Оценка программы расчета заработной платы для малого бизнеса

Вы вытаскиваете свои волосы за счет заработной платы? У вашей собственной зарплаты даже для одного сотрудника есть много подводных камней для владельца малого бизнеса. Есть много, чтобы знать, и идти в ногу со многими федеральными, государственными и местными правилами налогообложения заработной платы - это боль. Кроме того, у вас есть крайние сроки для удовлетворения, для платежей и отчетов для всех этих агентств.

Неудивительно, что многие малые предприятия обращаются к услугам расчета заработной платы для выполнения этих задач.

Но какая услуга расчета заработной платы является лучшей?

Что такое услуги расчета заработной платы?

Существует два вида услуг начисления заработной платы: онлайн-услуги и (из-за отсутствия лучшего срока) личных услуг. Онлайн-сервисы могут быть приложениями или онлайн-приложениями. Личные услуги - это бизнес, принадлежащий физическому лицу, которое может осуществлять онлайн-расчеты или может быть местным.

Процесс оценки работает одинаково для обоих типов платежных ведомостей. Но эта статья будет посвящена онлайн-сервисам. Вот некоторые особенности, которые вы должны принять во внимание:

Сколько стоит услуга расчета заработной платы в Интернете?

Первое, что задают владельцы бизнеса при поиске услуги расчета заработной платы, - «Сколько это стоит?» Хотя стоимость важна, важны и другие факторы.

Рассмотрите стоимость услуги сейчас и в будущем. Если у вас очень маленький бизнес с одним или двумя сотрудниками, вы можете ограничить свои затраты, используя масштабируемую услугу, в которой стоимость минимальна для нескольких сотрудников и которая увеличивается по мере добавления сотрудников и служб.

Для большинства услуг начисления заработной платы, на которые я смотрел, стоимость в месяц, поэтому вы можете в любой момент изменить. Большинство из них основывалось на количестве сотрудников. Некоторые предлагают вариант 1099 для оплаты подрядчиков, поставщиков или фрилансеров. (Вы найдете краткий список с расходами в конце этой статьи.)

Затраты на двух уровнях для некоторых услуг: базовая услуга, которая только рассчитывает и поставляет зарплату, возможно, с услугой W-2 и вариант полного обслуживания, который также предусматривает внесение и уплату налогов на фонд заработной платы и налоговых деклараций, включая форму 941 (ежеквартальная отчетная налоговая отчетность).

Что должно включать услугу полной оплаты за обслуживание?

1 . Setup, Training и Dashboard. Система должна быть легко настроена. У вас должна быть панель инструментов, которая проведет вас через процессы и позволит вам проверять такие действия, как подача заявок и отчислений на зарплату. Обучение должно быть простым, с хорошими видеороликами, которые помогут вам работать с различными процессами. Какой уровень знаний о заработной плате они считают, что у вас есть? У большинства владельцев бизнеса мало знаний, поэтому ваш сервис должен предоставить подробные базовые знания о сроках оплаты, зарплатах и ​​подачах.

2. Зарплаты . Каждая из этих систем позволяет вам вводить информацию для каждого сотрудника, включая форму W-4 для удержания федерального подоходного налога и другую информацию, необходимую для подготовки зарплат. Системы должны позволить вам писать печатные чеки или иметь чеки с прямым депонированием (лучший способ). Проконсультируйтесь с вашим банком по его требованиям.

3. W-2. Ваша услуга должна предоставить вам формы W-2 , ежегодную форму оплаты труда и налоговой информации, которую вы должны предоставить сотрудникам в январе. Опция полного обслуживания также должна подать эти формы в Администрацию социального обеспечения для вас в соответствующее время.

4. Налоги по налогам на фонд и депозит. Это, вероятно, самый важный сервис.

Наличие у кого-то файла и оплата этих налогов - большая ответственность. Система полного обслуживания должна предоставить вам все необходимые налоговые и налоговые документы по налогам на заработную плату. Они должны осуществлять платежи от вашего имени в соответствующих федеральных, государственных и местных регулирующих органах. Формы должны включать форму 941 - ежеквартальную декларацию о заработной плате и налоговом учете, а также федеральные и государственные формы налога на безработицу.

Служба также должна следить за государственными и местными налогами на заработную плату, что является огромной помощью, если у вас есть сотрудники, работающие в разных городах и штатах.

Какие еще функции следует ожидать?

Налоговые гарантии. Ваш сервис должен гарантировать, что налоговые формы будут отправлены до всех крайних сроков и что платежи будут производиться вовремя, чтобы вы не понесли штрафов или штрафов. Служба должна согласиться выплатить любые штрафы или штрафы за несвоевременную подачу или оплату.

Если они не делают эту гарантию, не используйте их.

Мобильная доступность. Вы должны иметь доступ к панели мониторинга и вносить изменения, отправлять информацию на свой компьютер, мобильный телефон или планшет или даже вызывать информацию.

Самообслуживание сотрудников. В некоторых из этих сервисов есть панель, в которой сотрудники могут входить в систему и получать информацию о своих ежегодных зарплатах. Они могут изменить информацию W-4 в Интернете.

Интеграция с вашей системой учета. Использование вашей системы расчета заработной платы в вашей учетной системе экономит ваше время и деньги. Intuit Payroll продается только с QuickBooks Online, так что это может быть хорошим вариантом для вас, если у вас уже есть QBO. Программное обеспечение Patriot имеет систему учета, которую вы можете добавить в свою систему расчета заработной платы.

Другие важные вопросы для запроса

Поддержка и обслуживание. Это действительно важно. Вещи случаются, и зарплаты должны выполняться в определенное время. Вы должны знать, что ваша услуга доступна и полезна.

Самый высокий уровень обслуживания - это телефонный звонок. В какие часы работает справочная служба?

Второй уровень - это чат. Каковы их часы?

Третий уровень - это электронная почта. Как быстро ваш сервис реагирует на электронные письма?

В течение пробного периода или первых 30 дней убедитесь, что вы несколько раз контактировали, чтобы оценить предоставленную поддержку.

Обновления. Правила налогообложения заработной платы и налоговые ставки всегда меняются.Когда вы оцениваете системы, спросите, как они обновляют свое программное обеспечение и как они сообщают вам эти обновления.

Безопасность. Насколько безопасна их система? Это в облаке (возможно)? Как часто они поддерживают резервное копирование?

Другие дополнительные услуги, которые вы можете захотеть

1099. В некоторых из этих систем есть надстройка (за дополнительную плату), которая позволяет оплачивать контрактников, поставщиков и фрилансеров и выдавать им формы 1099-MISC (аналогично формам W-2 для сотрудников). Служба также должна обеспечить подачу форм 1099-MISC в IRS.

Сохранение резервной копии . Если вы платите не сотрудникам, вам может потребоваться резервное удержание, взятое из их платежей. Если у вас есть сервис 1099, ваш сервис должен иметь возможность сделать это и выдавать отчеты.

Где проверить потенциальные услуги

Когда вы сократили свой выбор до нескольких услуг, проверьте их. Проверьте онлайн-рейтинги, но не слишком сильно зависеть от них. Лучшее место для проверки - это Бюро лучшего бизнеса. Посмотрите, какие жалобы были поданы против этой компании и как они были устранены.

Что нужно учитывать в некоторых расчетах?

Вы найдете много услуг расчета заработной платы, если вы выполняете поиск в Интернете. Вот только несколько, чтобы начать поиск. Я выбрал вариант полного обслуживания для каждого.

I ntuit Полная заработная плата. Эта услуга является дополнением к QuickBooks Online. Ценообразование зависит от того, какую версию QBO вы хотите, и от уровня необходимых вам услуг расчета заработной платы. Цена ежемесячно.

Программное обеспечение Payroll Payroll . Их система начисления заработной платы в полном объеме начинается с 25 долларов в месяц для одного сотрудника, увеличиваясь с числом сотрудников.

Paychex. Их система основана на количестве сотрудников. Им требуется письменная заявка от потенциального клиента до выпуска информации о ценах.

Gusto : Их цена составляет 39 долларов США в месяц по базовой цене плюс 6 долларов США в месяц на человека (я полагаю, это означает, что на одного человека оплачивается).

ADP имеет три уровня заработной платы, включая HR. Цены не были доступны.

Как опробовать систему расчета зарплаты

Одна из последних проблем: проблема с проверкой этих систем заключается в том, что они требуют, чтобы вы «перешли вживую», и вы не можете выпускать зарплаты более одного раза. У Patriot и Gusto есть демоверсии, которые вы можете попробовать. У ADP есть два бесплатных месяца оплаты труда, но это означает, что вы совершили два месяца с их системой.