Что такое счет-фактура и что он включает?

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура , иногда называемая счетом-фактурой продаж, - это счет, отправленный поставщиком продукта или услуги покупателю. Счет-фактура устанавливает обязательство со стороны покупателя платить, создавая дебиторскую задолженность. Другими словами, счет-фактура является письменной проверкой соглашения между покупателем и продавцом товаров или услуг.

Счета-фактуры являются важной частью системы ведения бухгалтерского учета и бухгалтерского учета вашего бизнеса, поскольку они фиксируют транзакции продаж.

Что включает счет?

В обычных разделах счета-фактуры:

• Дата , что счет был создан. Не забывайте об этом! Дата счета-фактуры начинает отсчет часов на клиенте. Если у вас есть условия (срок оплаты), вы хотите включить дату, чтобы все знали, когда платеж будет наложен.
• Имена и адреса клиента и поставщика. Если вы создаете счет-фактуру в бухгалтерском программном обеспечении, вам может понадобиться только адрес электронной почты клиента, но по-прежнему стоит собирать и включать физический адрес, если вам нужно отправить реальное письмо или документ.
• Контактные лица физических лиц на двух предприятиях (или бизнес и физическое лицо). Это правильное правило отношений с клиентами, чтобы убедиться, что вы правильно написали имена.
• Описание купленных товаров , продуктов или услуг, включая цены и количества. Часто у вас будут стандартные описания товаров и инвентарные номера. Но будьте как можно более конкретными и подробными, когда вы создаете счет-фактуру. Это позволяет избежать путаницы и проблем «я не знал».

• Условия оплаты. Например, поставщик может указать «нетто 30 дней», что означает, что вся сумма должна быть отправлена ​​в течение 30 дней.

Как выставить счет клиенту

Возможно, вы используете программное обеспечение для онлайн-бухгалтерского учета, или, возможно, вы используете предварительно распечатанный счет-фактуру, который вы заполните. Процесс работает одинаково для обоих процессов фактурирования.

Вы будете составлять счет-фактуру только после того, как вы отправите или доставите продукт или услугу клиенту.

• Начать с идентификация клиента . В некоторых случаях вы также можете захотеть идентифицировать субклиента или работу в файле этого клиента.
• Включить номера предыдущих документов , связанные с этой продажей, включая любой заказ на покупку или договор продажи или оценку.
• Определите проданные и доставленные товары . Обычно вы должны включать имя продукта или услуги, количество (или время, для услуг) и тариф (за элемент или час). Если вы используете онлайн-программное обеспечение, рассчитывается общее количество для каждого элемента. Это место, где вам может потребоваться классифицировать элемент как «отсталый»."
• Каждый элемент получает свою собственную строку, и добавляется общее количество всех строк.
• Далее вы будете включать информацию о любых депозитах , уже сделанных клиентом, или любых скидках < применяется к этому счету. Вы можете предложить клиентам различные способы оплаты, возможно, предоставив скидку на оплату наличными.
• Включите
• условия доставки для отправленных товаров. : Пункт отправления FOB или пункт назначения FOB (FOB означает «бесплатно на борту».) Если условия являются отправной точкой FOB, то отправитель (это продавец) оплачивает доставку. Если условия являются местом назначения FOB, покупатель оплачивает доставку Кроме того, стоит отметить, что клиент берет предмет или предметы, если есть какие-либо вопросы о получаемом элементе. Включите условия продажи
• . То есть, когда делаете вы хотите, чтобы покупатель заплатил, и вы дадите скидку на досрочный платеж? Условия выражаются следующим образом: 2/10 Net / 30. Это означает, что вы дадите скидку 2%, если оплата в течение 10 дней, и весь остаток должен быть произведен в течение 30 дней. Счета-фактуры могут быть отправлены по почте или отправлены по электронной почте или отправлены по факсу клиенту.

Когда клиент платит, номер счета-фактуры следует указывать в квитанции о продаже и соответствовать квитанции о продаже в вашем бухгалтерском программном обеспечении, поэтому ясно, что счет был оплачен. Платеж берет непогашенную сумму из вашей учетной записи дебиторской задолженности.

Счета-фактуры и заказы на поставку

Счета-фактуры иногда путаются с заказами на покупку. Заказы на поставку (ПО) находятся перед транзакцией, а счета-фактуры - после транзакции. Заказы на поставку записывают заказ клиентом поставщику или поставщику. С другой стороны, счет-фактура регистрирует получение продукта или услуги и, как указано выше

Некоторые примеры счетов-фактур

Сьюзен Уорд, специалист по малым бизнес-канадцам, имеет образец счета-фактуры , который включает канадскую информацию, но он даст вам представление о том, что включает в себя счет-фактура . Аллена Тапия, эксперт по работе с внештатными специалистами, имеет пошаговые инструкции для создания счета-фактуры.