Написание официальных писем и материалов для приглашений

Планировщики мероприятий и совещаний, как ожидается, будут вносить или писать официальные пригласительные письма и материалы для собраний, стимулирующих поездок и других программ, которые они организуют. Это не должно казаться подавляющей задачей, но важно следовать определенным шагам, чтобы следовать надлежащему типу приглашения и не пропускать важные детали для ваших гостей.

Вот как:

1. Создать тему мероприятия. Прежде чем писать официальные пригласительные письма и материалы, планировщики должны убедиться, что у них есть соблазнительная тема для программы. Следующие вопросы помогут начать мозговой штурм: Является ли это образовательной конференцией, семинаром или стимулирующей поездкой? Где он проводится? Что уникально в этом пункте назначения или месте? Каков грубый график проведения мероприятия? Каковы некоторые из целей программы? Почему участник должен присутствовать? Эти вопросы помогут создать отличную тему.

2. Создать электронное приглашение. Многие официальные пригласительные письма и материалы для крупных событий теперь перенесены в системы онлайн-регистрации из-за объема важной логистики событий, которая должна быть захвачена во время процесса RSVP: написание имен, контактная информация, диетические требования, доступ к инвалидности, потребности в транспорте, детали программы, информацию о деятельности и многое другое. Примечание: Менее сложные события могут использовать одну веб-страницу или графическое изображение дизайна, отправленное по электронной почте, для передачи сведений о мероприятии и контактов RSVP.

3. Создайте печатное приглашение. В зависимости от характера вашей программы или события пригласительный этикет может предложить вам написать официальные пригласительные письма и заметки, чтобы ваши гости знали, что вы действительно цените их присутствие. Это отличается от материалов мероприятия; вместо этого рассмотрите простую пригласительную карточку, которая предоставляет ценную информацию вашему гостю, включая имя хоста и его / ее название, тему события, дату (даты) и / или время (ы) и контакт RSVP.

4. Написание официальных приглашений на мероприятие. В рамках электронного приглашения вы должны набросать информацию высокого уровня о программе и событии. Например, если это стимулирующая поездка или многодневная конференция, вы захотите включить следующее: пункт назначения, главное место для размещения в гостинице / конференции, главную тему, докладчики (включая биографию), расписание, мероприятия, логистику и детали о регистрации. Пригласительные письма и материалы должны предоставить гостям повод для посещения и всегда включать призыв к действию.

5. Пригласительный этикет начинается с обзора места / места. При написании официальных пригласительных писем и материалов всегда можно предположить, что никто не был в том месте, где вы размещаете программу.Это означает, что вам следует написать краткий обзор места назначения и / или отеля / объекта / места проведения программы. Если вы планируете многодневное мероприятие, держите эту информацию как можно более высоким, но убедитесь, что имеется достаточно информации, чтобы предоставить гостю уникальные сведения о месте и почему они должны вкладывать свое время с собой.

6. Пригласительный этикет требует расписания событий. Если вы планируете многодневное мероприятие, такое как программа поощрения, материалы приглашения должны включать как можно больше деталей, чтобы гости могли надлежащим образом планировать свое время с вами. Это означает, что в вашем приглашении должны быть указаны методы и время прибытия, когда ожидается, что они будут участвовать, время для деловых встреч и мероприятий (и выбор мероприятий), информация о еде и информации о выезде.

7. Пригласительный этикет требует описания деятельности. При написании официальных пригласительных писем и материалов дайте обзор различных мероприятий, чтобы помочь гостям лучше определить, что соответствует их интересам. Является ли ваша программа для гольфа мероприятием на полдня или на целый день? Что такое «класс» этих речных порогов? Какова высота, на которой вы принимаете мероприятие, и насколько высока ваша программа на горных велосипедах? Какова продолжительность времени для класса живописи и что они узнают?

8. Пригласительный этикет требует информации о логистике. Опять же, если вы принимаете многодневную программу, гостям должны быть предоставлены сведения о каждом из следующих пунктов:

   • Бронирование авиабилетов
   • Регистрация событий
   • Бронирование номеров
   • Трансфер из аэропорта > Дресс-код
   • Погода
   • Процедуры регистрации
   • Невозмещаемые предметы
   • Контактные данные для персонала вашего персонала
   • Разработка окончательной повестки дня.

9. Это будет выглядеть иначе, чем исходные материалы приглашения, но должно быть предоставлено приглашенным гостям по прибытии или непосредственно перед посещением мероприятия. Он должен включать в себя часовое время (прекрасно сочетать часы) обзор того, что запланировано, когда и где. Если у вас есть несколько учебных треков, запланированных одновременно, полезно указать эти треки в группах, чтобы участники знали, какие темы запланированы, когда и где. Создать приветственное письмо.

10. Многие планировщики борются с тем, какую информацию они должны или не должны включать в приветственные письма. Лучший совет заключается в том, чтобы сохранить приветственное сообщение простым и сообщить гостям, что их приветствуют и ценят. В пригласительном этикете говорится, что письмо должно быть подписано официальным хозяином мероприятия. Одним из наиболее упущенных элементов приглашения на мероприятие является уведомление о выезде. В рамках приветственного письма и любых прибытий приезда важно приложить детали о том, как будут отправляться гости.

    Создание карточек меню.

11. Планируете ли вы завтрак, обед или ужин, гости всегда ценят, как видят меню, в которых перечислены пункты меню для каждого блюда. Это дает им возможность поговорить о том, когда собираешься вместе с другими за их столом, и позволяет персоналу ожидания быстро получать от гостей выбор меню, помогая сохранить график на ходу. Примечание: Если вы планируете особый сюрприз во время еды, например, тематический десерт для некоторых уникальных развлечений, полезно сохранить эти предметы с карты меню, чтобы усилить особый эффект. Создание благодарственных подарочных карт.

12. Будь то подарок прибытия или подарок на подушку, каждый подарок благодарности должен иметь свою подарочную карту. Это возможность укрепить сообщения «спасибо» и сделать ваши гости особенными. Полезно включать формулировки и сообщения, которые отражают тему самого события. Создайте индивидуальные уведомления об отправлении.

13. В день перед отъездом доставляйте уведомления в комнаты для гостей, которые напоминают им, когда они отправятся, включая номер рейса и время вылета. Это дает возможность исправить любые ошибки в последнюю минуту, которые могут быть упущены при планировании логистики.

    Советы:

Убедитесь, что у вас отличный графический дизайнер и онлайн-процесс регистрации. Проблема по-прежнему заключается в том, что существует множество различных систем регистрации онлайн-событий, но они либо требуют большой настройки, либо использования сторонних систем по-прежнему считаются немного дорогостоящими по принципу приглашения. Вот почему многие планировщики все еще полагаются на свои собственные инструменты и ресурсы.

1. Найдите себе большой магазин канцелярских товаров. Хотя организации все больше движутся к использованию электронных форм коммуникации, которые все еще не заменяют воздействия, которое распространяются в печатных приглашениях и материалах событий. Посмотрите на канцелярские принадлежности, которые дополнят вашу тему событий и изменят стили бумаги и размеры, чтобы создать больше интереса и драмы. Ваши гости заметят усилия.
2. Создайте шаблон и реплицируйте оттуда. Планировщики должны создавать шаблонные пригласительные письма и материалы и просто обновлять новые события из шаблонов предыдущих программ и событий. Конечно, нужно выбирать и использовать новые канцелярские принадлежности, графику, текст и т. Д., Поэтому каждый раз требуется определенное количество настроек.