Как написать заявку на предложение или RFP

Запрос на предложение, иногда называемый RFP или RFQ для «запроса котировки», является документом, который компания выпускает, когда хочет купить продукт, и хочет, чтобы его спецификации были доступны для общественности. Обычно это происходит, когда несколько компаний будут участвовать в торгах на работе или работе, и это предлагает более конкурентоспособные цены. Но ваши усилия могут давать ставки, которые являются пустой тратой вашего времени, или, что еще хуже, никаких ставок вообще, если вы не подготовили RFP правильно.

Вот как это сделать для достижения наилучшего успеха.

Сложность: Средняя

Требуемое время: Часто занимает несколько дней

Вот как:

1. Сделайте домашнее задание: Подумайте, что вам нужно, что вы хотите и что возможно, прежде чем вы начнете писать свое RFP. Не выпускайте RFP для машины, которая может производить 1 500 виджета в час, если вы никогда не продавали более 25 в месяц. Нет смысла выпускать RFP для летающего автомобиля, когда посланник может так же быстро ездить на велосипеде.
2. Различия между потребностями и потребностями: Если вы хотите приобрести приложение, которое может передавать изображения между штаб-квартирой и вашими фургонами на рабочем месте, вы можете указать количество изображений, которое вам нужно в секунду, максимальный размер изображения, которые вам нужны, и необходимое разрешение. Конечно, было бы неплохо иметь эти изображения в цвете, но это действительно необходимо? Если вам действительно нужна определенная конкретная, используйте слова типа «воля», «должен» и «должен». Это указывает на то, что это требования. Спецификации, которые являются просто «желаниями», должны быть идентифицированы такими словами, как «может», «может» и «необязательно».

1. Определите, как победитель будет выглядеть как . Предложения, которые вы получите в ответ на ваш запрос, будут отличаться. Каждая отвечающая компания будет иметь разные сильные и слабые стороны. Некоторые из них будут сосредоточены на минимальных затратах. Другие будут оснащаться лучшим качеством. Третьи будут предлагать полный набор функций. Решите переднее то, что вы ищете - самые низкие цены, самая быстрая доставка или какая-то комбинация из двух.

1. Организуйте документ : все, что вы пишете для бизнеса, должно быть уделено большой мысли и должно быть организовано. Контур - хорошее место для начала. Как минимум, вам понадобятся разделы для введения, требований, критериев отбора, сроков и процесса. Многие из этих разделов будут иметь подразделы.
2. Напишите введение : Здесь вы объясните потенциальным участникам торгов, почему вы публикуете RFP и что вы надеетесь достичь, сделав это. Введение также может включать в себя краткое изложение ключевых пунктов из других разделов, включая дату выполнения. Внедрение RFP для системы передачи изображений может прочесть что-то вроде этого: «Компания XYZ запрашивает предложения для высоконадежной и простой в использовании системы, способной передавать изображения из главного офиса в микроавтобусы в любой точке мегаполиса.Отзывчивые заявки должны быть получены в понедельник, 5 марта 2007 г., в 8 утра по PST. <
3. Объяснить требования : Этот раздел является одним из самых важных и обычно занимает больше времени. Вам нужно будет указать размер и ясность изображений, которые нужно передать, и необходимую скорость. Будьте конкретны, но не говорите участникам торгов, как вы хотите, чтобы работа была выполнена, если это не существенно. Возможно, вам захочется разбить эту часть на подразделы системой. например: a) размер и качество изображения; b) передача (которая может включать как желаемую скорость, так и любые требования, обеспечивающие безопасность передачи); c) желаемые параметры (где вы можете указать цвет как желательный вариант).
4. Критерии выбора < : Здесь вы указываете участникам торгов, как вы выберете выигрышную ставку. Вы можете разглашать столько или меньше, сколько хотите. Это хорошая идея включить предложение вроде: «Победивший участник торгов, если таковой будет, будет выбранных исключительно по решению XYZ Company ». Некоторые правительственные RFPs очень sp что касается критериев отбора, но большинство коммерческих предложений предложений являются менее точными. Возможно, вы захотите создать электронную таблицу, которая присуждает каждой ставке определенный диапазон очков в каждой категории, а затем команда выбирает «лучшую» ставку из тех, которые входят в тройку лучших. Timelines
5. : В этом разделе рассказывается о компаниях, которые хотят участвовать в торгах по вашему RFP, как быстро они должны действовать и как долго ожидается процесс. Будьте разумны, когда вы устанавливаете свои крайние сроки. Не запрашивайте предложения по сложным системам, а затем предлагайте участникам торгов всего несколько дней, чтобы ответить. Дайте больше времени для подготовки заявки, если ваше RFP велико, если ваша желаемая покупка сложна, или если вам требуется более подробный ответ. Также вы можете указать участникам торгов, как долго будет проходить процесс оценки, когда они будут уведомлены, если они будут успешными, и как скоро они должны доставить. Процесс:
6. Используйте этот раздел, чтобы объяснить, как будет работать этот процесс, от отправки запроса на предоставление контракта и начала работы. В этом разделе можно сказать: «Предложения должны быть отправлены в дату, указанную в шаге 8. Все ставки будут проверяться, чтобы убедиться, что они соответствуют всем требованиям и отвечают требованиям. Все ответные ставки будут оцениваться в категориях X (вы можете назвать категории, если вы хотите), а три верхние ставки будут оценены командой предложения, чтобы выбрать победителя и альтернативу. Ожидается, что переговоры с победителем конкурса приведут к присуждению контракта в течение двух недель ». Решите, как отправить RFP
7. : Большинство RFP отправляются по почте, но они не обязательно должны быть. Вы можете отправить RFP по электронной почте или опубликовать его на своем веб-сайте. Просто не забудьте указать имя или номер, которые должны использовать участники торгов, чтобы определить RFP, на который они отвечают. Определите, кто получит RFP:
8. Возможно, вы уже определили поставщиков, у которых вы хотите приобрести. Ваша компания может даже иметь список приемлемых поставщиков. Если нет, вы можете найти возможных поставщиков через свою профессиональную сеть, путем поиска в Интернете или путем запроса доверенных поставщиков других материалов для своих рекомендаций.Не ограничивайте свой список тем, кто получает ваш запрос, только для «крупных» компаний или «установленных» поставщиков. Вы можете найти лучшие идеи и даже более выгодные цены от небольших поставщиков, которые часто больше заинтересованы в том, чтобы выиграть ваш бизнес. Отправить заявку.