Элементы успешного мультимедийного мероприятия

Один из самых простых способов для вашей компании получить бесплатную медийную рекламу (часто называемую «заработанные средства массовой информации») - через медиа-мероприятия. Независимо от того, сотрудничаете ли вы с несколькими спонсорами, чтобы помочь менее удачливым или провести пресс-конференцию, чтобы объявить о выпуске продукта, вам необходимо предпринять определенные шаги для организации успешного медиа-мероприятия.

Начните с пресс-релиза

Отправка вашего пресс-релиза поможет СМИ решить, насколько ваша история заслуживает освещения.

Вот почему это помогает держать ваш пресс-релиз простым и никогда не использовать шумиху. Станции и газеты ищут новости, они не ищут продаж.

У вас есть окно для отправки вашего пресс-релиза. Вы не хотите отправлять его слишком рано, а затем его забывают или зарывают, и вы не хотите посылать его слишком поздно, когда другие истории могут быть уже назначены, и они просто не могут соответствовать вашему событию. , За 2-3 дня до вашего мероприятия достаточно предварительного уведомления.

Вы также должны быть уверены, что в своем пресс-релизе вы указываете направления и любые специальные инструкции. Если штаб-квартира вашей компании находится в одном месте, но ваше мероприятие находится на вашем заводе в 30 милях от вас, вам нужно сделать это ясно в своем выпуске.

Наблюдайте за телефонными звонками

После того, как вы отправили пресс-релиз, вы можете позвонить редактору в газетах или продюсерах на телевизионных станциях, чтобы убедиться, что они его получили.

-3 ->

Вот и все, что вам нужно спросить.

Это часто откроет разговор для них, чтобы рассказать вам, думают ли они, что они смогут прийти или нет. Но даже если это не так, вы не хотите спрашивать, придут ли они. Они будут там, если смогут, но не будут давать никаких обещаний.

Имейте в виду, что последние новости или тяжелые новостные дни могут помешать им прийти в последнюю минуту.

Вы не хотите приставать к ним, чтобы посмотреть, приедут ли они, даже в день события, когда вы стоите там, ожидая появления репортеров.

Вы также хотите посмотреть время своего телефонного звонка. Вызов за 10 минут до 5 стр. м. может показаться для вас днем, но для продюсера это 10 минут до ночного выпуска новостей. Лучшее время для звонка обычно составляет около 10 а. м. , и между 1 и 2: 30 p. м.

Тщательно планируйте время своего мероприятия

Все работают над крайними сроками. Газеты установили, что они поставили проблему на следующий день в постель. Это означает, что если они придут на ваше мероприятие в 5 p. м. в четверг покрытие может не появиться до субботы.

Телевизионные станции обычно имеют утро, полдень, 5, 6, 10 и / или 11 стр. м. выпуски новостей в течение недели, в зависимости от вашего телевизионного рынка. Получение покрытия, если ваше медиа-мероприятие начинается с 4 стр.м. может быть очень сложно. Они не будут просто прыгать в свою новостную машину и вести себя как сумасшедшие, чтобы получить вашу ленту в эфире на 5. Там есть сценарий, который должен быть написан, и ленту, которую нужно отредактировать.

Планируйте время своего мероприятия, чтобы оно было не только удобным для репортеров, но и увеличило ваши шансы на получение более непосредственного воздействия.

Не пытайтесь и делать все

Как соблазнительно, чтобы стать директором, не говорите репортеру, фотографам или видеооператорам, какие снимки вы хотите получить.

Вы хотите установить с ними определенную связь и начать отношения с газетой или телевизионной станцией. Вы не будете выигрывать друзей, рассказывая им, как выполнять свою работу.

Легко войти (и выходить)

Если вы проводите мероприятие на своем заводе площадью 50 000 квадратных футов и область, которую вы разрешаете, находится в задней части здания, дать им как можно более легкий доступ. Не имейте их припарковать в передней части здания, а затем вытащить их оборудование до упора, если вы можете помочь ему. Если есть способ поехать на спину, дайте СМИ знать направления движения в вашем пресс-релизе и четко обозначьте путь, когда они действительно прибудут.

Вы также хотите рассмотреть, какая область вашего объекта строго запрещена. Например, если вы не можете избежать долгих прогулок, вы действительно хотите, чтобы средства массовой информации проходили через ваше здание с помощью камер?

Это не значит, что они собираются начать снимать все, что захотят. Но многие компании имеют строгую политику в отношении того, где камеры и не-сотрудники могут идти по причинам, связанным с собственностью.

Рассмотрим визуальные эффекты

Подумайте о своих визуальных эффектах. Предоставьте СМИ как можно больше практического опыта. Говоря о продукте в течение получаса, а затем ссылаясь на фотографию в брошюре, это то, что средствам массовой информации даже не нужно показывать. Помните, что они передают визуальные эффекты вашим потенциальным клиентам (их зрителям или читателям), поэтому важно учесть вашу аудиторию, чтобы вы могли получить необходимое освещение.

Не забудьте комплект для печати

Включите информацию о своем мероприятии и передайте его на носитель. Эта информация поможет им написать рассказ, но также поможет вам получить больше контроля над новостями, так как вы поставляете им важную информацию.

Обеспечьте доступ к вашему медиа-контакту

Не забудьте сделать контакт со СМИ доступным для вопросов. Если у репортера есть дополнительные вопросы, они должны иметь возможность быстро завладеть контактами со СМИ.

Обязательно укажите номер телефона контактного лица и любую другую контактную информацию в своем наборе для печати.

Использование сотрудников с опытом

Вам не нужно ограничивать своих представителей своим собеседником. Если работник может дать лучший звук, потому что у него больше опыта разработки и работы с определенным продуктом, непременно сделайте его доступным для вопросов.

Подготовьте свое заявление заранее

Если вы планируете разговаривать по-камере или с репортером газеты, подумайте о том, что вы хотите сказать раньше времени.Это может помочь иметь знакомого, который не знаком с вашим бизнесом, прочитать ваш пресс-кит и задать вопросы, которые у них есть. Из этих вопросов, а также из своего мозгового штурма, придумайте список ответов. Вы не хотите звучать репетировать, но вы не хотите казаться неподготовленным или сказать «Умм …» тоже много.

Вы также хотите рассмотреть различные типы носителей.

У газеты разные потребности, чем телевидение, и наоборот. Репортер газеты может задать вам вопросы, которые сильно отличаются от репортера телевидения. У каждой среды есть разные способы представления ваших новостей, поэтому они нуждаются в типе, который лучше всего подходит их аудитории.

Что делать, если репортер не показывает?

Станция или газета могут очень хорошо отправить фотографа или видеооператора вместо репортера.

Это не значит, что ваша история не важна для них. Их не было бы там, если бы они не планировали рассказывать о вашем рассказе, поэтому относитесь к тому, кто проявляет себя очень хорошо.

Если видеооператор тащит свое снаряжение, не раздавайте ему пресс-комплект. Предложите нести его для него, пока он не сможет получить нужные ему снимки. Лечение его или ее, как гражданин второго класса, вернется на станцию ​​и может повредить вашим шансам на будущее.