Узнать об ответственных планах возмещения расходов сотрудникам

Ответственный план - это компенсация за вознаграждение работникам или метод возмещения сотрудникам расходов на бизнес, которые соответствуют требованиям IRS.

Если ваш бизнес имеет подотчетный план, возмещение определенных деловых расходов не облагается налогом на сотрудника. Если ваш план возмещения бизнеса не соответствует требованиям IRS для подотчетного плана, эти выплаты подлежат налогообложению работнику, и при этих вычетах должны быть удержаны федеральные подоходные налоги и налоги на фонд заработной платы.

Кроме того, вы, как работодатель, должны сообщать об этих выплатах в форме W-2 сотрудника.

Ответственные планы могут включать возмещение за ряд различных расходов на сотрудника, в том числе:

• Расходы на командировки, включая питание и развлечения,
• Закупка инструментов и оборудования и
• Расходы на домашний офис сотрудников.

Подписанный план также должен включать процедуру, требующую от сотрудников возврата избыточных возмещений (превышающих допустимые суммы) работодателю. Если работодатель устанавливает и поддерживает подотчетный план, командировочные расходы сотрудника не должны рассматриваться как налогооблагаемый доход.

Допустимые требования к плану

Для того, чтобы IRS считался «подотчетным планом», ваша договоренность должна включать ВСЕ из следующего:

-3 ->

1. Расходы должны иметь деловое соединение ; то есть они должны были быть оплачены или понесены во время выполнения услуг в качестве сотрудника.
2. Сотрудник должен надлежащим образом уплатить работодателю за эти расходы в течение разумного срока. Вы должны потребовать, чтобы сотрудники предоставили вам подробную информацию об этих расходах, включая дату, время, место, сумму и бизнес-цель за счет.
3. Вы должны потребовать от сотрудника возврата избыточных возмещений в разумный и определенный период времени, в зависимости от обстоятельств

Если все три из этих требований не выполнены, план определяется IRS не несет ответственности, а любые расходы, возмещенные сотруднику вашим бизнесом, облагаются налогом на сотрудника.

Превышение возмещения

Превышение возмещения - это возмещение, превышающее допустимые суммы. Если работник не возвращает излишних возмещений в течение разумного периода времени, эти избыточные суммы облагаются налогом на сотрудника. Наиболее распространенным обстоятельством будет случай, когда вы предоставляете работнику аванс до того, как она отправится на поездку, а ее расходы во время поездки меньше, чем сумма.

Разумный период возврата избыточных возмещений определяется IRS как, например:

• аванс, полученный в течение 30 дней с момента расхода
• . Сотрудник предоставляет адекватный отчет о расходах в течение 60 дней после их уплаты или понесения.
• Сотрудник возвращает любое избыточное возмещение в течение 120 дней после его уплаты или понесения.
• Работодателю дается заявление (не реже одного раза в квартал), в котором запрашивается возврат или адекватный учет непогашенных авансов, и работник соблюдает в течение 120 дней после получения заявления.

Отправка отчетного плана IRS

Нет, нет требования о том, чтобы вы отправили письменный отчет в IRS. Но вы должны быть в состоянии доказать, что вы определили свои требования для возмещения расходов сотрудникам. Вам понадобится что-то в письменной форме, чтобы показать IRS, что вы понимаете, что такое подотчетный план, и что вы управляете своим бизнесом требованиями.

Во-первых, вам необходимо записать эти требования в письменной форме в качестве части вашего руководства для сотрудников и процедур.

Во-вторых, вы должны документировать все транзакции с сотрудниками для их возмещения расходов, ведение записей, чтобы показать, что соблюдались все требования подотчетного плана.

Подоходный налог на бизнес и бизнес-налоги

Независимо от того, сделаны ли эти расходы в рамках подотчетного плана, прямо не влияет на вашу способность вычитать эти расходы по вашей налоговой декларации. Но вы все равно должны предоставить адекватную документацию, чтобы доказать, что эти расходы связаны с бизнесом.

Для возмещения расходов на поездки, например, вы можете вычесть расходы по соответствующей строке в своей налоговой декларации. Например, для расходов на питание и развлечения используйте строку 24b в Списке С (для индивидуальных предпринимателей или компаний с одним членом).