Хороший офисный менеджмент для вашего малого бизнеса

Дезорганизация и путаница раздражают, но они просто плохи для бизнеса. Подумайте об этом как о формуле, если хотите: увеличение хаоса равносильно снижению прибыли. Ответ? Хорошее офисное управление. Вот как вы можете использовать хорошее управление офисом для управления хаосом в своем малом бизнесе:

1. Установите процедуры управления офисами и придерживайтесь их.

Для выполнения обычных задач требуются рутинные процедуры, если вы хотите оставаться организованными и поддерживать бесперебойную работу.

Настройка подпрограмм для обработки документов и офисных систем. Например, если возможно, каждый лист бумаги, который приходит в ваш офис, должен обрабатываться один раз, действовать и подаваться - не случайно нагроможденный на столе. Аналогичным образом, цифровые сообщения, такие как электронные письма, должны быть приоритетными и действовать немедленно, если это возможно, или помечены для будущих действий.

Для офисных систем, включая настольные компьютеры, ноутбуки, файловые серверы, многофункциональные принтеры и мобильные устройства, потребуются как административные, так и аварийные процедуры. Когда система выходит из строя или компьютерная часть оборудования выходит из строя, каждый в вашем офисе должен знать, кому позвонить и что не делать (например, попытаться решить проблему самостоятельно). Изучите 3 шага по защите важных бизнес-данных.

2. Настроить четко обозначенные обязанности.

Хорошее управление офисами зависит от людей, которые знают, кто несет ответственность за то, что - это люди, которые подотчетны, которые добиваются успеха.

Что произойдет, например, если покупка для вашего малого бизнеса была сделана кем бы то ни было? Сможете ли вы найти бумагу для принтера, когда вам это нужно? Помещение одного человека, ответственного за заказ всего оборудования и расходных материалов, решает проблему и обеспечивает бесперебойную работу. Попросите сотрудников направить по указанному лицу любые просьбы о поставках или опубликовать рукописный список на заметном месте, где люди могут добавить то, что им нужно.

То же самое с администрированием систем (компьютера). Вы должны иметь одного человека, ответственного за безопасность ваших компьютерных систем, и отслеживания таких вещей, как учетные записи, пароли и программное обеспечение. Использование облачных систем для офисных приложений, бухгалтерское программное обеспечение и хранение данных - идеальное решение для малых предприятий, но вам по-прежнему необходимо доверенное лицо, которому поручено выполнять административные задачи, такие как добавление / удаление пользователей, назначение разрешений и т. Д. > 3. Храните записи - и сохраняйте свои деловые записи.

Запись записей звучит как самая легкая часть хорошего управления офисом - пока вы не подумаете о необходимости держать эти записи доступными и обновленными. Но первое правило быть хорошим офисным менеджером поможет вам справиться с этим; обновлять записи в офисной программе.Например, когда вы получаете нового клиента или клиента, для ввода его в базу данных контактов требуется всего лишь один момент. Затем после того, как вы поговорите с ним по телефону, потребуется только один или два обновления.

(Заметьте также, что большинство юрисдикций имеют законы о конфиденциальности, которые регулируют обработку информации о клиентах.)

4. Пройдитесь через свой офис и посидите.

Является ли ваш офис примером управления пространством или бесхозяйственности в пространстве?

Когда вы идете по кабинету, вам нужно обходить препятствия или рискнуть что-то преодолеть?

Когда вы садитесь за стол, можете ли вы на самом деле работать там комфортно? Логически устроены ли вещи так, чтобы вещи, которые вы использовали бы на столе, были ближе всего к руке?

В настоящее время в офисах много вещей, от печатных стендов через шкафы для хранения. Для хорошего управления офисами вы должны быть уверены, что все вещи в офисе устроены для максимальной эффективности - и максимальной безопасности. Основы малой или домашней офисной разработки предоставляют советы по безопасному удовлетворению потребностей в электропитании, освещении и вентиляции вашего офиса.

5. Запланируйте утомительную работу.

Слишком легко отложить то, что вам не нравится делать, и большинству деловых людей не нравятся такие задачи, как подача, отгрузка и получение, или бухгалтерия - даже офисные менеджеры.

К сожалению, офис, как и кухня, не будет функционировать хорошо, если это не будет сделано.

Если вы являетесь владельцем малого бизнеса, который не может назначить то, что вы считаете скучной или неприятной работой для кого-то другого, заставить себя регулярно посещать его, планируя время каждую неделю для этого. Возьмите, например, утро или полдень, и проведите его, делая холодные звонки, возвращая неприоритетные запросы по электронной почте, делая сообщения в социальных сетях, догоняющие учет или обновление записей.

6. Делегат и аутсорсинг.

В идеальном мире каждый будет делать то, что он или она успел сделать и преуспел. Поскольку мир не совершенен, вместо этого многие люди делают то, что у них нет времени или таланта преуспеть.

Делегирование и аутсорсинг могут не только улучшить управление офисами вашего малого бизнеса, но и позволить вам сосредоточиться на ваших талантах, тем самым улучшая свою эффективность. Частичный или виртуальный помощник может обрабатывать многие ваши офисные или административные задачи. Подробнее о делегировании см. В разделе «Делить делегата».

7. Сделать бизнес-планирование приоритетом.

Многие владельцы малых предприятий проводят свои дни, действуя и реагируя, - а потом удивляются, почему они, похоже, крутят свои колеса. Бизнес-планирование является важным компонентом хорошего управления офисами и должно быть частью вашей обычной процедуры управления офисом.

Успешные владельцы малого бизнеса тратят время в неделю на бизнес-планирование, и многие используют ежедневные сессии бизнес-планирования как инструмент для постановки целей и роста.

Это руководство по бизнес-планированию является отличным учебным пособием для осуществления ваших бизнес-планов; он излагает структуру бизнес-планирования для вашего малого бизнеса и предоставляет ресурсы на все: от написания заявления о видении через правила для определения бизнес-целей.

Если у вас есть сотрудники, вовлечь их в бизнес-планирование, формально или неформально.

Вы полюбите разницу

Не позволяйте хаосу вмешиваться в деловые дела. После того, как вы начнете применять эти семь принципов хорошего управления офисами, вы будете поражены различием в хорошем управлении офисами - и чем больше вы занимаетесь в бизнесе.

См. Также:

Почему облачные вычисления идеально подходят для малых предприятий

Освоение вашей файловой системы

Как создать систему управления документами

10 советов по организации компьютерных файлов