6 Способов сделать ваши сообщения электронной почты для бизнеса еще более профессиональными

Многие владельцы малого бизнеса полагаются на электронную почту в качестве основного способа делового общения. Это неудивительно; электронная почта быстро, легко и обеспечивает бумажный след. Но это не означает, что ваши сообщения электронной почты, особенно когда дело доходит до делового общения, должны быть расслаблены. На самом деле, плохое электронное сообщение может стоить вам клиентов, одновременно ущемляя ваш бренд и вашу репутацию.

Отправка профессиональной электронной почты для бизнеса сводится к созданию привычек, которые сосредоточены на четкой, лаконичной и соответствующей коммуникации.

1. Использование бизнес-адреса электронной почты

Когда вы являетесь владельцем бизнеса, ведете бизнес от имени своей компании, убедитесь, что используете бизнес-адрес электронной почты. В идеале это означает, что у вас есть служебный адрес (например, yourname @ yourbusiness. Com), который вы используете для всего делового общения.

Если это невозможно, вы можете создать бесплатный адрес электронной почты, который включает ваше фирменное имя (например, yourbusinessname @ gmail.com). Использование личного адреса электронной почты, явно не связанного с вашим бизнесом, может, в худшем случае, повредить вашему профессионализму, и во многих случаях вас могут не воспринимать всерьез.

2. Keep Messages Short and Sweet

Нет ничего плохого в объяснении вещей очень подробно; он может обеспечить ясность и уменьшить недоразумения. Но когда сообщение электронной почты начинает напоминать роман, вы можете быстро потерять внимание получателя и запутать проблему с нерелевантной информацией. Чтобы этого избежать, придерживайтесь одного вопроса по электронной почте, и когда вам нужно включить дополнительную информацию, используйте выделенные жилые подзаголовки, поэтому наиболее важные детали будут ясными.

3. Использование описательных тематических строк

Вы когда-нибудь открывали сообщение по электронной почте на основе темы и в конечном итоге были полностью смущены и немного раздражены, когда речь шла о чем-то совершенно другом? Поскольку вы уже сохраняете каждое электронное письмо, которое вы пишете, ограничиваясь одним предметом, указанным выше, вы также должны убедиться, что ваша строка темы отражает эту тему и ничего больше.

Это не только поможет получателю, но также поможет упростить управление входящей почтой.

4. Tone It Down

Легко позволить вещам летать, когда вы отправляете электронное письмо, потому что вы можете почувствовать, что вы защищены экраном вашего компьютера, но некоторые разговоры легко могут быть неправильно поняты в электронной почте. Фактически, без вербальных коммуникационных сигналов, чтобы смягчить сообщение, которое вы отправляете, любое электронное письмо может быть принято неверным способом. Если вы отправляете сообщение, которое может быть сомнительным, перечитайте его перед отправкой, и если вы все еще не уверены, вам, вероятно, лучше подобрать телефон.

5. Сделайте свою подпись по электронной почте полезной

Записи в кодах, рекламных акциях и бюллетенях в электронной почте могут быть эффективными в некоторых ситуациях, но эти элементы никогда не должны козыряться с использованием вашей электронной почты, для чего она предназначена для использования - предоставление вашей контактной информации.Ваш первоначальный адрес электронной почты или ответ должен включать подпись электронной почты с полным именем, компанией и URL как минимум. Телефонный номер, название и повторный отправку адреса электронной почты тоже не повредит.

6. Проверьте правописание и пробную версию

Проверка орфографии проста. Сделайте это по умолчанию в своем почтовом клиенте, чтобы проверить все сообщения перед их отправкой.

Электронная почта более неформальная, и есть немного больше снисходительности к орфографическим и грамматическим ошибкам, но выглядит ужасно, чтобы отправить сообщение, пронизанное ошибками. Последнее, что вы хотите, это произвести плохие впечатления, потому что вы спешили отправить электронное письмо и пропустили проверку орфографии и грамматики.

Электронная почта - важный способ общения в бизнесе, даже если это не ваше первое предпочтение. Следуя этим рекомендациям по электронной почте, вы сможете поддерживать профессиональную и продуктивную работу с электронной почтой, и вы можете быть уверены, что впечатление, которое вы делаете, является хорошим.