Телефонный этикет - разум ваши манеры при использовании телефона на работе

Когда вы начали пользоваться телефоном? Вероятно, как только вы могли сказать «привет». Для совершения или получения вызова вам не нужно было больше навыков. Правда в том, что, конечно же, это не ракетостроение, надлежащий телефонный этикет в рабочей среде предполагает нечто большее, чем способность произносить приветствие. Поскольку это может быть ваша начальная точка контакта с клиентом, клиентом или даже с вашим работодателем, это ваша возможность сделать хорошее первое впечатление …

или плохой. Вот несколько советов, которые вы должны соблюдать при использовании телефона на работе:

• Ласточка первая: Другими словами, ваш рот должен быть незанятым при совершении звонка или ответе на телефон. Вы хотите четко говорить, а это невозможно, если вы жуете или глотаете.
• Имя и рейтинг Пожалуйста, Когда вы получаете звонок на работу, вы должны идентифицировать себя и свою компанию и отдел, если это применимо. Если вызывающий абонент был передан вам из основной линии компании, вы можете указать только ваше имя и отдел. Человек, который первоначально ответил на звонок, скорее всего, дал название компании. Когда вы являетесь абонентом, определите себя таким же образом, прежде чем просить человека, которого вы пытаетесь достичь.
• Манеры действительно имеют значение: Всегда будьте вежливы, независимо от того, кто находится на другом конце линии. Если вы разговариваете с портье или президентом компании, никогда не забудьте сказать, пожалуйста, и спасибо. Помимо того факта, что все заслуживают уважения, человек, который отвечает на ваш звонок, может убедиться, что он будет рассмотрен соответствующим образом.

• Фокус: В то время как все мы любим многозадачность (или пытаемся) воздерживаться от стремления к другим вещам, пока вы находитесь на вызове. Вы должны дать человеку, с которым вы разговариваете, с вашим неразделенным вниманием. Ваша электронная почта, социальные сети и игры могут подождать.
• Теперь удерживайте нажатой: Прежде всего, вы должны избегать всех других разговоров, пока вы находитесь на телефоне. Реальность иногда мешает. Возможно, вам придется поговорить с кем-то, кто приходит в ваш офис или кабинку или забрать другой звонок. Извините себя, а затем ограничивайте свой другой разговор всего несколькими секундами. Не оставляйте кого-то в ожидании на неопределенный срок. Если вы не можете быстро позаботиться о другом, но с ним нужно немедленно обратиться, вместо того, чтобы поставить человека, с которым вы разговаривали, спросите, можете ли вы перезвонить в удобное для нее время.

• Не позволяйте своему абоненту потеряться в системе: Бывают случаи, когда вы не сможете помочь человеку на другом конце линии и должны будете перенести его к тому, кто может. Когда вы это сделаете, убедитесь, что он знает, кому вы передаете звонок и почему.Пусть он знает, что делать, если звонок не проходит, или если человек, которого вы его отправили, не существует или не может помочь.
• Сохранять сообщения Короткие и сладкие: Когда вы оставляете сообщение голосовой почты для кого-то, говорите медленно и четко, особенно когда вы указываете свое имя и номер телефона. Слишком много людей оставляют очень длинные и бессвязные сообщения только для того, чтобы быстро пробормотать их имена и номера в конце, что не позволяет получателю не вернуть вызов.
• Достаточно: Если вы оставите сообщение, а человек, для которого вы его оставили, не сразу возвращается к вам, возможно, потому, что она не может в данный момент. Нет необходимости звонить снова и снова. Если это насущная проблема, вы можете попробовать снова позвонить на следующий день или написать письмо с сообщением о том, что вы также оставили голосовую почту.
• Слушать Сначала: Прослушать голосовую почту, которую вы получили в полном объеме, прежде чем возвращать телефонный звонок. Вы можете узнать, что даже не нужно перезванивать (ничего себе, что задержка) или что вам нужно сначала что-то позаботиться. Например, вызывающему абоненту может понадобиться информация, которую вы можете получить, когда вернетесь к ней.