Создать голосовое сообщение Professional Out of Office

Это лето! Время провести качественное время с семьей и друзьями и отправиться в отпуск. Это означает, что голосовые сообщения и электронные письма необходимо изменить, чтобы отразить статус вне офиса. Крайне важно, чтобы было создано профессиональное голосовое сообщение и автоматический ответ «Автоответчик», чтобы предупредить клиентов и коллег о том, что мы делаем перерыв в бизнесе.

Что еще более важно, необходимо предоставить информацию о том, как связаться с кем-то в бизнесе во время проезда.

Было бы очень неприятно, если бы клиент был отвернут и не знал, как с вами связаться. Неважно, ваша позиция в продажах, обслуживании или даже разработке продукта. Все звонки клиентов важны, и их необходимо привлекать профессионально.

Содержание оповещений по электронной почте клиентам и коллегам, пытающимся связаться с вами по электронной почте, должно соответствовать содержанию голосового сообщения, которое будет приветствовать абонентов. Если вы используете Outlook 2010 и подключены через сервер Microsoft Exchange, сначала щелкните вкладку «Файл», затем щелкните значок «Автоматические ответы».

Затем начнется процесс создания временного электронного письма, которое будет отправлено всем, кто отправил электронное письмо, когда вы находитесь вне офиса. Автоматический ответ отправляется, потому что вы включили это временное сообщение. Пошаговый список инструкций по созданию этого электронного письма можно посмотреть здесь: Электронная почта для Office Outlook для Exchange Exchange

Если вы не подключены через сервер Microsoft Exchange, процесс немного отличается, потому что нет «Автоматических ответов», значок на этих типах учетных записей электронной почты. Пошаговое руководство по созданию такого же типа сообщений электронной почты для пользователей, не являющихся пользователями Exchange, можно посмотреть здесь: Out of Office для всех остальных

Следующим шагом будет создание содержимого электронной почты, которое будет отправлено всем, кто отправит вам электронные письма, пока вы находитесь вдали от офиса. Это электронное письмо должно содержать информацию о том, как долго вы будете находиться вне офиса, как вы можете быть достигнуты во время вашего отсутствия (если это необходимо), и кто в бизнесе должен связаться вместо вас, если вы не хотите, чтобы вас добирали в течение вашего времени вдали от офис.

Пример:

Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо. Я в настоящее время не в офисе и вернусь в понедельник, 1 декабря. В течение этого времени у меня будет ограниченный доступ к электронной почте, поэтому мой ответ может немного задержаться. Если вам нужна срочная помощь, отправьте письмо моему помощнику Барбаре Колсон. Ее адрес электронной почты: bcolson @ xyz. ком.

Счастливые праздники!

Шахира

Microsoft предлагает шаблоны и другие примеры, которые можно найти здесь: шаблоны и примеры из офиса.Не забудьте отключить это временное сообщение, когда вы вернетесь в офис, иначе любой, кто отправит вам электронное письмо после того, как вы вернетесь в офис, продолжит получать это же сообщение.

Теперь, когда вы создали исходящую электронную почту, создание аналогичного, последовательного исходящего голосового сообщения, которое приветствует всех ваших абонентов, легко. Используйте те же слова из электронной почты, ссылку, с которой следует связаться в ваше отсутствие и указать, когда вы вернетесь.

Для голосового сообщения необходимо указать номер телефона человека, а не адрес электронной почты.

Пример:

Привет,

Вы дошли до стола Шахиры Рейнери. Пожалуйста, слушайте все это сообщение. Я выйду из офиса до понедельника, 5 января. Если вам нужна срочная помощь, пожалуйста, позвоните моему помощнику Барбу Колсону. Ее номер телефона - 212-555-xxxx.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами, когда вернусь. Благодарю.