Важность документации в области людских ресурсов

Документация - это записанная и сохраненная запись о событиях в сфере занятости. Документация состоит из правительственных и юридически закрепленных элементов, документов, требуемых политикой и практикой компании, документов, предлагаемых лучшей практикой в ​​области людских ресурсов, а также формальной и неофициальной записи о событиях в сфере занятости.

Документация о записи о занятости

Документация - это письменный отчет о действиях сотрудника, обсуждении, случаях коучинга производительности, свидетельствах о нарушении правил, дисциплинарных мерах, позитивных вкладах, вознаграждении и признании, расследованиях, невыполнении требований и целей , оценка производительности и многое другое.

Документация позволяет работодателю или сотруднику сохранить письменную запись о событиях и обсуждениях, которые произошли вокруг определенного события. Документация трудовых отношений представляет собой письменную запись, которая может потребоваться для поддержки таких действий, как поощрение сотрудников, повышение заработной платы сотрудников и дисциплинарные меры, включая прекращение работы.

Документация о сотрудниках, как правило, как положительная, так и отрицательная, когда это необходимо. Это факт, а не осуждение. В нем описываются события, поскольку они встречаются не со взглядами и мыслями наблюдателя о событии. В документации также описываются действия, предпринятые в известных случаях, например, когда вы предоставляете официальное признание сотрудников или принимаете дисциплинарные меры.

Помните, что вам нужно создать документацию как можно ближе к тому, когда произойдет инцидент, чтобы документация была своевременной, подробной и точной.

В ходе судебного разбирательства документация о прошлой деятельности сотрудника часто имеет решающее значение для результатов, которые работодатель испытывает в ходе мероприятия.

Постановка справедливой картины работы сотрудника, не фокусируясь исключительно на негативных событиях, является целью.

Типы документации

Политики, процедуры, руководство для сотрудников и планы развития производительности также являются формами документации, в которых фиксируются ожидаемые поведение сотрудников и требования к рабочим местам, чтобы поддерживать упорядоченное и справедливое рабочее место, в котором сотрудники знают, что от них ожидается ,

Документация также является письменной записью заявлений обвиняемого, обвинителя и свидетелей враждебных действий на рабочем месте, которые связаны с ненадлежащим поведением сотрудников, такими как сексуальные домогательства.

Документация может быть формальной и сохранена в персонале сотрудника. Ожидается, что сотрудники подпишут эту документацию, чтобы подтвердить, что они получили копию и просмотрели содержимое. (Подпись не означает согласия с заявлениями в документации.)

В эту документацию также включены такие постоянные записи, как подписанная заявка на занятость, письменные обращения по трудоустройству, материалы заявки, такие как резюме и сопроводительные письма, а также справочные проверки. Сохраняется в стороне от файла персонала сотрудника, такая документация, как форма I-9, которая проверяет правомочность сотрудника на работу в У.С., также поддерживается, как и медицинские записи, записи FMLA и т. Д.

Документация также может быть неформальной, как в записи менеджера о его или ее обсуждениях с сотрудником в течение года. Важно, чтобы руководители поддерживали эту документацию для всех своих сотрудников, представляющих отчетность; ни один сотрудник не должен выделяться из-за производительности. (Это может быть истолковано как дискриминация на более позднем этапе.)

Использование документации

Рекомендуется также документация о критических инцидентах, будь то положительная или отрицательная, чтобы менеджеры имели отчет о производительности сотрудников за определенный промежуток времени.

Документация используется другими организациями в других организациях. Они могут включать в себя процедуры, рабочие инструкции и инструкции по компьютерному программному обеспечению, чтобы назвать несколько, но для целей функции «Человеческие ресурсы» это обычное использование документации. И это инструкции о том, как правильно документировать.

Примеры документации по эффективности

Документация о производительности сотрудника позволит вам дисциплинировать, прекратить или честно рекламировать, вознаграждать и признавать сотрудников. Без документации, создание дела для любого из этих действий является трудным и потенциально опасным для работодателя.

Работодатель должен избегать любого потенциального обвинения в дискриминационном обращении с работниками.

Легальность в стороне, хорошие работодатели хотят создать рабочую среду, которая будет справедливой, последовательной и поддерживающей цели и планы карьеры сотрудников.

Эта среда поддерживается профессиональной документацией менеджера о производительности сотрудников - как хвалебном поведении, так и действиях, нуждающихся в исправлении или улучшении. Ранее, как документ был подробно обсужден. Эти образцы дают вам больше примеров соответствующей документации.

Образцы документации

Неверно:

Марк обычно опаздывает на работу. Марк пропускает слишком много работы.

Справа:

1 апреля: Марк позвонил больным и пропустил 8 часов работы.

4 апреля: Марк прибыл на работу в 10 а. м. , на два часа позже запланированного времени начала.

6 апреля: Марк назначил назначение врача, а затем остался дома, чтобы установить новую печь.

12 апреля: Марк позвонил больным и пропустил 8 часов работы.

Мэри ненадежна. Она почти никогда не делает то, что она делает.

Справа:

2 мая: Мэри пообещала, что первый проект предложения по продукту будет доступен для обзора на сегодняшнем еженедельном собрании. Мэри не представила проект документа, как ожидалось. Сказала, что она слишком занята, и люди, чья помощь ей ​​нужна, не вернулись с ней.

Менеджер ответил: какая помощь вам нужна? Информация? Кто не вернулся к вам и что вам нужно от них?

Карл и Майкл должны были обновить Мэри о своем прогрессе.

Что заставляет вас так заняться, что у вас не было времени, чтобы следовать вашим обязательствам? Делает слишком много обязательств с ограниченным количеством часов для их выполнения.

Что я могу сделать, чтобы помочь вам?

Когда вы сделаете проект документа доступным для обзора?

Эти примеры предоставляют обзор того, как выглядит эффективная документация в сравнении с документацией, написанной неправильно. Следуйте этим рекомендациям, чтобы эффективно и юридически документировать политику, производительность и события на вашем рабочем месте.

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и достоверна, не гарантируется для точности и законности. Сайт читается мировой аудиторией, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Просьба обратиться за помощью к юридической помощи или помощи из государственных, федеральных или международных правительственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваша юридическая интерпретация и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.