Как написать сопроводительное письмо для вашего предложения о предоставлении гранта

Хотя ваши предложения по предоставлению гранта занимают большую часть вашего времени и энергии, не делайте коротких изменений в сопроводительном письме. Внимание к более тонким аспектам объединения пакета предложений может сделать или разорвать запрос на финансирование. Не выключайте своего спонсора с небрежным сопроводительным письмом.

Mim Carlson и Tori O'Neal-McElrath, авторы Winning Grants, шаг за шагом , отметьте, что сопроводительное письмо должно:

• представить свою организацию правильному человеку;
• обеспечить спонсору, что этот проект имеет поддержку вашего совета директоров;
• и укажите, что вы просите … сколько и для чего.

Когда вы включаете сопроводительное письмо?

Используйте сопроводительное письмо для предложений корпорациям и фондам, но не для федеральных или государственных заявок на гранты. Эти спонсоры хотят только того, о чем они просят. Они редко просят сопроводительное письмо.

Атрибуты хорошего сопроводительного письма

Ваше сопроводительное письмо должно быть:

• краткое
• быстро перейти к пункту
• должно не только повторять информацию, содержащуюся в предложении
• должен рассказать читателю, насколько хорошо вы понимаете спонсора и как ваш грант удовлетворяет требованиям спонсора

Беверли А. Браунинг, автор книги «Написание грантов для чайников» , предлагает написать сопроводительное письмо после того, как вы заполните все предложение, и когда вы находитесь в отражающий настроение. Браунинг говорит:

«По мере того, как вы считаете свое великое достижение (завершенный запрос на финансирование), пусть творческая, правая сторона вашего мозга вскочит и свяжет ваши чувства выполненного долга с человеком, который поможет сделать ваши планы true. "

Форматирование сопроводительного письма

Следуйте этим принципам, и вы не ошибетесь:

1. Используйте фирменный бланк вашей организации. Поместите ту же дату в сопроводительное письмо, которое находится в заполненной заявке на грант. Это та дата, когда вы отправите грантовое предложение лицу, предоставившему право. Использование одной и той же даты делает все документы в вашем пакете предложений согласованными.
2. Для внутреннего адреса (см. Вверху письма) используйте имя и название учредителя или корпоративного контактного лица, за которым следует имя источника, адрес, город, штат и почтовый индекс источника финансирования. Дважды проверьте эту информацию с помощью телефонного звонка или электронной почты. Такая информация часто меняется, поэтому убедитесь, что у вас есть текущее имя и адрес. Кроме того, когда вы отправляете заявку на электронный грант, вы можете не знать определенного имени.
3. В своем приветствии используйте «Дорогой» плюс личный титул (г-жа, г-жа, г-жа, д-р, господа и т. Д.), А затем фамилия. Очень важно, чтобы вы обращали письмо к конкретному человеку. Позвоните в фонд или корпоративный офис, чтобы убедиться, что у вас есть правильный человек и правильный личный титул.Эти детали могут показаться неважными, но они имеют значение.
4. Ваш первый абзац должен быть кратким и целенаправленным. Представьте свою организацию (ее юридическое название) и сообщите получателю, сколько денег вы запрашиваете и почему. Включите предложение или два о том, что делает ваша организация, а затем включите один исследовательский пункт, который показывает, что существует потребность в том, что делает ваша организация.
5. Напишите один или два более коротких пункта. Укажите цель вашего проекта и то, как он соответствует заданию спонсора или приоритетам финансирования. Включите тот факт, что ваш совет директоров полностью поддерживает проект.

1. Завершите свое письмо с кратким абзацем. Добавьте то, что это партнерство для финансирования может означать для целевой аудитории вашего проекта. Возможно, вы захотите также включить приглашение на посещение сайта.
2. Используйте закрытие, например «Искренне».
3. Письмо должно быть подписано исполнительным директором или президентом правления, или и тем, и другим. Под подписью введите имя подписчика, его начальное имя, фамилию и название задания. Хотя ED или президент правления должны подписать письмо, включите контактную информацию для лучшего человека, чтобы ответить на вопросы в конце последнего абзаца.
4. В нижней части буквы укажите слово «ENCLOSURE» (во всех шапках).

Как долго должно быть сопроводительное письмо?

Большинство экспертов предлагают ограничить ваше сопроводительное письмо на одну страницу тремя или четырьмя абзацами. Поскольку у читателя есть все предложение пахать, вы не хотите, чтобы он или она нетерпеливы, прочитав длинное сопроводительное письмо.

Тон и особенности вашего сопроводительного письма могут различаться в зависимости от того, было ли приглашено представить полное предложение после отправки Письма запроса (LOI) или если это предложение является первым подходом вашей организации к этому конкретному фонду.

Образец сопроводительного письма

Мэри Смит, PhD
Сотрудник программы
Фонд сообщества
4321 Общежитие
Город, YZ 55555

Дорогой доктор Смит:

The Some City Senior Center почтительно запрашивает грант в размере 50 000 долларов США для нашего пилотного проекта Senior Latino Community Outreach.

Как крупнейший старший центр в любом округе, обслуживающий более 450 пожилых людей каждый день, мы знаем об изменении демографии в нашей зоне обслуживания. И мы стремимся к росту и адаптации нашего центра для удовлетворения новых потребностей. Пилотный проект Senior Latino Community Outreach Pilot Project позволит нам пилотировать однолетнее усилие, чтобы определить, может ли наш центр эффективно:

• обеспечить всесторонний доступ к медицинским и социальным услугам для пожилых людей в латиноамериканских общинах, обслуживаемых нашим центром, и > Повышать и полностью интегрировать культурную компетентность совета, персонала и добровольцев в Центр города Некоторые города.
• Наш совет директоров с энтузиазмом относится к этой программе и стремится запустить ее, чтобы мы могли стать самым инклюзивным и культурно компетентным центром для пожилых людей во всех наших сообществах, которым нужны эти услуги. Если в конце нашего экспериментального года мы найдем, что эта программа, по сути, успешна, наш совет обязался включить часть ежегодных расходов проекта в наш годовой рабочий бюджет, чтобы программа стала неотъемлемой частью наших основных услуг ,

В рамках этого проекта Центр станет основным направлением, предоставляемым латиноамериканскими службами здравоохранения, семьями любого округа и тремя общинными клиниками в радиусе пятнадцати миль от нашего центра. Мы также будем принимать рефералов испаноязычных пожилых людей из любого другого сообщества в нашей непосредственной зоне обслуживания.

Благодарим вас за рассмотрение нашего запроса. Я буду следить за вами на следующей неделе, чтобы ответить на любые ваши вопросы, а также узнать, можем ли мы встретиться с вами, чтобы обсудить преимущества нашего предложения. Между тем, если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь с Конни Джонс, нашим директором по развитию, по телефону (555) 555-5555, x555 или cjones @ scsc. орг.

С уважением,

Jane Lovely

Исполнительный директор

ENCLOSURE

* Письмо переиздано (с изменениями) с разрешения

Гранты на выигрыш, шаг за шагом , второе издание, Tori O «Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009. 3 способа размять ваше сопроводительное письмо

Написание слишком много.

1. Покровное письмо не является диссертацией и не является полным предложением. Держите его коротким и точным. Совет. Попросите кого-нибудь прочитать его. Понимают ли они это? Использование больших слов
2. . Если вы учились в аспирантуре, вы научились писать сложным образом. Не делай этого здесь. Вы не пытаетесь произвести впечатление на кого-то своей эрудицией. Вы просто хотите заявить свое дело как можно проще. Если вы не знаете, когда вы злоупотребляете своим письмом, используйте такое приложение, как Hemingway. Он расскажет вам, когда ваши предложения трудно читать и когда вы слишком многословны. Выполнение грамматических ошибок
3. . Если вы не уверены в своей грамматике, не рискуйте. Используйте проверку грамматики в WORD, а также запустите черновик через приложение, например, Grammarly. Существует бесплатная версия, но платная версия выходит за рамки типичной базовой проверки грамматики. Ресурсы:

Рассказы о рассказе для грантодателей

, второе издание, Шерил А. Кларк, Jossey-Bass, 2009, Купить у Amazon. Выигрышные гранты Шаг за шагом: полная рабочая тетрадь по планированию, разработке и написанию успешных предложений, 4-е издание, Тори О'Нил-МакЭлр, Jossey-Bass, 2008, Купить у Amazon

Написание грантов для чайников

, 5-е издание, Беверли А. Браунинг, Wiley, 2014. Купить у Amazon Назад к статье Как подать заявку на грант.