, Что говорить в совещаниях проектной команды

Как руководитель проекта, вы должны проводить собрания команды проекта не реже одного раза в месяц, чаще чаще. Вы можете иметь их один раз в неделю или даже по быстроходным проектам ежедневно.

Однако часто вы объединяете всех - и независимо от того, делаете ли вы это практически или лично - ваши совещания по проектной группе будут регулярно охватывать одни и те же темы.

Вот о чем поговорить, когда вы соберете свою команду проекта на собрании.

Статус проекта

Основная часть любого собрания проектной группы будет обсуждать статус работы. Это может иметь несколько форм, но наиболее распространенное происходит вокруг каждого человека и просит их объяснить их прогресс. Этот обзор состояния дает вам возможность отслеживать состояние проекта в целом.

Также неплохо смотреть вперед: а также отчет о статусе каждого из того, что они завершили, вы должны спросить их, что им нужно делать дальше. Это приводит к: «И вам нужна помощь? », Чтобы команда имела возможность попросить и предложить друг другу помощь.

Проблемы проекта

Проблемы с проектом - это то, что произошло, и вызывают проблемы в вашем проекте. Это может быть что угодно: от нехватки людей к ленивому спонсору проекта, чтобы не иметь делового случая. (У вас нет бизнес-кейса? Узнайте, как его написать здесь.)

Риски проектов

Расскажите о рисках проекта, которые вы в настоящее время имеете в своем регистре рисков.

Затем дайте людям возможность зафиксировать любые новые риски, которые они могли бы идентифицировать со времени последней встречи.

Если возникает новый риск, обсудите его как команду и выполните следующие шаги.

Рабочая нагрузка

Ваша встреча в команде - отличное место для обсуждения рабочей нагрузки людей в команде. У кого слишком много работы?

Кто может взять больше? Кто-нибудь хочет узнать новое умение и это умение демонстрируется кем-то еще в недалеком будущем? Могут ли они работать тень?

Если ничего другого, в этом обсуждении вы узнаете, что рабочая нагрузка, которую вы назначаете команде, в порядке. Если нет, это дает вам раннее предупреждение о том, что вам нужно что-то сделать, например, перемещение заданий между людьми, чтобы лучше сгладить накладные расходы всей команды в целом.

Предстоящие отсутствия

Полезно иметь представление о том, кто находится в отпуске, и о любых выходных днях, которые могут повлиять на способность членов команды выполнять задания или выполнять свою работу. Часто вы обнаружите, что руководители команд не передают эту информацию вам, и вы полагаетесь на самих людей, чтобы сообщить вам, когда они отключены.

Это может быть что угодно: от запланированного отсутствия болезни для отпуска, отпуска по отцовству или национального праздника в их стране, о котором вы не знали - как вы можете сказать, такая дискуссия особенно важна для международных и виртуальных команд.

Любой другой бизнес

Всегда есть время в конце встречи, чтобы каждый мог поднять дополнительные моменты, которые не были рассмотрены в основном обсуждении.

На этот раз вам может и не понадобиться, и в этом случае вы можете приблизить встречу раньше. Тем не менее, вы вполне можете обнаружить, что есть темы, которые вы упускали из виду, что другие считают важными и хотят обсудить с командой - вот что такое AOB (Any Other Business).

Дайте человеку AOB слово, чтобы обсудить их точку. Следите за временем, и если вы считаете, что это дискуссия, которая требует больше времени, чем вы можете дать прямо сейчас, предположите, что этот предмет правильно рассмотрен на следующем собрании или что вы встречаетесь отдельно, чтобы подробно рассказать об этом.