Конспект расходов на планирование событий

Трудно планировать бюджет событий, если у вас нет четкого представления о том, какие расходы вы понесете. Это кажется достаточно очевидным, но затраты, связанные с планированием событий, могут исходить из нескольких разных мест. Просто, когда вы думаете, что идентифицировали все свои категории расходов, появляется еще один, чтобы отправить вас обратно на чертежную доску. Чтобы этого не случилось, я собрал этот план расходов на планирование событий, чтобы иметь в виду при создании вашего бюджета.

Расходы на месте

Здесь указаны расходы и сборы, обычно взимаемые за место проведения мероприятия. Это часто самая дорогая категория, но ее также легче прогнозировать, так как вы получите официальную смету расходов для предварительного просмотра. При этом не забывайте учитывать переменные издержки, которые меняются с номерами посещаемости. Кейтеринг - хороший пример этого, так как ваши расходы на питание будут увеличиваться с каждым добавлением в ваш список.

Стоимость объекта

• Аренда помещений
• Залог
• Страховое покрытие
• Парковка

Питание и питание

• Питание
• Напитки
• Бармен / Сервер Трудовые пошлины
• Налоги и услуги / Пособия по вознаграждениям

Аудио / видео

• Микрофоны
• Экраны и проекторы
• Доступ в Интернет
• Другое специализированное оборудование

Сторонние поставщики

Эта категория представляет все предметы и услуги, предоставляемые поставщиками за пределами места проведения. Каждый из вас будет оплачивать вас самостоятельно, поэтому важно следить за тем, с кем вы работаете.

Использование электронной таблицы поможет вам организовать контакты вашего поставщика вместе с расходами, связанными с их услугами.

Аренда событий

• Постельные принадлежности, плинтусы для стола и обложки для стульев
• Аттракционы для палаток, постановки и аттракционов
• Физические предметы, не предоставленные местом проведения
• Труд и доставка для установки / срыва

Поставщики декораторов

• Акцентное освещение
• Цветы и центры
• Воздушные шары

Развлечения

• Музыканты или DJ
• Плата за спикера
• Контрактные гонщики (питание, проживание, транспорт)

Производственные расходы

Производство включает в себя весь персонал и ресурсы, необходимые для планирования и проведения мероприятия. Эти расходы начинаются с того момента, когда событие задумывается и продолжается через документацию после мероприятия. Короче говоря, эта категория представляет собой стоимость организации мероприятия, привлечения участников и управления административными элементами.

Маркетинг и регистрация

• Работы по печати и дизайну
• s
• Приглашения
• Управление регистрацией

Планирование и организация

• Платежи по планированию событий
• Сотрудники, занятые неполный рабочий день и временные сотрудники
• Канцелярские товары
• Расходы на связь
• Расходы на командировки

Административные расходы

• Заплаченные вознаграждения работникам
• Расходы на бухгалтерский учет
• Юридические сборы
• Плата за консультанта

Преодоление расходов и чрезвычайные фонды

Там это не волшебное число для того, что вы должны отложить для незапланированных расходов, но вам обязательно нужно ожидать неожиданного.Некоторые планировщики событий предлагают бюджету на пять-десять процентов по сравнению с ожидаемыми расходами, в то время как другие выбирают круглый номер для работы. Конечно, большие события должны выделяться больше, потому что надзор, который выставлен счету на одного человека, может натолкнуться на тысячи долларов.

Цель этого плана - информировать вас о различных типах расходов на планирование событий, которые могут возникнуть. Каждое событие уникально, поэтому ваши могут включать более или менее элементы, перечисленные здесь. Важно знать, откуда будут стоить ваши расходы. Рассмотрение расходов, связанных с конкретным продавцом или категорией, может нанести ущерб вашему бюджету, но худший сценарий полностью забывает о расходах до тех пор, пока счет не поступит.