Как аутсорсинговые финансовые директора используют онлайн-услуги по бухгалтерскому учету

Решения для онлайн-бухгалтерии используют среду облачных вычислений для сбора и корреляции информации, которую бизнес должен управлять своими финансами. Эти программные платформы упрощают процесс бухгалтерского учета, минимизируют время, затрачиваемое на ввод данных, и повышают эффективность всей системы. Многие владельцы бизнеса и финансовые директора используют эти преимущества, следуя умным процессам внедрения, чтобы создать идеальную среду для обработки ежедневных финансов.

Найти лучшее программное обеспечение

Первым шагом в создании идеальной онлайн-бухгалтерии является определение, какая программная платформа имеет подходящие инструменты для компании. Финансовые директора должны ознакомиться с наиболее полезными вариантами и разработать список платформ, предлагающих лучшие функции. Малые предприятия различаются по размеру, объему и потребностям, поэтому важно заранее проконсультироваться с руководителями компаний, чтобы точно определить, какие инструменты необходимы для обработки постоянных колебаний их финансовых данных.

На данном этапе здесь много внимания, но следует оценить все, от особенностей и преимуществ до услуг поддержки, предлагаемых платформой учета. Многие компании требуют большой настройки или могут нуждаться в программном обеспечении для масштабирования и предлагают более полную отчетность в будущем. Потребности в бухгалтерском учете на сегодняшний день, а также в будущем должны быть проанализированы до подписания на пунктирной линии.

Упрощение расчета заработной платы

Начисление заработной платы становится все более сложным, поскольку малые предприятия расширяются и привлекают дополнительных сотрудников. Информация о отслеживании времени должна быть передана в отдел расчета заработной платы для создания отчетов, необходимых для точной компенсации сотрудникам. Инструменты онлайн-бухгалтерии могут принимать данные, введенные в программное обеспечение для отслеживания и расчета заработной платы, и переводить его в формат, который может использоваться для подготовки чеков непосредственно из программы.

Это повышает точность и гарантирует, что все сотрудники получат вознаграждение вовремя, каждый раз, когда бухгалтерия не должна тратить часы на работу в неделю.

Многие приложения для отслеживания времени также охватывают широкий спектр опций и преимуществ, доступных через мобильную связь. Существуют программы отслеживания времени, которые позволяют пользователям вводить время с поля, через мобильное приложение и даже через текстовые сообщения SMS. Финансовые директора могут настраивать несколько процессов утверждения для различных членов, помогая улучшать данные и детали в отведенное время, отслеживаемые для расчета.

Управление данными продаж

Малые предприятия имеют дело с постоянным притоком данных о продажах. Входящие и исходящие счета-фактуры, платежи, заказы на поставку, выполнение заказов и информация о доставке содержат жизненно важные финансовые данные, которые составляют значительную часть картины, когда речь идет о движении денежных средств.Неспособность отслеживать эти цифры точно и своевременно может привести к путанице, которая удушает способность компании принимать решения о будущем росте.

Программное обеспечение онлайн-бухгалтерии управляет всеми этими важными данными, поскольку оно приходит, так что руководители компаний всегда имеют четкое представление о том, сколько денег доступно в любой момент времени.

Предоставляя быстрый и точный способ определения статуса отдельных заказов и счетов-фактур, эти платформы экономят время на каждом шагу вдоль последовательности продаж. Некоторые программные решения предлагают возможность автоматического создания счетов-фактур и отправки их клиентам для дальнейшего освобождения отдела продаж.

Мониторинг кредиторской задолженности и дебиторской задолженности

Бизнес может выглядеть выгодно на бумаге, но в действительности он борется или терпит неудачу. Это общая проблема, с которой сталкиваются компании с неэффективными процессами бухгалтерского учета, которые не показывают истинной истории движения денежных средств. Использование онлайн-инструмента для отслеживания состояния как кредиторской задолженности, так и дебиторской задолженности устраняет путаницу и показывает, какие действия необходимо предпринять для улучшения состояния финансов компании.

Настройка напоминаний и предупреждений электронной почты позволяет ускорить процесс сбора по дебиторской задолженности и напомнить владельцам бизнеса и руководителям, когда кредиторская задолженность должна быть предоставлена.

Это упрощает создание сбалансированного графика платежей, который удерживает компанию в красном, а не разрушает ее бюджет.

Поощрение использования мобильных телефонов

Удаленный доступ - большая часть того, что делает онлайн-бухгалтерию настолько эффективным. Каждый из CFO для мобильных сотрудников может получить доступ к программному обеспечению и вводить важные данные с любого устройства независимо от их текущего местоположения. Когда все в компании попадают на борт с записью продаж и расходов по мере их возникновения, это должно создать значительное повышение точности по всем направлениям. Сотрудникам, занимающимся бизнесом вдали от офиса, больше не нужно ждать, чтобы вернуться на свои компьютеры для записи данных транзакций. Вместо этого они могут вводить все номера, используя приложение на своих мобильных устройствах, которое интегрируется с основным программным обеспечением бухгалтерского учета и передает информацию прямо в облако.

Синхронизация с банками

Слишком легко забыть записывать депозит или снимать в чековой книжке и получать неприятный сюрприз, когда приходит ежемесячное заявление. Эту проблему можно избежать, настроив программное обеспечение онлайн-бухгалтерии, чтобы автоматически получать финансовые данные в тот момент, когда банковские операции происходят. Точные суммы в долларах мгновенно регистрируются и доступны с панели инструментов, что не только повышает точность, но и делает ненужным тратить время каждый месяц на сортировку бумажных заявлений, чтобы обеспечить баланс книг.

Keep Communication Open

Надежное решение для онлайн-бухгалтерии должно позволить администраторам создавать различные разрешения для входа, чтобы руководители отделов, руководители и сотрудники компании могли получать доступ и изменять информацию. Инструменты мониторинга позволяют CFO проверять, чтобы все работало гладко и отвечало на любые вопросы, используя варианты сотрудничества в приложении.Это предотвращает поток информации между всеми сторонами, участвующими в финансовых решениях компании, и устраняет барьеры, препятствующие эффективной работе. Если потребности бизнеса меняются, финансовый директор и поставщик услуг всегда готовы помочь с улучшениями.

Использовать отчетность

Создание отчетов из финансовых данных без помощи программного обеспечения - это сложный процесс, который связывает сотрудников малого бизнеса, которые могут быть более продуктивными в других местах. Задержка между сбором данных и компиляцией этих ручных отчетов создает риск того, что к моменту окончания отчета эта информация может быть устаревшей. Онлайн-бухгалтерия включает инструменты отчетности для нескольких наиболее важных бизнес-показателей:

• Прогнозируемые продажи
• Доходы и расходы
• Движение денежных средств
• Прибыль и убытки

Поскольку все данные, введенные в систему, немедленно коррелируют , каждый новый отчет отражает последние изменения в финансах компании. Кросс-платформенная синхронизация является одним из основных преимуществ онлайн-систем отчетности, но она не единственная. Комплексные информационные панели могут собирать данные, улучшать отчеты и позволять финансовым директорам получать доступ к ключевым показателям эффективности компании, даже не загружая их компьютер. Мобильное подключение в приложениях учета является повсеместным и позволяет пользователям не только просматривать, но и редактировать, манипулировать и анализировать все важные данные везде, где и когда это необходимо.

Интеграция всех программ

Интернет-бухгалтерия наиболее выгодна, если она связана с другими приложениями, которые бизнес использует для управления операциями. Сочетание отслеживания времени, расчета заработной платы, управления запасами и другого программного обеспечения с использованием платформы безопасной интеграции упрощает процесс передачи данных и гарантирует, что информация, доступная через онлайн-бухгалтерскую программу, всегда точна.

Как и в случае с автоматизацией, интеграция способствует повышению эффективности и может сэкономить бизнес значительную сумму денег за счет сокращения времени, затрачиваемого на поиск бит информации, которая ранее была разбросана по отделам. Интеграция также устраняет множество повторяющихся задач ввода данных, снижает скорость ошибок и позволяет компаниям оптимизировать отчеты, чтобы содержать наибольшее количество деталей.

Одним из важнейших компонентов интеграции платформы учета является понимание того, каков желаемый результат перед выравниванием систем. Зная, каковы требования к бухгалтерскому учету, финансовые директора могут более точно оценивать значимость многих функций и преимуществ различных программ, чтобы гарантировать, что они действительно отвечают потребностям компании. Например, калькуляция затрат на работу требует, чтобы несколько систем разговаривали друг с другом через систему расчета заработной платы, отслеживания времени и системы главной книги. Если калькуляция затрат является основным принципом отчетности, то является ли приложение отслеживания времени синхронизацией своих данных с службами расчета заработной платы является конкретным и важным соображением.

Настроить рабочую среду

Компании, предлагающие интеграционные решения, часто включают настройку как часть своих услуг.Финансовые директора могут воспользоваться этим, чтобы создать центральную платформу, специально разработанную для удовлетворения потребностей любой компании. Для каждого бизнеса требуется определенная настройка с точки зрения рабочего процесса, форм ввода данных и соединений между программными приложениями. Сама платформа должна быть достаточно простой, чтобы все могли использовать ее, не требуя обширной подготовки. Онлайн-бухгалтерия может быть легко интегрирована в эту среду, чтобы она стала регулярным инструментом управления потоком данных.

Имейте в виду, что при настройке может потребоваться вмешательство подготовленных ИТ-служб по мере необходимости для настройки подключения, обеспечения надлежащей синхронизации данных и отчетов. Эта поддержка должна быть предусмотрена в бюджете при рассмотрении стоимости внедрения новых решений бухгалтерского учета и онлайн-бухгалтерских услуг, поскольку в конечном итоге это будет необходимо не только во время установки, но и во время перемен, во время роста и когда команде учета требуется новая информация и отчетность. Компании подходят к этому множеству способов.

Малые предприятия с ограниченным бюджетом и дробным финансовым директором в бухгалтерии могут предпочесть поддерживать отношения с индивидуальным предпринимателем, которые могут быть гибкими и по требованию при необходимости. Если потребности не будут исчерпывающими, выставление счетов за отработанные часы, скорее всего, принесет пользу бюджетам малого бизнеса, чем ежемесячный заказчик. И наоборот, крупные предприятия или предприятия со сложными потребностями в бухгалтерском учете могут больше выиграть от поддержки ИТ-компании в обслуживании для удовлетворения текущих потребностей. В ограниченных ситуациях некоторые компании лучше всего подходят для того, чтобы иметь персонального сотрудника по ИТ-поддержке. Это, как правило, наиболее подходит для предприятий, у которых есть ИТ-персонал уже на персонале, который может взять на себя дополнительные системные обязанности.

Предоставляя финансовым директорам, владельцам бизнеса и сотрудникам общую среду для отслеживания и управления финансами, онлайн-бухгалтерский учет затрагивает многие вопросы точности и коммуникации, которые могут вызывать вредные ошибки. Правильная реализация создает платформу, которая преобразует способы управления финансами и предлагает идеальную среду для повышения производительности и роста.