Планирование Мероприятия для сообщества и продовольственные фестивали

Вкус Чикаго - один из крупнейших продовольственных фестивалей в Соединенных Штатах. Сначала это началось в 1980 году как идея нескольких владельцев ресторана в Чикаго, и город провел свой первый фестиваль продуктов питания в качестве однодневного мероприятия с 36 поставщиками продуктов питания в этом году. Около 275 000 человек приехали на открытое мероприятие. С тех пор она выросла до более чем 5 миллионов и более 12 миллионов долларов дохода в течение нескольких дней.

Мэрия специальных мероприятий в Чикаго и Иллинойская ассоциация ресторанов работают вместе, чтобы планировать и исполнять этот ежегодный фестиваль продуктов питания.

Планирование фестиваля общественного питания

Независимо от того, является ли большой фестиваль продуктов питания, например, «Вкус Чикаго» или небольшая версия того же самого, планирование общественных фестивалей - это значительная ответственность за планирование местных органов власти и муниципальных мероприятий. Вкус Чикаго служит отличным примером для любого сообщества, рассматривающего подобную программу. Основными функциональными областями любого фестиваля пищевых продуктов в общине будут следующие:

• Операции
• Продовольственные поставщики
• Программирование
• Спонсорство
• Маркетинг / Связи с общественностью
• Учет / управление контрактами

Мы будем копать глубже в каждой области, но во-первых, давайте позаботимся о сроках и общем управлении таким событием, используя фактическое планирование «Вкус Чикаго».

Фестиваль праздников для пищевой промышленности

Для тех, кто впервые подходит к этому типу событий или тех, кто рассматривает возможность расширения существующего фестиваля, важно начать планирование по крайней мере за год до вашего мероприятия.

Для ощутимого примера Управление специальных событий Мэра следует следующему грубейшему графику для Ежегодного Вкуса Чикаго:

• 12 Месяцев : Определите местоположение, даты и приблизительный эскиз карта фестиваля. Привлекать релевантные городские агентства на каждом шагу
• 9 месяцев : обновить карту фестиваля и начать функциональные области Запросы предложений
• 6 месяцев : подтвердить поставщиков, спонсоров, программистов и поставщиков
• 4 месяца < : завершение развлекательной и повторной подтверждения функциональной области 3 месяца
• : производство маркетинговых материалов для фестиваля 1 неделя
• : управление нагрузками 1 день
• : управление нагрузкой поставщика -в Событие Заключение
• : Управление загрузкой операций 1 неделя после
• : провести итоговое собрание и дать рекомендации Управление сообществами общего сообщества

Как правительственное агентство, Мэрия специальных мероприятий отвечает за «Вкус Чикаго» и длинный список других событий вдоль берегов озера Чикаго, квартальных фестивалей и других областей. Вкус уникален в Чикаго, потому что это бесплатное мероприятие, но доход от Вкуса оплачивается для большинства других событий, управляемых офисом.

С опытом управления фестивалем еды, который восходит к 1980 году, большинство функциональных групп в мэрии специальных мероприятий и ассоциации ресторанов Иллинойса имеют большой опыт работы в своих областях. Это позволяет генеральному менеджеру «Вкус Чикаго» сосредоточиться на планировании и исполнении всех вовлеченных сторон и следить за происходящим.

В дополнение к сотрудникам офиса генеральный менеджер работает как минимум с 20 различными городскими офисами и агентствами, включая (но не ограничиваясь ими) следующее:

Департамент полиции

• Отдел пожарной охраны
• Отдел Здоровье
• Улицы и санитария
• Парк-Округ
• Управление коммуникаций по чрезвычайным ситуациям
• Еще одна важная функциональная часть Мэрии специальных мероприятий - управление учетными записями / контрактами. Являясь государственным мероприятием, это очень структурированный процесс закупок, и все соглашения должны соответствовать городским правилам.

С соблюдением сроков планирования событий и общего управления событиями мы можем теперь изучить каждую из основных функциональных областей мероприятия.

Будучи представленным в истории события «Вкус Чикаго» и используя его планирование и исполнение в качестве примера, мы готовы углубиться в каждую из основных функциональных областей мероприятия.

Операции

Область операций отвечает за подготовку сайта, этап и производство, поддержку событий, безопасность и т. Д.

Операции требуют много встреч перед событием, а команда операций тесно связана с макетом карты событий.

В начале процесса имеет большое значение вовлечение всех городских агентств, по словам управляющего операциями «Вкус Чикаго». Операционная группа управляет процессами для следующих событий:

Загрузка в предварительном режиме (настройка)

• Операции во время события
• Постобработка после события (срыв)
• Эти процессы включают закрытие улиц, строительные палатки, автопогрузчики, плотники, электрики, техническое обслуживание и персонал, безопасность, логистика для грузовых автомобилей поставщиков, трейлеры для управления и многое другое. Подумайте о том, что ваша операционная группа будет обрабатывать самостоятельно и что они будут заключать контракт для вашего мероприятия. С какими другими агентствами ваша команда должна работать? Свяжитесь с ними как можно скорее.

Рестораны / Продавцы

Учитывая сложность и размер фестивалей продуктов питания, таких как «Вкус Чикаго», Ассоциация ресторанов штата Иллинойс играет ведущую роль в управлении поставщиками продуктов питания, которые участвуют в ежегодном мероприятии. В 2015 году в Вкус Чикаго мероприятие было партнером более 60 поставщиков продуктов питания, в том числе 19 новых ресторанов, которые представляли многие из чистых районов Чикаго. Конечно, в Чикаго некоторые предметы всегда будут найдены у продавцов продуктов, отобранных для мероприятия, включая пиццу, ребра, мороженое и чизкейк. На вашем фестивале общественного питания, вероятно, будут также традиционные блюда.

Это желанное место, которое будет выбрано в качестве поставщика ресторана, который участвует в этом конкретном фестивале продуктов питания, и критерии требуют, чтобы участники были местными ресторанами, которые отражают окрестности Чикаго.Кроме того, они должны иметь возможность обрабатывать громкость и иметь совершенно чистый статус с городом. Участвующие рестораны проходят следующие курсы и чеки:

Завершите Летний Фестиваль Летней Фестиваля Санитарии Ассоциации Иллинойса

• Чикагский департамент общественного здравоохранения посещает кабины три раза в день
• Управляет потоком инвентаря между их кабинами и рефрижераторами < Когда дело доходит до вашего события в сообществе, подумайте о том, какие критерии вы можете потребовать от участвующих поставщиков продуктов питания и сколько вы хотели бы иметь. Первый год может быть жестким, но с успехом каждого года вы, скорее всего, обнаружите, что у вас есть все больше и больше желающих участников.
• Программирование

Вкус Чикаго - это общее событие сообщества. Это означает, что, хотя «еда» - это то, что привлекает толпы, это другие действия, которые удерживают людей там. На протяжении многих лет команда разработчиков включила в общую программу многие из следующих элементов:

Бесплатные концерты на нескольких этапах (национальные и местные артисты)

Павильон для демонстрации парикмахерских с шеф-поварами и авторами поваренных книг

• Семейная деревня в том числе детская сцена
• Экологическая палатка для «зеленого» образования
• Спортивный павильон с фитнесом
• Международный павильон (шоппинг)
• 2-мильная прогулка
• Поставщики продуктов
• Budweiser Clydesdales и их далматин компаньоны
• Аттракционы
• Программа фейерверков
• Церемония открытия
• Рассмотрим, какие другие программы и мероприятия вы можете захотеть включить в свой фестиваль продуктов питания.
• Спонсорство

Вкус Чикаго включает несколько категорий для спонсорства, который является основным источником финансирования и поддержки в натуральной форме. Корпоративные маркетологи и организаторы корпоративных мероприятий, как правило, участвуют в общественных мероприятиях, таких как «Вкус», чтобы укрепить свой бренд и получить доступ.

Гостеприимство - это элемент, который некоторые из спонсоров включают в свои пакеты, позволяя тем спонсорам получить благоприятный доступ к некоторым местам отдыха и частным палаткам для проведения своих собственных клиентских мероприятий.

Типы спонсоров при Вкусе включали следующее:

Сотовая связь

Сеть продуктовых магазинов

• Компании с напитками
• Розничные магазины и банки
• Авиакомпания и отели
• Медиа
• Автопроизводители
• Поставщики продуктов питания
• Рестораны
• Фитнес и здравоохранение
• Городской парк и общественный транспорт
• Рассмотрим, какие местные корпоративные спонсоры могут быть заинтересованы в финансировании вашего мероприятия в сообществе, и подумайте о том, какие пакеты и льготы, которые вы могли бы предоставить этим спонсорам.
• Маркетинг / Связи с общественностью

Маркетологи, которые работают на Вкус Чикаго, находятся в завидном положении, потому что это тип события, который автоматически привлекает внимание средств массовой информации в Чикаго и в других местах. Еще лучше, медиа-спонсоры также помогают продвигать Вкус. Это означает, что Управление специальных мероприятий мэра не должно тратить слишком много средств на традиционные формы рекламы, чтобы распространять это слово и способствовать этому событию.

Маркетологи продвигают мероприятие, записывая специальные пресс-релизы в каждую область мероприятия, сохраняя сайт мероприятия и создавая брошюру о событиях. Эти элементы требуют тесного взаимодействия со всеми другими функциональными областями для документирования планирования и изменения контента по мере их возникновения.

В начале для фестивалей общественного питания может быть трудно получить вид экспозиции, в котором участвуют крупные и известные события, такие как «Вкус Чикаго». Но подумайте о том, какие средства массовой информации вы сможете найти для бесплатной прессы и начнете планировать те маркетинговые материалы, которые ваша маркетинговая команда будет обрабатывать как веб-сайт, листовки и брошюры.