Легко управлять отчетами о бизнес-расходах

Если вы потратили время на составление списка всех задач, которые вам нужно сделать, чтобы управлять своим бизнесом, а затем заказали их с точки зрения того, насколько вы любили их делать, в? Двести семьдесят? Или даже ниже?

Но в то время как большинство из нас определенно считают, что управление учетными записями - это работа с scut и, как правило, придает ей низкий приоритет, хорошее управление рекордами не только облегчает нашу трудовую жизнь, но и дает нам реальную помощь по снятию стресса в налоговое время.

Вот что вы можете сделать, чтобы упростить управление записью:

1. Держите свои деловые и личные расходы отдельно.

Звучит просто, не так ли? Но это та часть управления записью, которая вытаскивает большинство людей. Например, если вы привлекаете потенциального клиента для игры в гольф, это личные расходы или расходы на бизнес? (Ответ личный, потому что зеленая плата не является франшизой для бизнеса.) Транспортные средства, которые вы используете как по личным, так и по бизнес причинам, являются еще одной многолетней проблемой. Вы должны знать, что квалифицируется как законные бизнес-расходы, а что нет, и быть уверенным, что ваши деловые записи отражают это точно (см. «Какие бизнес-расходы я могу заявить»).

2. Получите достаточную документацию для всех деловых расходов.

Многие деловые люди ошибаются, думая, что «списки» достаточно хороши для целей управления записью. Например, у них есть список покупок на их заявлениях о кредитных карточках, и они считают, что это достаточно хорошо для того, чтобы требовать эти покупки в качестве деловых расходов.

К сожалению, CRA (Canada Revenue Agency) более требовательна. Они не принимают заявления о кредитных картах или отмененные чеки в качестве достаточной документации для расходов, когда обычно выдается счет или квитанция. См. Могу ли я претендовать на бизнес-расходы без квитанций. IRS более прощает, и в отсутствие квитанции, как правило, принимают заявления о кредитных картах и ​​отмененные чеки в качестве доказательства претензий по расходам.

С точки зрения ведения записей, необходимо учитывать два момента:

a) Всегда получать квитанцию ​​ . Получайте привычку запрашивать квитанцию, когда вы совершаете покупку - независимо от того, насколько она мала. Небольшие затраты тоже складываются, и вам нужна документация для ваших деловых записей.

b) Обозначьте свои квитанции, если необходимо . По-прежнему существуют компании, которые не имеют на них никаких чеков, кроме даты, когда товар был куплен, и сколько он стоил - что не очень полезно, когда вы смотрите на квитанцию, пытаясь выяснить, что рассматриваемый предмет и в какой категории расходов на бизнес он вписывается.

Когда вы получаете квитанцию, посмотрите на нее и напишите отсутствующую / соответствующую информацию о ней, например, для получения квитанции и категории расходов.См. 4 Советы по обработке квитанций для получения дополнительной информации о том, как упростить ведение расписок.

3. Получите отдельный банковский счет для своего бизнеса - и используйте его.

В то время как сборы за банковские счета в бизнесе, как известно, высоки по сравнению с личными учетными записями, банковский бизнес-счет абсолютно необходим для хорошего ведения бизнеса. Счет в бизнес-банке помогает вам разделить ваши деловые и личные расходы. Вы депонируете все свои доходы от бизнеса на бизнес-счет и снимаете любые связанные с бизнесом расходы или платежи только с бизнес-счета.

Какую банковскую учетную запись вы должны получить? Чековая учетная запись - предпочтительно та, которая предоставляет ежемесячные отчеты и возвращает ваши отмененные чеки.

С помощью бизнес-проверок упрощается управление учетными записями, так как вы можете использовать личную записку на передней панели каждой проверки для документирования бизнес-целей расхода.

4. Имейте и используйте отдельную кредитную карту для деловых расходов.

Использование ваших личных кредитных карт для деловых целей быстро переведет вас в трясину управления рекордами. Бизнес-кредитная карта значительно упрощает управление вашей деловой записью, помогая отдельно разделить личные и бизнес-расходы. (Это также помогает сделать ваш бизнес более профессиональным.)

5. Держите журнал пробега в деловых поездках.

Если вы используете какой-либо из ваших автомобилей в коммерческих целях, журнал учета пробега будет большой помощью в управлении записью.

Обратите внимание на пробег (или километр) на одометре в начале года, а затем введите пробег по дате каждый раз, когда вы используете транспортное средство для деловых целей. Сохранение вашего пробега в вещевом ящике вашего автомобиля сделает это легко. Если у вас есть несколько транспортных средств, которые вы используете для деловых целей, держите журнал пробега в каждом. См. Также: Расходы автотранспортных средств (подоходный налог в Канаде).

6. Держите все свои деловые документы за конкретный налоговый год вместе и в одном месте.

Если ваши деловые документы, разбросанные по всему месту, являются реальными затратами времени, когда речь заходит о бухгалтерском учете или подготовке ваших налогов, а организация вашей системы управления бизнесом за отчетный год значительно облегчит поиск необходимых вам бизнес-записей когда они вам понадобятся.

Нужна помощь в создании системы подачи? См. Раздел «Освоение вашей файловой системы».

7. Держите свои деловые документы в течение правильного периода времени.

По какой-то причине, похоже, существует большая путаница в отношении того, как долго вы должны хранить свои деловые записи. Для целей налогообложения «если вы подадите свой доход вовремя, храните свои записи не менее шести лет после окончания года налогообложения, к которому они относятся» (CRA). Этот шестилетний период времени начинается с того момента, когда вы использовали деловые документы, а не с момента совершения транзакции. Для получения дополнительной информации о ведении бизнес-записей для CRA см., Как долго я должен хранить свои деловые отчеты.

Для налоговых деклараций США «вести учет за 3 года с даты вашего первоначального возврата или 2 года с даты уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже, если вы подаете заявку на кредит или возмещение после того, как вы вернете свой доход.Сохраняйте записи за 7 лет , если вы подали заявку на потерю от бесполезных ценных бумаг или вычеты по безнадежной задолженности »(IRS).

8. Бухгалтерское программное обеспечение облегчает

Благодаря простоте использования, доступность с мобильных устройств и низкая стоимость, сегодняшние облачные пакеты программного обеспечения для малого бизнеса могут значительно упростить управление записями (см. 6 Преимущества использования программного обеспечения для учета малого бизнеса). Для примерно 10 долларов США в месяц поставщики программного обеспечения, такие как FreshBooks и Zoho, предлагают базовый стартер пакеты, подходящие для фрилансеров и индивидуальных предпринимателей, включая выставление счетов, отслеживание расходов и простоту отчетности. Подумайте о преимуществах, например, при отправке счета непосредственно со своего смартфона, сфотографировать квитанцию ​​о посещении с клиентом и запись это как расход или отслеживание оплачиваемого времени со встроенным таймером.

Эти восемь вещей, которые вы можете сделать, чтобы упростить управление записью, не являются трудными. Как и многие административные дела, связанные с запуском бизнеса, они просто требуют установления хороших привычек и настойчивости. Но если вы сейчас применяете эти правила и будете следовать, вы увидите огромную разницу следующего налогового времени, и ваш учет будет проще в течение всего года.

См. Также:

7 способов управления хаосом в вашем малом бизнесе

Не просто отслеживайте свое время; Управляй этим!