Как сохранить отличные деловые отчеты - легкий способ

25 мая 2015 г.

Вы начали бизнес, и кто-то (возможно, ваш банкир) сказал: «Поддерживаете ли вы хорошие деловые документы?» Если на вашем лице присутствует пустой взгляд, вам может понадобиться небольшая помощь в выяснении процесса ведения деловой документации. Если у вас есть вопросы, вот ответы:

Зачем мне нужны хорошие деловые документы?

Ведение записей для деловых целей - это ответственность, а не только что-то дополнительное, что вы делаете, когда у вас есть дополнительное время.

Как владелец бизнеса, вы должны вести хорошие записи о своей деятельности:

• В случае иска, для резервного копирования вашей позиции
• В налоговое время > для подготовки точной налоговой декларации бизнеса В случае, если вы получите аудиторию
• государственным агентством So
• , вы знаете, сколько у вас денег (так что вы не переубеждены в банке ) Чтобы ответить на вопросы
• от клиентов и поставщиков.

И это только главные цели. Вы хотите сохранить хорошие записи, чтобы вы знали, зарабатывает ли ваш бизнес деньги.

Какие записи мне нужно сохранить?

Легкий ответ на это - «все». Вам необходимо вести учет:

Клиентов или клиентов.

• Все вопросы, связанные с транзакциями, которые вы имели с клиентами или клиентами, должны храниться в случае возникновения вопросов. Они дали вам деньги, и вы несете ответственность за то, чтобы показать, куда они пошли. Храните информацию о счетах, дебиторской задолженности и платежах. Вендоры.
• Сохранение записей также важно в ваших отношениях с поставщиками (теми людьми, которых вы платите за услуги и продукты). Сохраните ваши заказы на покупку и подтверждение оплаты.

Сотрудники.

• Ваш бизнес по закону должен содержать отличные записи о сотрудниках. Финансовый.
• Фортакс, а в случае аудита вам нужны записи обо всех деловых транзакциях, займах, покупках активов и т. Д. В частности, вести учет деловых расходов, включая деловые поездки, пробег, питание и развлечения. Контракты и юридические документы,
• включая те, которые связаны с формированием вашей компании, любой договор, который вы заключили. Это включает разрешения и лицензии, регистрацию товарных знаков, патентов или авторских прав, а также любые кредиты или кредитные линии. Электронные письма и другие деловые коммуникации.
• На этом есть плюсы и минусы; см. статью Сьюзан Хитфилд о политике в Интернете и электронной почте.

Как и где я должен хранить эти записи? Вы можете хранить все свои записи в физическом месте, в книжках или в системе подачи. Вы также можете сохранить записи на своем компьютере или «в облаке», с соответствующей резервной копией, конечно. Неважно, где вы храните эти записи, до тех пор, пока они могут быть доступны быстро и полностью, когда они понадобятся.

Как долго мне нужно хранить эти деловые документы?

Как долго вы должны вести записи, зависит от типа записей. Всегда безопасно держать все навсегда, но это становится немного подавляющим.

Храните налоговые записи, пока не убедитесь, что эти записи не будут проверяться. Уильям Перес при Налоговом планировании имеет подробную информацию о ведении налоговых отчетов. Сохраните все записи, которые вы использовали для подготовки налоговой декларации вашего бизнеса, в дополнение к возврату.

Записи сотрудников должны храниться до тех пор, пока есть вероятность, что они вам понадобятся.

Это зависит от типа записи и типа действий, которые могут быть предприняты против вашей компании. Некоторая информация о хранении записей сотрудников должна храниться в соответствии с законом. (Да, это сложно.) Вы также должны хранить заявки на работу не менее года.

В IRS есть статья о том, как долго вести бизнес-записи, для целей налогообложения и других деловых целей.

Как упростить эту задачу хранения данных?

1.

Найдите хорошее программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета и используйте его. Найдите программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать оплату счетов и дает вам 2. Создайте систему для сбора информации, затем проверьте, чтобы она была точной, запишите ее в соответствующем месте, просмотрите ее периодически и действуйте по ней, когда это необходимо.

3. Сделайте это привычкой.

Самое главное, что вы можете сделать, чтобы упростить ведение деловой документации, - это создать привычку записывать то, что вы делаете в своем бизнесе, когда вы это делаете. Это относится к финансовым отчетам, но к любой коммерческой операции или к другим сторонам. Поместите его в письменной форме и сохраните то, что вы написали.