)

Они обмениваются другим взглядом. Он сказал: «Мы считаем, что более приглушенный цвет может быть лучше. «

« А как насчет роскошной модели заставляет вас думать, что это лучший для вас? »(Опять же, это способ подведения итогов и проверки того, что вы слышали. Вы хотите узнать, настолько ли они в восторге от внешнего вида дорогого автомобиля, что они не хотят рассматривать что-либо еще, или если первый ответ замаскировал существенный факт.)

«Мой папа говорит, что это самый безопасный автомобиль на дороге. «

Ответ на сводный вопрос говорит вам, что они могут, на самом деле, нравиться, но не из-за того, как это выглядит. Вы читаете между строк. Они только начинают свою жизнь вместе. Ее отец, вероятно, отправил их в дилерскую сеть, чтобы купить «самый безопасный автомобиль на дороге», который он поможет им купить. Вы решили продолжить продажу, зная, что авансовый платеж и заявка на кредит, вероятно, оставят вам всю историю.

Некоторым людям может быть неудобно задавать сводный вопрос, подобный тем, которые включены в эту встречу, потому что они не хотят выглядеть простодушными или невнимательными. Если вы зададите вопрос точно так же, как вы его задали в первый раз, тогда у них может быть обоснованный вывод.

Вы также не хотите задавать один и тот же вопрос два раза подряд, даже если вы меняете формулировку. Поставив некоторое расстояние между вами в первый раз, когда вы задаете вопрос, а второй, и слегка перефразируя вопрос, вы просто сталкиваетесь с тем, кто действительно интересуется тем, что должен сказать другой человек.

Non-Pertinent

Вы можете обнаружить, что человек, отвечающий на ваши вопросы, кажется стесненным; нерешенный вопрос мог бы смягчить напряженность. Или, может быть, вам нужно время подумать или обратиться к своим заметкам, поэтому вы используете вопрос, чтобы просто купить вам немного места и времени.

В задании острых вопросов, таких как: «Какой проект вы предприняли в прошлом, что не удалось? »И« Как вы попытались решить проблему? «Вы можете легко сделать кандидата на работу, как будто он находится в середине допроса на поле битвы.

Кандидат может сказать: «Я попытался решить проблему, объединив департамент вокруг общей цели - так, как я получаю небольшую команду лиги моего сына, чтобы сосредоточиться на ударе по мячу. «

Вы можете дать кандидату перерыв, спросив:« Как долго вы тренируете небольшую лигу? «Прежде чем вы вернетесь к обсуждению его разврата и тому, как он попытался это исправить.

Наконец, вот два способа погубить вопросы, которые начинаются со всех необходимых компонентов и в конечном итоге отстают от good .

1. Добавление слишком большого количества квалификаторов или других слов и фраз, которые отвлекают от вопроса. Например, «Что у вас было на завтрак в закусочной, где виниловые стойки-трещины потрескались и покрыты клейкой лентой? «
2. Не ожидая ответа, также часто встречается.Вы спрашиваете: «Какая у вас любимая еда? «Человек думает мгновение, а не сразу реагирует. Вы звоните, «Жареная говядина? « Тишина - эффективный инструмент опроса.

   Не теряйте обнаружение, информацию, выводы в результате открытия вашего рта, когда вам нужно открыть ваши уши. Помните правило «два уха, один рот», чтобы получить максимальную отдачу от допроса.

   Окружающая среда и связь

   Вышеупомянутые компоненты коммуникации способствуют общему смыслу, когда они действуют сообща, чтобы эффективно донести сообщение. Рабочая среда, в которой эти компоненты имеют место, также влияет на связь и получает ли связь.

   Когда вы задаете правильные вопросы, вы строите взаимопонимание и внушаете уверенность. Вопросы формируют еще одну часть основы для общения на рабочем месте, которая имеет значение

   В рабочей среде, которая подчеркивает открытое общение, участие сотрудников и общие цели, общение становится более частым и более эффективным. Но ожидание значительного общения устанавливает планку выше на этих лучших рабочих местах. Таким образом, даже в условиях высокой моральной активности, ориентированных на сотрудников, сотрудники жалуются, что не знают, что происходит.

   Из-за всех компонентов и общей среды отдельного рабочего места общение остается сложным. Возрастные вопросы о том, кто должен знать, что и когда они должны знать, никогда не получают полного ответа на удовлетворение кого-либо.

   Жалобы сотрудников на слишком много информации, недостаточная информация и даже информационная перегрузка будут по-прежнему резонировать на рабочих местах. Вы никогда не будете излечивать проблему общения, но с готовностью и продуманностью вы можете повысить эффективность как вашего межличностного общения, так и общения на рабочем месте.

   Подробнее о эффективной коммуникации на рабочем месте

   • Получить обратную связь с грацией и достоинством
   • Как развивать свой эмоциональный интеллект
   • Как провести сложную беседу
   • Обратная связь