Не делают эти заседания советами минутами ошибки!

Все государства требуют от корпораций принимать и распространять протоколы заседаний, и все государства требуют, чтобы советы директоров продолжали протоколы заседаний. Но нет конкретных правил о том, что включать в протоколы заседаний совета и как принимать эти минуты. Конечно, вы можете ошибаться в принятии минут, которые затрудняют жизнь вашей корпоративной доски.

Зачем принимать заседания Совета директоров?

На самом деле существует несколько причин принимать и записывать протоколы ваших корпоративных собраний.

Первой и самой важной причиной для принятия минут встреч является запись того, что вы решили. Я сидел на собраниях, где никто не мог вспомнить решение, принятое советом несколько месяцев назад. Имея что-то в письменной форме для вашего бизнеса,

Вторая причина для корпоративных протоколов - это фидуциарная и ответственная цели. Члены Совета находятся в состоянии доверия. Они принимают решения о деньгах, вкладываемых корпоративными акционерами, и они должны быть в состоянии доказать, что они действовали мудро, в интересах корпорации, и без конфликта интересов. Имея протоколы заседаний совета, совет директоров доказывает, что они действовали добросовестно и избегают личной ответственности за свои действия.

Третья причина для целей налогообложения. Корпорация является отдельным лицом от отдельных акционеров. Чтобы быть уверенным, что вы соблюдаете это разделение, протоколы заседаний совета предоставляют запись.

Без них IRS или государственные агентства могут отрицать налоговый статус бизнеса. Корпорация, которая не показывает ее, действует как субъект, отдельный от владельцев, может создать сложную налоговую ситуацию.

Для бизнеса существует баланс между тем, чтобы убедиться, что члены совета выполняют свой долг и защищаются от длинных бесцельных заседаний совета директоров, которые теряют время на членство.

Мы рассмотрим этот баланс в этой статье.

Теперь, когда мы обсудили причины принятия протоколов заседаний совета директоров, вот некоторые ошибки, которые делают фирмы, и некоторые мысли о том, как их исправить.

Не создавать и распространять повестку дня перед собранием

Еще одна большая ошибка, допущенная корпорациями на заседаниях их советов, не устанавливает повестку дня перед собранием, а не распространяет повестку дня и соответствующие документы до собрания. Повестка дня должна включать конкретные сроки для каждого пункта повестки дня. Наличие конкретной повестки дня не только делает встречу более плавной, но и позволяет борту (и любому, кто читает минуты позже) знать относительную важность каждого пункта повестки дня.

Это не означает, что что-то не может прийти в повестку дня, если это важно и срочно, но пункты могут быть добавлены в повестку дня путем голосования.И многое из того, что срочно, нужно решать руководителям, а не правлению.

Отсутствие важных частей заседания Совета Протокол

Шаблон для протоколов заседаний совета должен включать:

• Дата, время и место проведения собрания
• Время начала и окончания, а также время, отведенное для определенных элементов в повестке дня
• Какое собрание советов директоров - регулярное, специальное или однолетнее (все государства требуют, чтобы корпорации имели годовое собрание)
• Кто присутствовал, отмечая директоров, гостей и сотрудников, а какие члены совета директоров не были настоящее время. Следует отметить имена тех, кто опаздывает или уходит рано.
• Определение наличия кворума. Кворум обычно требуется корпоративным подзаконным актом для любых голосов, которые должны быть приняты. Требование кворума обычно составляет более половины членов. (Для совета из девяти членов, например, для кворума должны присутствовать пять членов).
• Если презентации предоставляются комитетами или другими лицами, укажите имена и названия докладчиков.

Встреча Минуты Слишком Конкретные

Вероятно, самые большие платы ошибок делают, чтобы требовать подробную информацию о дискуссиях (иногда аргументы) и процессах. Совещания должны отражать результаты решений, а не кто сказал, что в обсуждении. Допустим, ваш совет голосует за предложение продать новую линейку продуктов.

В протоколе собрания следует сказать: «Движение, чтобы добавить новую линию специй. Движение прикомандировано и одобрено, с таким-то несогласным». Если в группе было обсуждение, вы должны записать продолжительность обсуждения и суммировать его, но вам не нужно подробно останавливаться на обсуждении.

Минуты, которые недостаточно конкретны

На другом конце спектра несколько минут недостаточно конкретизированы, чтобы предоставлять информацию и не допускать, чтобы участники были вне проблем. Если решение не было единодушным, то отчет о том, какие члены совета директоров возражали, который воздержался (и обратите внимание, что воздержание было вызвано потенциальным конфликтом интересов).

Пока вам не нужно записывать удар по каждому обсуждению или кто что сказал. Но в протоколе должно быть достаточно информации, чтобы отразить дух обсуждения.

Заседания Совета слишком долго

Никто не любит длительных встреч, но есть некоторые способы сократить встречу и протоколы. Возможно, вы захотите сохранить время собрания совета, создав программу согласования. В принципе, эта повестка дня - это список вопросов, которые можно быстро решать без обсуждения. Список может включать минуты от предыдущего собрания, финансовые отчеты и отчеты от комитетов или генерального директора.

Повестка дня согласия, а также отчеты и другая информация должны быть распространены до собрания, чтобы члены имели возможность их прочесть. Затем на собрании повестка дня согласия является частью процесса собрания. Любой член совета директоров может задать вопрос или озабоченность по поводу повестки дня согласия, но если вопросов нет, в течение одного дня может быть проголосована вся повестка дня согласия.

Неверный тип решений

Корпоративный совет принимает решения по общей политике.Ежедневные решения принимаются руководителями корпорации на основе этой политики. Иногда платы преувеличивают и пытаются принимать решения, которые лучше всего оставить руководству.

Не одобрение минут

Заманчиво, в суматохе и суматохе заседаний совета, забыть утверждать протоколы. Но важно убедиться, что минуты правильно отражают букву и дух собрания. Протоколы считаются «проектными» до тех пор, пока они не будут одобрены.

Не соблюдение протоколов встреч

После всех неприятностей, с которыми вы сталкиваетесь, чтобы сохранить хорошие минуты для вашей корпорации, не забудьте сохранить ваши корпоративные встречи в безопасном и доступном для вас месте. Настройте процесс хранения минут в корпоративной книге записей или «в облаке» в защищенном паролем файле.

Забыть признать роль корпоративного секретаря

Большинство обязанностей, связанных с корпоративными протоколами, входят в компетенцию секретаря корпорации. Быть хорошим корпоративным секретарем - это искусство, и эти люди часто не признаются достаточно. Скажите «спасибо» этому человеку регулярно.

Не включая адвоката в качестве советника вашего совета директоров

Информация в этой статье не предназначена для налоговых или юридических консультаций, и автор не является адвокатом. Независимо от того, является ли ваша корпорация частной или публичной (с публично торгуемыми акциями), вы должны иметь адвоката, который консультирует вас о том, как принимать корпоративные протоколы, а также присутствовать на важных заседаниях совета директоров, чтобы убедиться, что вы и ваша доска защищены.