Содержимое файла i-9

Форма I-9, Проверка соответствия занятости - это форма, которая требуется Департаменту национальной безопасности - Службы гражданства и иммиграции США (USCIS) для документирования права на трудоустройство в Соединенных Штатах. В качестве работодателя вы должны заполнить форму I-9 для каждого сотрудника, которого вы нанимаете.

Все сотрудники, граждане и неграждане, нанятые после 6 ноября 1986 года, должны заполнить раздел 1 формы I-9 на момент найма.

Работодатель несет ответственность за обеспечение своевременного и надлежащего заполнения раздела 1 формы I-9 работником.

Работодатель должен проверить проверку занятости и убедиться, что также правильно заполнены разделы 2 и 3 формы I-9. Работодатели должны заполнить раздел 2 формы I-9, проверив доказательства из первых рук (только оригинальные, неистекшие документы), удостоверяющие личность и право на трудоустройство в течение трех (3) рабочих дней с даты начала занятости.

Сотрудник должен быть физически представлен, и его или ее оригинальные документы должны быть рассмотрены лично. Сотрудник, который рассматривает оригинальные документы, должен подписать раздел 2 I-9.

Форма подтверждает, что вы проверили две одобренные формы идентификации, которые доказывают, что работник имеет законное право работать в Соединенных Штатах.

Работодатели или их уполномоченный представитель должны заполнить раздел 3 при повторном подтверждении того, что работник имеет право работать в США.

При повторном увольнении сотрудника в течение трех лет с даты, когда I-9 был первоначально завершен, у работодателей есть возможность заполнить новую форму I-9 или завершить раздел 3.

Периодически вы необходимо провести аудит форм I-9, чтобы убедиться, что у вас есть заполненная форма для каждого сотрудника. Вам необходимо проверить достоверность и полноту и сохранить доказательства аудита и любого обучения, которое получили сотрудники, заполняющие или хранящие I-9.

Расположение заполненных форм I-9

По этим причинам вы захотите сохранить все документы сотрудника I-9 и сопроводительную документацию в отдельном персональном файле.

Правительство может проверять эти формы. Если государственные служащие осматривают ваши формы I-9, вы не хотите разрешать им доступ к персональным файлам ваших сотрудников и конфиденциальной информации, которую они содержат.

Итак, в интересах конфиденциальности сотрудников и ограниченного доступа вы хотите изолировать своих сотрудников I-9 в одной папке, специально предназначенной для хранения I-9.

Это защищает конфиденциальность ваших сотрудников, а также экономит работодателю от необходимости отвечать на дополнительные вопросы, возникающие из-за содержания файла персонала сотрудника. Вы можете невольно открыть свою компанию для увеличения количества сотрудников USCIS.Избегайте этого.

Текущее исследование по делу I-9

По данным иммиграционной и таможенной службы США (ICE), правительство может проверить ваши I-9: «Процесс административной проверки инициируется службой уведомления об инспекции (NOI) на работодателя, принуждающего производство форм I-9.

«По закону работодателям предоставляется как минимум три рабочих дня для производства форм I-9.

Часто ICE запрашивает у работодателя сопроводительную документацию, которая может включать в себя копию фонда заработной платы, список текущих сотрудников, статьи о регистрации и бизнес-лицензии ».

Нынешняя тенденция заключается в том, что ICE увеличивает свое применение предприниматели все чаще сталкиваются с уголовными обвинениями, взимаемыми с менеджеров, владельцев и сотрудников HR за неуспешное заполнение и хранение форм I-9 для каждого сотрудника. Предприятия все чаще получали значительные штрафы и были отстранены.

Работодатели должны принять I-9 Формы серьезно. Серьезно. Мне нужно больше сказать?

См. Текущую форму I-9 и полные инструкции по ее внедрению в Департаменте внутренней безопасности - Службы гражданства и иммиграции США (USCIS).

Также известен Как: файлы сотрудников, записи сотрудников, файлы человеческих ресурсов, документация

Доступны дополнительные документы, относящиеся к файлам персонала.

• Обзор файла персонала
• Политика доступа к файлам персонала