Что, если вы потеряете бизнес-отчеты в случае стихийных бедствий?

Если ваш бизнес пострадал от катастрофы, как ураган, торнадо или метель, вам нужно сразу вернуться в бизнес. При планировании бизнес-катастрофы важно учитывать, как хранить и восстанавливать свои бизнес-записи.

Что произойдет, если вы потеряете свои бизнес-записи в случае бедствия? Это двойной удар. У вас здесь две проблемы:

Во-первых, у вас нет записей для поддержки налоговых вычетов вообще и

Во-вторых, у вас нет записей для поддержки потерь из-за катастрофы.

Поддержка налоговых вычетов, когда документы недоступны

IRS требует, чтобы компании (и физические лица) предоставляли записи для поддержки своих деловых или личных налоговых вычетов. Если у вас нет деловых документов для поддержки вычетов, и вы проверяетесь, у вас есть дилемма. В налоговых правилах указывается, что «недоступность записей налогоплательщика не освобождает налогоплательщика от бремени доказывания его или ее права на удержанные удержания».

Вам нужно будет попытаться восстановить те потерянные бизнес-записи. Но если записи были потеряны или уничтожены в результате бизнес-катастрофы, что вы делаете?

Поддержка ущерба от стихийных бедствий, если документы недоступны

В случае стихийного бедствия, которое наносит ущерб вашей деловой документации, выполните двухэтапный процесс.

Во-первых, укажите, что произошло. В недавнем (2014 г.) решении по Налоговому Суду Суд обвинил налогоплательщика в том, что он никогда не сообщал о катастрофе.

В этом случае налогоплательщик заявил, что ущерб от наводнений привел к тому, что его деловые документы были невосстановимы, но он не документировал ущерб от наводнения страховым требованием или другими доказательствами. Если вы не можете доказать, что записи были потеряны или уничтожены, IRS может предположить, что у вас их не было в первую очередь.

Лучший способ документировать катастрофу - это подать заявку на страхование. Даже если вы живете в зоне бедствия, IRS не знает, потеряла ли ваша компания убыток, если вы не поместили убыток в письменной форме.

Как документировать потери бизнеса

Вам понадобятся данные о ваших активах для документирования убытков бизнес-активов, включая транспортные средства, оборудование, мебель и светильники. Сообщите о потерях в результате потери вашего бизнеса или личной налоговой декларации. Публикация 547 IRS описывает процесс определения отчислений на потери, включая снижение справедливой рыночной стоимости.

Вы также можете обратиться за помощью в FEMA (федеральное агентство по оказанию чрезвычайной помощи) или подать заявку на помощь в случае стихийных бедствий в Администрацию малого бизнеса.

В случае упомянутого выше дела налогового суда, если ваши деловые документы потеряны или уничтожены, вы должны предпринять «серьезные и убедительные усилия» для восстановления ваших деловых документов.

Реконструкция записей после катастрофы

В IRS есть отличная публикация, в которой обсуждается, как восстановить ваши записи в случае потери от стихийного бедствия.

В этих формах вы должны указать «стоимость» и «скорректированную основу» для любой собственности, которой владеет ваш бизнес.

Вы можете это сделать? У вас есть записи, которые показывают, что вы заплатили за этот материал?

Защита бизнес-записей от стихийных бедствий

Конечно, лучший способ гарантировать, что ваши деловые документы переживают катастрофу, - это защитить их до того, как произойдет стихийное бедствие.

Резервное копирование записей и перенос их в безопасное место, вдали от вашего бизнеса. Резервное копирование в Интернете тоже.

Подробнее о том, как защитить бизнес-записи от потери при сбоях.

Что делать сейчас, прежде чем катастрофа наносит ущерб вашему бизнесу

1. Настройте систему ведения бизнеса, чтобы у вас были все записи, необходимые для целей налогообложения.

2. Сделайте как можно больше ваших деловых документов от катастрофы.

3. Создайте резервную копию своих записей.

Дополнительная информация

Источник: T. C. Summ. Op. 2014-75 (PDF)

Рекомендации IRS, которые могут вам пригодиться:

Публикация IRS 547: несчастные случаи, катастрофы и кражи

Публикация IRS 584-B: рабочая книга о несчастных случаях, катастрофах и краже