Как защитить цифровые активы вашей компании

Это 21-й век, и все цифровое, то есть онлайн. В вашем бизнесе у вас есть цифровые активы, которые, возможно, вы не задумывались. Эти активы, как и все ваши бизнес-активы, являются ценными и должны быть защищены.

Что такое цифровые активы?

В вашем бизнесе есть активы - ценные вещи. Эти активы включают в себя все: от наличных средств и дебиторской задолженности, через бизнес-оборудование и транспортные средства, до земли и зданий.

Ваш бухгалтер, вероятно, включил стоимость и текущую стоимость ваших активов на свой баланс, но, возможно, они забыли цифровые активы.

Цифровые активы - это активы, которые существуют в Интернете. Некоторые из ваших цифровых активов могут существовать на ваших собственных серверах, или они могут быть «в облаке». Цифровые активы включают:

• Бизнес-фотографии , которые вы создали. Это могут быть фотографии вашего бизнеса или бизнес-процессов. Это активы, потому что они могут быть проданы.
• Бизнес-сайты или блоги . Содержимое имеет ценность, и «внешний вид» сайта может быть ценным, если товарный знак.
• Бизнес-процессы (например, на электронных таблицах), которые ваши сотрудники разработали, и которые могут быть дублированы и проданы.
• Приложения , которые ваша компания создала, чтобы продать или для вашего собственного использования.
• Email списки контактов и списки клиентов или клиентов , включая списки рассылки рассылки, имеют ценность, потому что они могут быть проданы.
• Подписки для онлайн-журналов имеют значение для срока подписки.

• Интеллектуальная собственность - защищенный авторским правом материал, товарные знаки или знаки обслуживания (например, логотип вашей компании), патенты. Эти активы могут существовать в бумажной форме, но чаще всего они являются только цифровыми.
• Продукты в интернет-магазине , которые являются частью вашего бизнес-инвентаря. Они должны находиться под вашим контролем, даже если они хранятся в Интернете. Например, если вы продавец Amazon, продукты могут находиться на их складе, но вы получаете продажу.

Почему цифровые активы важны?

Как и все ценные вещи, принадлежащие вашему бизнесу, цифровые активы приносят большую пользу вашему бизнесу.

• Вы можете потребовать расходы , связанные с покупкой и использованием активов в вашей налоговой декларации. Стоимость краткосрочных активов (например, расходные материалы) может быть взята в качестве расхода немедленно, в то время как стоимость долгосрочных активов (продолжительностью не менее года) может быть списана с течением времени (либо путем амортизации, либо амортизации).
• Вы можете продать многие из этих активов или лицензировать их, пока вы все еще владеете ими.
• Активы ценны инвесторам или покупающим ваш бизнес . Сумма, которую кто-то может заплатить за покупку вашего бизнеса, во многом зависит от стоимости бизнес-активов.
• Некоторые цифровые активы, такие как списки клиентов или списки подписчиков информационного бюллетеня, особенно полезны при установлении доброй воли. Значение доброжелательности с точки зрения учета и оценки основывается на этих списках.
• Защита учетных записей и записей сотрудников в Интернете означает, что они доступны для аудитов. Не имея учетных записей означает, что вы не сможете доказать вычеты расходов. Отсутствие записей сотрудников может означать, что вы подвергаетесь риску штрафов и штрафов.

Где я должен защищать свои цифровые активы?

Найти и перечислить. Начните с составления полного списка всех этих активов.

Используйте приведенный выше список в качестве отправной точки, но будьте творческими. Подумайте о том, что у вас есть онлайн или на сервере вашего бизнеса, который может быть ценным. Вы ищете вещи, которые являются собственностью (которыми принадлежит ваш бизнес), вещи, которые никто другой не имеет и может захотеть купить или взять. Рассмотрим эти цифровые активы как возможные предметы для продажи. Что вы хотите или считаете ценным, если вы покупаете эту компанию?

Установить право собственности и ценность. Посмотрите на цифровые активы, которые вы указали. Кто их владеет? Прежде чем вы сможете защитить эти активы, необходимо создать определенную собственность. Например, можете ли вы доказать, что ваша компания владеет электронными письмами сотрудников или списками адресов электронной почты? Проконсультируйтесь с адвокатом, чтобы написать политику, определяющую право собственности.

Хотя может быть сложно установить определенное значение для некоторых цифровых активов вашей компании, неплохо было бы иметь некоторое представление об этой стоимости раньше, чем позже.

Да, ценность этих цифровых активов может измениться, поскольку вы добавляете клиентов в свой список или страницы на свой сайт или обновляете процессы, но базовое значение может быть установлено путем оценки. Найдите оценщика бизнеса, который может дать вам оценку сейчас. Гораздо проще ценить нечто существующее, а не то, что было украдено или уничтожено катастрофой, как потоп или огонь.

Если у вас есть продукты, которые вы продаете через интернет-продавца, такие как Amazon или eBay, прочитайте соглашение, чтобы убедиться, что вы сохраняете право собственности.

Создать защитные соглашения. Защитите свои цифровые активы с помощью соглашений с теми, кто может их украсть. Учтите, что сотрудники, клиенты и консультанты подписывают соглашения о неразглашении. В этих соглашениях другие отмечают, что кража цифровых активов может привести к судебным искам.

Зарегистрируйте свое владение. Многие цифровые активы могут быть зарегистрированы, чтобы рассказать миру о вашей собственности. Бизнес-фотографии, процессы и содержание веб-сайтов и блогов могут быть защищены авторским правом. Цифровые активы, такие как логотипы и проекты, могут быть товарными знаками. И не забывайте о патентах на процессы.

План будущего. Что произойдет с цифровыми активами вашей компании, если с вами что-то случится? Включите свои цифровые активы в соглашения вашей компании. Например, цифровые активы, принадлежащие товариществу, должны учитываться в соглашении о партнерстве наряду с другими активами.Если у вас есть небольшой индивидуальный или семейный бизнес, включите эти активы в свои планы наследования.

Резервное копирование! Важно найти резервную систему для защиты всех ваших цифровых активов. Наличие резервной копии резервной копии не является сумасшедшим; Lifewire предлагает двойную систему резервного копирования, используя несколько внешних жестких дисков. Вам также может потребоваться резервное копирование на жестком диске и онлайн-резервное копирование, чтобы сделать двойной уверенностью.

Наконец, установите протоколы для защиты цифровых активов

Теперь, когда вы создали свою систему управления цифровыми активами, задокументируйте ее. Настройте конкретные текущие задачи для резервного копирования и временные рамки для обзоров и обновлений.

Большая часть вашего бизнеса находится в режиме онлайн; держите его гудящим красиво, защищая эти онлайн-цифровые активы