Как ваша служба расчета заработной платы может помочь с отчетами о завершении года

Многие компании имеют услуги по начислению заработной платы, чтобы помочь в обработке зарплат для сотрудников. Даже очень маленький бизнес может воспользоваться услугами начисления заработной платы. Но есть и другие задачи, с которыми вы можете получить помощь, особенно в конце года и заголовок в новый год.

Я попросил Терезу Рэй (Teresa Ray), владельца отдела Payroll Department, Inc. о типах задач на конец года, которые может предоставлять клиентам услуга расчета заработной платы.

Сбор информации за 1099 год

Если вы заплатили не-работникам (например, независимым подрядчикам и фрилансерам), что вам нужно будет предоставить форму 1099-MISC в год -end, вы можете попросить свою платежную службу произвести эти платежи в течение года. Ваша служба также может нести ответственность за все 1099 подготовки и подачи. Вся задача снята с вашего рабочего места в качестве работодателя!

Тереза ​​предлагает начать, возвращаясь через свой регистрационный регистр вашего бизнеса, чтобы найти выплаты не-сотрудникам за год.

Вы также должны убедиться, что каждый не-сотрудник подписал форму W-9, указав информацию об идентификаторе налогоплательщика и почтовом адресе.

Затем вы должны определить, нужна ли форма 1099 для каждого человека или бизнеса в вашем списке. Это двухэтапный процесс. В целом, 1099 требуется для всех лиц и некоммерческих организаций, которым вы заплатили за год 600 долларов США.

Существуют специальные правила для адвокатов. В этой статье вы узнаете, нужна ли форма 1099-MISC.

После того как все необходимые данные будут собраны, вы можете отправить их в свою службу расчета заработной платы, и они могут подготовить и заполнить необходимые формы, а также отправить получателю их копию. Ваша служба расчета заработной платы делает все в электронном виде.

Для вас, как работодателя, чтобы исследовать весь этот процесс и делать это точно, потребуется довольно много времени. И, поскольку это делается только один раз в год, вам придется переучивать процесс каждый год.

Сбор информации для форм W-2

Формы W-2 должны предоставляться сотрудникам каждый год и представляться в Администрацию социального обеспечения, предоставляя информацию о валовой оплате труда и удержании сотрудников. Тереза ​​говорит, что информация W-2 похожа на итоговый экзамен, который работодатель берет на конец года. Все четыре четверти формы 941 (Квартальный отчет о заработной плате и налоговом отчете) в значительной степени соответствуют вашим формам W-2.

Если у вас есть услуга расчета заработной платы, нет необходимости составлять информацию в конце года. Ваш сервис позаботится о подготовке W-2, подачи их в различные государственные учреждения, а также предоставит вам копию как сотрудника, так и каждого сотрудника.

Резервное копирование бумаги для хранения

В некоторых случаях вы можете запросить IRS, чтобы удерживать федеральные подоходные налоги с не-сотрудников. Удержание выписки из резервной копии может быть обработано службой расчета заработной платы. Служба может вычесть необходимые налоги, требуемые IRS.

Возвращение незапланированных зарплат сотрудников

В конце каждого года работодатели обязаны по закону возвращать незарегистрированные зарплаты сотрудникам штата.

Чеки могут быть заменены за плату, но законы штата требуют, чтобы чеки, которые не были заменены, переводились в состояние.

На ежегодной основе ваша служба расчета заработной платы может помочь вам, указав выдающиеся чеки и, если возможно, связаться с сотрудником, чтобы сообщить им о чеке.

Что не сделает ваша служба расчета зарплаты

• Служба расчета заработной платы не связана с новыми формами найма для сотрудников и формами для найма независимых подрядчиков.
• Служба начисления заработной платы не предоставляет информацию для работодателей, которые готовят свои собственные формы, для целей ответственности. Если служба выполняет эту задачу, они будут нести ответственность за точность и соответствующую отчетность.

Заключительные мысли о службе расчета заработной платы для работодателей

Тереза ​​говорит,

«Недавно я сказал людям, что заработная плата - это« зверь ». С быстрыми темпами изменения правительства работодателям остается они имеют хорошие намерения, но, если они не оправдывают себя, в Службе внутренних доходов не так много сочувствия.

Наша работа в The Payroll Department, Inc. заключается в информировании наших клиентов о соблюдении правил и платежеспособности качества. сделайте это, у работодателя больше времени, чтобы делать то, что они делают лучше всего, и у них может быть спокойствие, что их заработная плата готовится должным образом! »