Запутался облаком? Советы по выбору поставщика

Даже опытные юристы, пытающиеся избавиться от офисных серверов, чтобы обеспечить «в эфире», добросовестное усилие может легко стать перегруженным разнообразными облачными службами хранения, доступными сегодня. По мере того, как они привязаны к любому настольному или даже портативному компьютеру, адвокаты сталкиваются с множеством опций для облачного хранилища. Поскольку некоторые из нас испытывают соблазн выбрать первого поставщика, который обещает заставить его работать и сделать его безопасным, другие могут предпочесть более тщательно обоснованный подход, прежде чем сдавать свои данные на большой компьютер в небе.

Этот автор беседовал с основателем и генеральным директором Legal Workspace, основанной в Далласе Джо Келли, о том, как юристы и другие люди в юридической области могут приблизиться к переходу с сервера на облако и тем, что они могут искать в этом. Далее идет наше обсуждение.

Лори Триполи: Есть ли у адвокатов много сопротивления для хранения своих документов в облаке?

Джо Келли: Есть немного. Но есть новое поколение юристов, которые ценят отсутствие привязки к серверу в своем офисе, чтобы они могли безопасно работать где угодно. Некоторые из них считают данные более безопасными в своем офисе или в их серверной комнате, но реальность такова, что, если они подключены к Интернету, их данные намного безопаснее с кем-то вроде нас с нашими брандмауэрами, резервными копиями питания, системами обнаружения вторжений и предотвращения и все это, что связано с центрами обработки данных.

LT: Как юристы склонны решать, какую облачную компанию хранения использовать? Существуют ли другие факторы помимо цены, простоты использования и безопасности?

Джо Келли: Есть много вариантов потребительского класса, которые хороши, но не предлагают специализированные приложения и услуги для адвокатов. Если мы действительно отличаемся, мы нанимаем тех, кто работал в юридических фирмах, и мы получаем их на всех поддерживаемых нами приложениях, что очень полезно для проблем миграции или экспорта.

Что делает продукт вашей компании лучше, чем, скажем, Dropbox?

Joe Kelly: Dropbox - это просто хранилище файлов без многих функций и гарантий, которые большинство юридических фирм находят нужным. Например, определенные записи, хранящиеся в электронном виде, защищены в соответствии с Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), требующим, чтобы охваченные юридические лица, такие как врачи и страховые компании, соблюдали строгие стандарты безопасности для конфиденциальной информации. Если юридическая фирма работает для закрытого лица, она может также подпадать под требования HIPAA. У нас есть предложение, совместимое с HIPAA, которое соответствует этим стандартам, которые могут предлагать готовые решения.

Какую техническую поддержку вы предлагаете?

Джо Келли: Мы включаем неограниченную поддержку от 8 а. м. до 5 стр. м. в часовом поясе наших клиентов, поэтому им не нужно покупать блоки времени для технических услуг. Мы доступны 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, но за определенную плату взимается плата за техническую поддержку.

Предоставляете ли вы обучение?

Joe Kelly: Мы можем предоставить любую настройку и обучение, которые требуются нашим клиентам, с номинальной оплатой за время и любыми материалами.

Что происходит с информацией в облаке, если юридическая фирма распадается?

Джо Келли: Если адвокаты разрываются, чтобы начать новую фирму и не хотят делать огромные капитальные затраты, они могут связаться с нами, чтобы убедиться, что мы настроены на их помощь, и мы работаем со всеми сторонами, чтобы гарантировать, что правильные данные переносятся в новую фирму.

Этот процесс обычно занимает менее недели. Следует учитывать, какая фирма будет поддерживать доменное имя старой фирмы и пересылать любые электронные письма, которые могут появиться.

Откуда вы знаете, если вы были взломаны?

Joe Kelly: Первая линия защиты - это брандмауэры и система предотвращения обнаружения вторжений (IDPS). Кроме того, мы регистрируем доступ всех пользователей к файлам и папкам. Наши администраторы безопасности регулярно просматривают журналы и ищут странные шаблоны, например, если пользователь пытается получить доступ к большому проценту файлов фирмы. Мы перед любыми проблемами с нашей IDPS. IDPS автоматически блокирует IP-адрес (протокол Internt Protocol), если обнаружен странный трафик. Мы фактически контролируем как IDPS, так и журналы безопасности.

Если клиент прекращает действие соглашения, его данные уничтожаются?

Джо Келли: Мы отправляем копию всех данных обратно клиенту в зашифрованном виде.

Мы сохраняем данные только в течение 14 дней. Если мы когда-либо берем серверы из строя, мы используем программное обеспечение Министерства обороны уровня 7, чтобы полностью стереть эти диски, чтобы не было утечки данных.

Как вы участвовали в этом бизнесе?

Joe Kelly: Я изучил системы управленческой информации в школе, а затем начал работу Business Network Consulting, информационной компании и сервисной компании, с офисами изначально в Денвере. Эта компания стала лидером в области аутсорсинга информационных технологий и консалтинга для предприятий среднего бизнеса. По мере того, как мы продолжали расширяться, мы продолжали интересоваться юридическими фирмами облачными решениями и добавляли много клиентов, а также с развитием скорости Интернета и улучшенной технологией мы смогли создать шаблон и предложить набор приложений, которые могли бы поддерживать множество законов фирмы.