7 Способов повысить уровень коммуникации в вашем малом бизнесе

Общение - это основа всех ваших отношений в вашей личной жизни; это ничем не отличается в бизнесе. Без эффективной коммуникации между вашими сотрудниками, вашими клиентами и всеми, с кем вы вступаете в контакт, могут возникать недоразумения, проблемы и конфликты. Плохая коммуникация может сделать эффективное делегирование, повышение производительности и приятную рабочую среду практически невозможной.

Советы ниже помогут вам точно настроить свои навыки общения, чтобы вы могли сэкономить время, уменьшить стресс и стать более продуктивным, эффективно взаимодействуя при каждом взаимодействии, которое у вас есть в вашем малом бизнесе.

1. Ограничение и прослушивание

Слушание - это ключ к эффективной коммуникации, но это не всегда легко. Один из способов стать лучшим слушателем - попытаться ограничить отвлекающие моменты во время ваших разговоров, которые затрудняют восприятие и понимание того, что говорят другие. Это может означать закрытие вашего почтового клиента, выключение телефонного звонка или закрытие двери в офис. Делая эти мелочи, вы гарантируете, что человек, с которым вы говорите, обращает ваше внимание.

Также важно ограничить внутренние отвлечения, то есть все, что происходит в вашем сознании. Когда у вас есть несколько тем, которые нужно решать во время встречи или разговора, проходящего через них, чтобы получить все ваши идеи, может быть заманчивым, но это вызывает путаницу и может заставить другого человека чувствовать, что его или ее вклад не важен.

Замедляйтесь и помните, что общение - это улица с двусторонним движением. Создайте приманку, которая позволяет обеим сторонам говорить.

2. Быть отзывчивым

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать, когда возникает конфликт, или кто-то имеет жалобу на ваш бизнес, продукты, услуги и т. Д., Игнорирует это. В большинстве случаев какой-то ответ должен быть выпущен немедленно, даже если это всего лишь краткое заявление о том, что вы рассмотрите проблему.

Если вы подождете, пока у вас есть вся необходимая информация, прежде чем обратиться к несчастливой стороне, они могут оказаться не только несчастными, но и теперь злыми. Держите линии связи открытыми во всех ситуациях, будучи максимально реагирующими и следя за тем, чтобы люди, обращающиеся к вам, чувствовали, что их проблема важна для вас.

3. Задайте правильные вопросы

Большая часть коммуникации зависит от получения необходимой вам информации, и много раз это означает, что вам нужно задавать правильные вопросы. Есть подсказки о том, какие вопросы вы должны задавать в каждой части вашего разговора. Вы должны уметь слушать и обнулять эти подсказки, чтобы выяснить, какие вопросы будут распутывать необходимую вам информацию.

Рассмотрите случай сотрудника, который не встречал цели и, как правило, недовольны работой. Если вы не зададите правильные вопросы, вы, возможно, никогда не столкнетесь с корнем проблемы, и это может быть что-то из личных проблем, чтобы быть недооцененными.

4. Сделайте большую часть встреч

Заседания печально известны тем, что они являются отвратителями времени, если они плохо спланированы и тщательно организованы. Если вы являетесь организатором, первое, что вы должны сделать, чтобы уважать время каждого и сделать свою встречу максимально эффективной, - это запланировать ее заранее.

Затем потребуется время, чтобы подготовить повестку дня, в которой излагаются фокусные точки и определяется структура собрания.

Вот еще несколько советов по умным советам, которые помогут вам убедиться, что ваши встречи продуктивны:

• Подтвердите время встречи в соответствующие временные зоны за один-два дня до собрания.
• Назначьте модератора встречи, который руководит собранием, и убедитесь, что его участники придерживаются повестки дня.
• Поощряйте материалы и вопросы от всех участников собрания.
• Делайте заметки или назначайте кому-то еще делать заметки, чтобы фиксировать важные детали собрания.

5. Комбинированные методы связи

Лицевая или голосовая связь отлично подходит для устранения проблем времени, часто возникающих с электронной почтой. Но он также может создавать больше вопросов и путаницы, если все стороны не находятся на одной странице.

Даже если большая часть вашего общения происходит по телефону или в сетевых событиях, вы можете создавать сводные электронные письма, в которых описывается, что обсуждалось, какие последующие шаги и кто несет ответственность за что. Это может быть отличным способом объединить различные методы коммуникации для более эффективного (и менее запутанного) движения вперед.

6. Фокус на обслуживание клиентов

Хорошее обслуживание клиентов зависит от двусторонней связи. Часто, когда возникают конфликты с клиентами, ключ к разрешению связывается, чтобы выявить проблему, а затем продолжать общение до тех пор, пока не будет определено решение.

Одним из способов поддержания долгосрочных отношений с вашими клиентами является поддержание открытых линий связи. Это означает, что вы спрашиваете о том, как обстоят дела и как они относятся к продуктам и услугам, которые вы предоставляете. Это может быть достигнуто в конце проекта, в ходе повседневных разговоров, с фокус-группой или посредством официальных опросов.

7. Использовать обратную связь, которую вы получаете

Если вы уже общаетесь со своими клиентами, вы, вероятно, будете получать обратную связь регулярно, даже если вы не запрашиваете ее с помощью формальных методов. Это может быть золотой рудой полезной информации о том, как ваши бизнес, продукты и услуги воспринимаются клиентами и потенциальными клиентами. Чтобы быть эффективными, вы должны использовать эти данные для изменения и улучшения ваших процессов. Создайте процесс сбора обратной связи, которую вы получаете в одном месте, а затем выделите время каждый месяц или два для анализа данных и создания плана для внедрения и отслеживания улучшений.

В конечном счете, эффективная коммуникация может быть одним из самых важных навыков, которые вы используете в своем бизнесе.Если ваши навыки общения могут использовать некоторую тонкую настройку, найдите время, чтобы проанализировать, как вы общаетесь, и результаты вашего общения. Затем сосредоточьтесь на том, как вы можете улучшить его с течением времени. Вы можете быть удивлены, насколько это изменит ваши отношения с персоналом, клиентами и коллегами в лучшую сторону.