Советы по подготовке вашего сайта к мероприятию до специальных событий

Поздравляем! Вы запланировали и выполнили свой план перед событием для своего специального мероприятия, и теперь наступил день самого события.

Это критический этап процесса, на который каждый планировщик событий должен уделять особое внимание - чтобы сайт событий был готов убедиться, что все это происходит без сучка и задоринки.

Автомобильная стоянка

Вам необходимо убедиться, что ваш сайт четко обозначил места для парковки ваших специальных мероприятий, и посетителям была отправлена ​​по электронной почте четкая карта доступной автостоянки, включая предпочтительные входы и районы, наиболее близкие к вашему мероприятию регистрационный стол.

Не забудьте указать детали доступных парковочных мест.

Совет. Если нет парковки для автомобилей, специально разграниченной для доступной парковки, рекомендуется создать свой собственный участок как можно ближе к входу. Вы можете сделать это с помощью конусов движения и ленты опасности, если это необходимо.

Если парковка затруднена, укажите подробные инструкции для своих делегатов и убедитесь, что на них установлены парковочные ассистенты или четкие вывески.

Безопасность

Если вы планируете иметь группу безопасности на сайте, важно знать, что именно они выполняют, и что вы ожидаете от них.

Обязательно предоставьте им письменный набор инструкций, в которых подробно описаны ситуации, в которых они должны вмешаться или управлять. Например, видимая безопасность может быть основным «фактором комфорта» для участников на мероприятии, но плохое управление безопасностью может серьезно отразиться на обратном. Не рискуйте создать негативное впечатление - общайтесь только с авторитетными компаниями безопасности и обязательно тщательно проверяйте ссылки.

Регистрация

Первое количество показов. Эффективность (или иначе) процесса регистрации вашего события задает тон для остальной части вашего опыта участников.

Имейте в виду, что если ваш процесс регистрации отстой, и ваши делегаты со временем стоят со своими руками и мобильный телефон в руках, существует реальная опасность, что они поделятся опытом со своими коллегами или социальными сетями.

Вот несколько советов, которые планировщики событий могут использовать, чтобы помочь вам смягчить любые отрицательные отзывы на этом важном этапе судебного разбирательства:

• Предложить предварительную регистрацию в дни, предшествующие вашему мероприятию. Эта простая идея может занять большую часть давления в день самого события.
• Ваш регистрационный персонал должен знать ваше мероприятие наизнанку и быть в состоянии ответить на любой возможный вопрос, который возникает быстро и эффективно.
• Предлагайте освежающие напитки и закуски в зоне регистрации и убедитесь, что у вас достаточно сидения и столов, чтобы люди могли исследовать сумки и даже ждать прибытия коллег или друзей.
• Показать инструкции по загрузке приложения для мобильных событий, чтобы гарантировать, что делегаты могут начать планировать свои события.

Аудио / Видео

Поговорите со своим основным докладчиком, докладчиками и спонсорами, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое для презентационного оборудования.

Если они намерены представить слайды с их собственных ноутбуков, убедитесь, что все необходимые соединители установлены. Вы должны были рассмотреть эти презентации за пару дней заранее, конечно!

Ваша команда

Проведите тщательную проверку с вашей командой мероприятий, чтобы убедиться, что все готовы к быстрому результату, и нет никаких сомнений в последней минуте или пробелов в ожидании от них.

Совет. Это хорошая идея запустить предварительную конференцию для специального мероприятия на этом этапе, включая переделку всего, что требуется для успешного проведения мероприятия.

Подумайте, как Attendee

Наконец, убедитесь, что вы поставили себя на место ваших участников и рассматриваете все событие с их точки зрения.

Вы покрыли все, чтобы сделать их опыт максимально гладким и плавным? Является ли что-то потенциально запутанным или плохо объясняемым? Есть ли пробелы в последней минуте в вашем планировании (будьте готовы к этому)?

Независимо от того, какой размер ваших специальных мероприятий, эти 6 советов для подготовки вашего сайта к мероприятию перед специальными мероприятиями могут помочь вам в привлечении, маркетинге и в сети. Успешное создание вашего мероприятия начинается с правильного плана.