Исправление неверных W-2 и W-3

ОБНОВЛЕНИЕ: Изменение срока подачи заявок для форм W-2 и W-3

Изменение крайнего срока подачи заявок на формы W-2 и W-3 потребует от вашей компании изменений в ваши процедуры.

Крайний срок для подачи форм W-2 и W-3 с Администрацией социального обеспечения (SSA) был изменен. Для форм 2017 срок подачи заявок составляет 31 января 2018 года.

Крайний срок подачи заявок в SSA теперь совпадает с крайним сроком предоставления форм W-2 сотрудникам.

Если вы хотите предоставить сотрудникам время для получения форм и внесения изменений, вам необходимо будет предоставить формы W-2 сотрудникам в начале января. Гораздо проще внести исправления перед подачей заявки в SSA.

Узнайте больше о новом сроке подачи заявки в этой статье о сроках подачи годового отчета о налогах на зарплату 2018 года на 2017 год.

Как изменение срока влияет на ошибки формы W-2

Раньше у вас был месяц, чтобы дать W-2 формы сотрудникам и убедиться, что они были правильными, прежде чем отправлять их в Social Управление безопасностью. С двумя крайними сроками теперь то же самое, вы можете захотеть дать W-2 сотрудникам в начале января, так что ошибки могут быть исправлены.

В противном случае вам потребуется выполнить эту процедуру для исправления ошибок в W-2 и W-3.

Исправление W-2 и W-3 с использованием W-2C и W-3C

Если вы опубликовали неверный оператор W-2 сотруднику, то до или после того, как вы подали заявку W -3 с Администрацией социального обеспечения, вы должны заполнить форму W-2c и W-3c.

Во-первых, обзор требований к форме W-2

Вы должны подготовить и раздать W-2 каждому сотруднику, показывая его заработную плату и удержание в течение года, к концу января следующего года. К концу января вы должны подготовить форму передачи W-3 и отправить ее вместе со всеми форматами W-2 в SSA.

Точный срок изменяется каждый год из-за праздников и выходных. Вот обновленная статья с указанием точных сроков текущего налогового года.

Ошибки в имени сотрудника, SSN

Если вы ранее правильно указали имя сотрудника или номер социального страхования, а в этом году имя / SSN неверно, заполните W-2c только через поле i. Не заполняйте пронумерованные ящики с информацией о заработной плате и удержании. Если это первый раз, когда вы неправильно сообщили имя / SSN, просто переустановите оригинальный W-2 и передайте его сотруднику. Если вы отправили форму в SSA вместе с W-3, вам придется делать W-2c и W-3c.

Отсутствующее имя или номер социального страхования

Если ошибка является отсутствующим именем сотрудника или SSN, вы не можете использовать W-2c для добавления этой информации. В инструкциях для форм W-2C и W-3C указано, что вы должны напрямую связаться с SSA по телефону 1-800-772-6270.

Ошибка в сумме в форме W-2

Если вы сделали ошибку в сумме, как для удержания, так и для заработка, полностью заполните W-2c, показывая исходные и скорректированные суммы. Возможно, вам также придется подать 941c, если вы неправильно сообщили о заработной плате и / или удержании в 941 - Ежеквартальном отчете о налоге на работодателя.

Дополнительные примечания

• Если вы заплатили заработную плату работнику по ошибке, эта заработная плата по-прежнему облагается налогом на сотрудника.
• Не используйте W-2c для возврата зарплаты.
• Вы должны использовать отдельный W-3c для каждого типа W-2c (это то же самое, как если бы вы записывали разные типы W-2).

Внимательно прочитайте инструкции

Эта статья является общим обзором этих деклараций о заработной плате и налоговом учете; он не должен быть всеобъемлющим. Перед тем, как завершить W-2c или W-3c, внимательно прочитайте инструкции (находящиеся в документах).

Напоминание о позднем заполнении

Обязательно получите свои W-2 для своих сотрудников к установленной дате и ваши W-3, переданные в SSA вовремя, чтобы избежать штрафов за позднюю рассылку и подачу.