Всеобъемлющий обзор задания по управлению проектами

Институт управления проектами (PMI) определяет управление проектами как «удовлетворение требований проекта посредством применения знаний, навыков, инструментов и методов для деятельности проекта». Это достигается за счет использования инициации, планирования , выполнение, контроль и закрытие проекта ».

Хотя это определение может показаться сложным, руководители проектов руководствуются в основном здравым смыслом и практичностью.

Если вы хотите предоставить управление проектами своим клиентам, или ваша цель - стать менеджером проекта, поэтапно рассмотреть основы управления проектами. Прежде чем начать, определите, действительно ли предлагаемая вами услуга (или задание, которое вы принимаете) - это действительно проект.

Общее управление и управление проектами

Как вы решаете, что-то есть или не является проектом? Чтобы разбить это, отделите две разные области управления на функциональное (или общее) управление и управление проектами.

Функциональное или общее управление - это непрерывная работа задачи. Например, если вы владеете технологической компанией и имеете клиента, для которого вы предоставляете поддержку резервного копирования, и вы постоянно управляете своей годовой учетной записью, создавая резервные копии своих серверов и предоставляя им еженедельный отчет о деятельности. Если вы делаете это в течение пяти лет и имеете возобновляемый контракт с клиентом, ваша работа является непрерывной и, следовательно, общей или функциональной.

Если, однако, ваш клиент хочет внедрить новую систему управления контентом, и у них есть один год для разработки новой системы и попросить вас вести ее разработку, ваш клиент вовлек вас в проект.

Аналогично, если вы работаете с человеческими ресурсами, и ваша задача - управлять бюджетом отдела и контролировать младших сотрудников, то у вас есть функциональная работа, потому что это непрерывная работа, которая не имеет определенного конца.

С другой стороны, если у вас есть одна и та же HR-должность, и директор вашего отдела просит вас внедрить новую программу рекрутинга (и предоставит вам срок и бюджет) и сделает вас менеджером проекта, то это потому что у него есть дата начала и окончания, и задача выполняется только один раз.

Визуализация вашего проекта в три части

Теперь, когда вы понимаете суть проекта, вы можете более внимательно изучить управление проектами. Используя программу вербовки в качестве примера, теперь, когда вы знаете, что существует потребность в проекте, следующий шаг - это определение объема, времени и бюджета.

Управление проектами - это планирование, организация и контроль объема, бюджета и времени проекта программы рекрутинга. Чтобы визуализировать проект, нарисуйте простую пирамиду.Каждая строка пирамиды представляет собой одну из трех основных частей проекта (то есть объем, время и бюджет). Пустое пространство в середине пирамиды - это качество поставляемого продукта. Пирамида - важный инструмент, который следует учитывать при планировании вашего проекта, потому что, когда ваши три основные части растут или сжимаются, на качество продукта влияет.

Объем проекта

Определение области действия часто является самой сложной и сложной частью управления проектами.

Подробности проекта обычно неизвестны в начале, поэтому, оценивая, какие действия и задачи необходимы для выполнения проекта, задумайтесь. Сфера охвата включает в себя все различные виды деятельности и задачи, которые будут выполняться для производства конечного продукта, который вы поставите. Определение объема проекта поможет вам определить время и бюджет, необходимые для завершения проекта. Хороший способ начать - просто записать то, что, по вашему мнению, необходимо для выполнения задачи. Затем проконсультируйтесь с другими, чтобы получить исчерпывающий обзор всех задействованных действий.

Время проекта

После того, как вы установили начальную область, вы можете приступить к назначению времени для каждого вида деятельности и задачи, а также, чтобы посмотреть на изображение большего размера. Спросите себя, какие действия будут происходить одновременно и что произойдет последовательно.

Кроме того, обратите пристальное внимание на то, сколько людей рассмотрит деятельность по проекту, потому что это повлияет на время, необходимое для завершения шага. Удивительно, как долго может потребоваться простая задача, когда три человека должны ее просмотреть. После расчета времени, необходимого для выполнения кумулятивных действий и задач, вы готовы создать график проекта для команды проекта.

Бюджет проекта

На этом этапе вы установили, что (область) и длина (время) проекта, Теперь пришло время определить бюджет. Как и подсчет количества времени для проекта, вам часто приходится консультироваться с другими, в том числе с отделом, чтобы определить точный бюджет. Бюджет состоит из нескольких соображений, в том числе использования людей и материалов, участвующих в проводимых мероприятиях, и о том, как долго они (то есть люди) будут необходимы и используются материалы.

Связь является ключом

Часто клиент (или босс) хочет, чтобы проект был завершен в течение заранее определенного времени и бюджета без учета объема проекта. Проблема заключается в том, что почти всегда объем проекта не может быть разумно завершен с учетом временных и бюджетных ограничений. Следовательно, часть управления проектами ведет переговоры по условиям охвата проекта с клиентом или боссом. На протяжении всего переговорного процесса, а также всей длины проекта, хорошая четкая связь - это самый важный навык, который вам понадобится. Чем яснее вы рассказываете о проблемах, тем счастливее будет ваш клиент или босс.