Типы информационных систем учета

Системы учета информации собирают и обрабатывают данные транзакций и передают финансовую информацию заинтересованным сторонам. Существует множество типов учетных информационных систем, и в результате они сильно различаются. На эти системы влияет ряд факторов, таких как тип бизнеса, размер бизнеса, объем данных, тип потребностей в управлении данными и другие факторы.

Системы электронной обработки данных (EDP)

Большинство предприятий, за исключением самых маленьких, используют компьютеризированные системы, также называемые системами электронной обработки данных (EDP).

Эти системы обрабатывают каждый шаг в процессе бухгалтерского учета от записи финансовой транзакции до подготовки финансовой отчетности. Компании постоянно совершенствуют свои системные технологии, чтобы оставаться конкурентоспособными и оставаться в соответствии с Законом Сарбейнса-Оксли 2002 года. Даже самые маленькие предприятия могут использовать такие системы, как Quickbooks.

Основы бизнес-операций и бизнес-процессов

Чтобы понять, как работают эти информационные системы учета, вы должны понимать основные термины бухгалтерского учета «бизнес-транзакции» и «бизнес-процессы». Самое главное, вам нужно понять, как бизнес-транзакции и процессы объединяются для создания финансовых отчетов. Что касается систем бухгалтерской информации, бизнес-операции можно разделить на несколько типов бизнес-процессов:

1. Процессы, системы и элементы управления доходами и возвратами

Бизнес-транзакции, подпадающие под эти бизнес-процессы, представляют собой большие объемы ежедневных продаж, возвратов и денежных потоков.

2. Процессы, системы и средства управления расходами и возвратами

Бизнес-операции, подпадающие под эти бизнес-процессы, представляют собой большие объемы расходов, возвратов и операций по оттоку денежных средств. В эту категорию также включены транзакции с оплатой заработной платы и покупки основных средств.

3. Процессы конверсии, системы и средства управления

Бизнес-операции по этой категории являются сырьем и незавершенными транзакциями.

4. Административные процессы, системы и средства управления

Бизнес-транзакции, являющиеся административными, являются инвестициями, займами и транзакциями капитала.

Все эти бизнес-транзакции приводят к созданию T-счетов, созданных в процессах, системах и средствах Главной книги. Из Главной книги разрабатываются как внутренние, так и внешние финансовые отчеты. Внутренние финансовые отчеты могут представлять собой график старения для дебиторской задолженности или отчета о статусе инвентаризации продаж. Внешними финансовыми отчетами будут отчет о прибылях и убытках, баланс и отчет о движении денежных средств.

Типы информационных систем учета

Существует несколько типов или категорий учетных информационных систем. То, что использует торговая фирма, зависит от типа бизнеса, размера бизнеса, потребностей бизнеса и сложности бизнеса:

Ручные системы

Ручные системы бухгалтерского учета используются в основном очень малыми предприятиями и на дому. Если система полностью ручная, для нее потребуется следующее: исходные документы, общая книга, общий журнал и специальные журналы или вспомогательные журналы, которые могут вам понадобиться.

Устаревшие системы

Устаревшие системы часто бывают в существующих бизнес-фирмах и использовались до того, как информационные технологии стали такими же изощренными, как сегодня. Хотя устаревшие системы могут казаться старомодными, у них есть определенные преимущества для фирмы. Они содержат ценные исторические данные о фирме. Персонал фирмы, как правило, знает, как использовать систему и понимать ее. Унаследованная система обычно настраивается на конкретные потребности отдельной фирмы. Вы не найдете такой настройки в общих пакетах программного обеспечения для учета.

К сожалению, унаследованные системы также имеют значительные недостатки. Часто у них нет документации. Как правило, трудно найти запасные части, потому что аппаратное и программное обеспечение может стать устаревшим. Даже компьютерный язык, используемый устаревшими системами, обычно является более старым языком.

Большинство устаревших систем построены с нуля.

Замена устаревших систем

Вы можете полностью заменить устаревшую систему новой, современной системой. Это довольно дорогое решение. Вы также можете обновить устаревшую систему. Вы можете использовать процедуру, называемую очисткой экрана, которая представляет собой метод, который отображает данные на экране компьютера и преобразует их, чтобы новое приложение могло его прочитать. Вы также можете настроить систему интеграции корпоративных приложений. Этот тип системных сетей использует различные приложения в вашей старой системе, такие как инвентарь, платежная ведомость и другие.

Если вы являетесь SMB, если вы не являетесь наименьшим разновидностью, основанной на методах поиска, вам необходимо, чтобы ваша система бухгалтерской информации была актуальной, чтобы держать вас конкурентоспособными в вашей отрасли. Есть много вариантов на выбор.