Как найти место для идеального мероприятия

Решение о лучшем месте или месте проведения мероприятия имеет решающее значение для общего успеха вашего мероприятия. В то время как планирование места требует времени, оно не должно чувствовать себя подавляющим. Для многих, профессиональных планировщиков событий и любителей, это действительно может быть интересной задачей.

Предполагая, что вы уже определили тип планируемого мероприятия и его цель, необходимо учитывать много других факторов, когда вы начинаете процесс выбора самого места проведения.

Следующая дорожная карта поможет вам в выборе идеального пространства событий.

Определите свою целевую аудиторию и узнайте список гостей

Когда вы планируете провести мероприятие, одним из наиболее важных сведений, которые вы должны знать, являются ваши гости и сколько вы ожидаете посетить. Хотя тип мероприятия, безусловно, будет информировать о выборе места проведения, одним из самых больших ограничивающих факторов для пространства событий является его пропускная способность. Убедитесь, что вы знаете, по крайней мере, точную оценку (это может быть диапазон) количества гостей, так как это немедленно ограничит ваши варианты места. Вы также должны рассмотреть свою аудиторию. Убедитесь, что место встречи отражает не только само событие, но и вкусы и ожидания гостей.

Определение сроков события

Проверка вашего календаря, потому что время будет влиять на многие решения, включая ваше место выбора. После вашего списка гостей дата вашего мероприятия станет следующим ограничивающим фактором.

В зависимости от того, какой тип события вы планируете, вы можете обнаружить, что вам нужно быть гибким с датой проведения мероприятия, чтобы получить место, которое вы хотите, или вам нужно будет быть гибким с выбором места для того, чтобы получить дату вы хотите. Вы должны начать планирование места, зная, где вы или клиент гибкие.

Вот несколько вопросов, которые следует учитывать:

• Когда ваши гости, скорее всего, смогут посещать их в соответствии с их графиком?
• В каких местах есть подходящее и доступное пространство для тех времен?
• Когда самое лучшее время для вашей команды управления провести мероприятие?

Рассчитайте свой бюджет

С открытым бюджетом любой человек может спланировать отличное мероприятие и выбрать неограниченный выбор места проведения. Но более чем вероятно, ваши финансовые ресурсы ограничены, и с самого начала вы должны знать, каковы ваши финансовые ограничения, даже если ваш бюджет на мероприятия является простым приблизительным подсчетом или диапазоном. Планировщик событий всегда может планировать отличное мероприятие в разумном бюджете.

• Устраивают ли места в ваших бюджетных параметрах расходы на космос, техническое и общественное питание?
• Обсуждали ли вы выгодную ставку за услуги и продемонстрировали ценность своей роли?
• Вы допустили гибкость в своем бюджете, если расходы на линию превышают план?

Скрыть различные местоположения

После того, как номера списка гостей и возможные даты событий сужаются, важно определить места, где может быть проведено событие. Отели и события или конференц-центры являются одними из самых популярных площадок для проведения корпоративных мероприятий и свадебных приемов, но они не единственные варианты.

Это время, чтобы быть творческим в своем мышлении. Рассмотрим следующее:

• На основании темы вашей встречи, какие три лучших места приходят на ум?
• Где ваши гости предпочли бы присутствовать на этой встрече?
• Что будет наиболее удобно для ваших гостей?
• Помимо отеля, какие неожиданные местоположения могут увеличить скорость RSVP?

Поиск подходящего типа пространства событий

Место, которое вы выбрали, должно иметь подходящее пространство для типа запланированного события. Будет ли ваше мероприятие танцполом? Вам нужна система ПА? Как насчет подиума оратора или экрана проектора? Какая настройка таблицы вам нужна? В дополнение к рассмотрению этих вопросов, вот некоторые из главных вопросов планирования места, чтобы задать себе вопрос:

• Соответствует ли место проведения мероприятия специальным критериям вашей программы или мероприятия?
• Можно ли разместить место для вашего производства, развлечений, аудио / видео, звука и других технических потребностей?
• Является ли состояние объекта отражением высоких стандартов вашей организации?

Рассмотрите возможности и ограничения места размещения

В дополнение к поиску подходящего типа пространства событий вам нужно будет изучить типы других услуг, предлагаемых местом проведения, и определить их ценность для вашего мероприятия. В некоторых местах также будет предпочтительный список поставщиков, из которого вы должны работать, чтобы найти поставщиков или поставщиков для других услуг. Другие места имеют ограничения на декор или другие аспекты самого события. Некоторые вопросы, которые следует задать, включают:

• Есть ли в этом месте хорошие варианты парковки или камердинер?
• Предоставляет ли это место безопасность?
• Предлагает ли это место дополнительные услуги, такие как питание, цветочные композиции, аренда постельного белья и стола и т. Д.?
• Есть ли в этом месте установка и очистка экипажа?
• Ограничивает ли это место, с какими другими продавцами вы работаете?
• Имеются ли в этом месте минимумы продуктов питания и напитков?

Учитывайте репутацию места

Репутация места проведения службы имеет решающее значение. Это часто является разницей между проведением хорошего события и большим событием. Всегда помнят, как место, где располагаются его объекты, персонал и клиенты. Чтобы понять смысл репутации места встречи, рассмотрите следующие вопросы:

• Каков срок пребывания менеджера конференции, менеджера по организации питания или шеф-повара?
• Будет ли руководство относиться к вам как к VIP-клиенту или как к одной из нескольких программ?
• Насколько гибка возможность для вас?
• Есть ли у них отзывы или отзывы?
• Есть ли в объекте фотографии, похожие на ваши фотографии?

Запланируйте посещение места

Если логистика и время не будут полностью предотвращены, каждый планировщик событий должен провести инспекцию сайта до заключения контракта на любое место.Картинки могут быть чрезвычайно полезными, но есть много аспектов, которые можно оценить только лично. Попросите провести тур по месту проведения, включая все, начиная от парковки и до входа в помещение, и в место проведения мероприятий в ванных комнатах. Вы будете рады, что сделали!

Включение предпочтений клиентов

В конце дня планировщики событий должны представить свои рекомендации по месту жительства своему клиенту (будь то внутренний клиент, например, руководители компаний или менеджмент или внешний клиент) и получить разрешения. Вопрос только в том, чтобы спросить себя о клиенте на этапе планирования места, будет ли клиент одобрить мою рекомендацию? Чтобы с уверенностью ответить на этот вопрос, вы должны убедиться, что вы понимаете ожидания и предпочтения клиента с самого начала.