Советы для найма лучшего планировщика событий или продюсера

Наем внешнего планировщика событий или продюсера не должен быть сложной задачей, но вы должны быть уверены, что тратите время на поиск лучших планировщиков событий и тщательно их просматриваете, прежде чем совершать одно для своей компании мероприятие.

При выборе вашего выбора, в том числе цели вашего мероприятия, бюджета, с которым вы работаете, есть ряд переменных, ваша причина для найма внешних сотрудников и доступных кандидатов на работу, и, к счастью, есть количество больших ресурсов, которые могут использовать компании, чтобы выбрать лучшего планировщика событий или производителя, чтобы помочь создать их корпоративное мероприятие.

Используйте следующее руководство, чтобы помочь вам определить, нужен ли вам планировщик событий для следующего мероприятия компании, и если да, то как выбрать лучшего кандидата для работы.

Определение цели и потребности для планировщика событий

Большинство людей думает, что наем внешнего планировщика событий или поставщика услуг общественного питания начинается с определения бюджета мероприятия, но, по правде говоря, более важно начать с определения того, почему вы хотите провести событие в первую очередь. Прежде чем обратиться к внешнему или внутреннему ресурсу, который поможет вам спланировать это событие, вы хотите быть в состоянии поделиться важными целями мероприятия. Ответьте на свои собственные вопросы о том, кто, что, где, когда, почему и как, будет время для внесения корректировок позже.

Как только вы определили свои цели, начнет появляться несколько ясных идей о том, какую тему и сообщение вы хотите передать на своем мероприятии, но самое главное, вы захотите определить, какие действия и сервисам, которым нужен внешний ресурс для обработки от вашего имени.

Вы хотите определить, какой у вас бюджет для планировщика, и если они помогут выбрать место встречи, построить меню и вынести рекомендации по вариантам питания и напитков, источникам и развлечениям, быть на месте в течение дня производственных потребностей и / или помочь создать важные коммуникационные документы, такие как приглашения и список гостей.

Если вы планируете свое мероприятие в одиночку и все еще не удовлетворены ни одной из этих потребностей, скорее всего, вы захотите нанять планировщика событий для управления этими задачами и обязанностями.

Использование локальных источников для поиска квалифицированного планировщика событий

Часто люди думают, что из уст в уста - это лучший способ нанять планировщика событий для своей юбилейной вечеринки, встречи с бизнес-завтраком, выходного дня на выходные или другого типа мероприятия, и хотя это, безусловно, помогает, это, вероятно, не самый эффективный подход.

Если вы пытаетесь найти лучшего планировщика событий для своего дела, лучше всего исследовать кого-то, кто имеет опыт и имеет хорошую репутацию в сообществе планировщиков событий.Из уст в уста предоставляет возможность для легких продаж для планировщика, желающего найти новых клиентов, но репутация сверстников очень эффективна.

Независимо от того, является ли это социальное мероприятие или корпоративное собрание, вообще говоря, правила найма планировщика событий или поставщика услуг общественного питания остаются теми же: вы хотите нанять кого-то, у кого есть опыт в создании вашего типа мероприятия.

Рассмотрите главы профессиональных членских групп или обратитесь в национальную или местную главу International Professionals International, Международного общества специальных событий, Национальной ассоциации руководителей общественного питания или Ассоциации профессионалов в области свадебных церемоний; также важно выяснить, кто публикует статьи в своей отрасли.

Если вы хотите знать, кто имеет репутацию поставщика услуг или опыта на определенном рынке, обратитесь в местное собрание и бюро посетителей, так как многие участники мероприятия являются активными членами, а также поддерживают отношения с местными торговыми палатами; другой путь к источникам экспертов - связаться с отделом продаж конвенций отелей - они поделится с вами, кому они доверяют.

Интервью и обсуждение потребностей в мероприятиях соискателями

Большинство планировщиков событий будут рады услышать о вашем конкретном событии, но сначала дайте им краткие сведения и сосредоточим внимание на их опыте в первом раунде интервью, в течение которого вы должны сократить количество кандидатов до трех самых сильных претендентов.

Затем вы должны попросить каждого планировщика событий или их фирмы поделиться информацией об их бизнесе, опытом прошлых событий и о том, как они планируют непредвиденные обстоятельства, уделяя пристальное внимание манере ответа заявителя и любых последующих вопросов, которые он или она может иметь для вашей компании, событие или его цели.

Хорошие планировщики проведут вас через дискуссию, чтобы узнать о ваших общих целях, сроках, бюджете, количестве гостей и личных предпочтениях. Хорошие планировщики зададут вам вопросы о вашей организации и узнают о ваших целях и вашем конкретном событии - ищите эти признаки при опросе, чтобы найти кандидатов, которые выделяются выше остальных.

Хотя во время первого раунда интервью не всегда можно встретить кого-то лично, особенно если ваша программа вне города, это может стать важным шагом в выборе правильного планировщика или продюсера для вашего мероприятия и компании.

Личные встречи обеспечивают понимание за пределами опыта или опыта планировщика в его или ее отношениях с командой в вашей компании, которая поможет создать это событие - вы хотите выбрать кандидата, который не только отлично послужной список для создания качественных событий, но и тот, кто получает вместе с вашей командой.

Ограничение вариантов и внесение выбора

Это недостаточно для того, чтобы продолжать инстинкт кишки, советы ваших друзей или даже коллег и коллег или личную встречу в одиночку - это ваше событие, и < ваше имя и будет связано с вашей репутацией - вам также нужно будет проверить ссылки ваших кандидатов.Обязательно попросите имена клиентов, с которыми ранее работали кандидаты, но также заглядывайте в историю каждого планировщика, чтобы найти события, которые он или она, возможно, не упомянули, - вы можете узнать, что он или она набросились на несколько событий с конкретным клиентом, «Сделайте свое резюме. После того, как вы подтвердили, что кандидат хорошо подходит к вашей компании, демонстрирует опыт в этой области и хорошо разбирается в событии, которое вы хотите создать с ним или ею, пришло время сузить ваш выбор до одного и слушать его или ее идеи о событии. Основываясь на ваших целях и идеях, хороший планировщик событий представит вам план, который поможет достичь вашей темы - если это частный вечер и ужин для интимной группы людей, планировщик должен прийти к вам с идеями, которые включают в себя многие из детали для вашей программы.

На этом этапе планировщик событий должен представить вам идеи, которые заставят вас почувствовать, что они взяли ваш бюджет и удвоили его стоимость. Это должно быть очевидно в том, как они определяют свое видение вашего события.

Сравнение вашего бюджета с планировщиком событий

На основе ваших целей мероприятия можно создать общее представление о том, сколько он будет стоить для различных элементов вашей программы, которые будут варьироваться в зависимости от типа события, которое вы хостинг и то, что он включает. Многие люди, которые впервые организуют мероприятие, часто попадают в ловушку желания планировать событие шампанского в бюджете на пиво, поэтому многие люди обращаются к своему планировщику событий за помощью.

Идеальный кандидат возьмет бюджет, который вы им представляете, и превратите его в нечто волшебное, но эти идеи будут стоить дорого, и для вас важно попросить планировщика раскрыть все его или ее расходы и потенциальные источники того, как эти сборы будут покрыты и учтены в общем бюджете. Планировщик событий будет варьироваться от планировщика к планировщику или компании-событию до компании-участника.

В зависимости от характера вашего мероприятия вам будет предложено предоставить депозиты, документы и контракты для планировщика событий и мест проведения мероприятий и услуг, которые они предлагают. Это вполне приемлемый способ ведения бизнеса, но лучшим советом на данном этапе является поиск профессиональных советов и никогда не подписывать контракт, который не был рассмотрен вашим собственным юрисконсультом, особенно когда речь идет о частных лицах, которые могут не иметь те же ресурсы крупной фирмы.

Оставайтесь с вашим Планировщиком и будьте готовы к пожару и переходу

Самые плохие истории, связанные с планированием событий, обычно являются результатом отсутствия последующих действий. Планирование событий требует эффективной координации логистики и отсрочки их для стороннего человека, может иметь неприятные последствия, если планировщик мероприятий, который вы наняли, не полностью отвечает целям и задачам вашей компании.

По этой причине вы, как менеджер по найму, должны тесно сотрудничать с планировщиком или продюсером, чтобы гарантировать, что каждый элемент производства уйдет без затруднений - чтобы убедиться, что места и поставщики готовы к мероприятию, чтобы обеспечить платежи сделанные каждому поставщику до и после.Это не означает, что большинство планировщиков событий не выполняют обещанные услуги, это просто означает, что вы должны убедиться, что логистика подтверждена.

Если все пойдет так, как планировалось, у вас будет успешное событие и отличный ресурс планировщика событий в будущем, но если процесс планирования не будет выполняться плавно для услуг, согласованных в письменной форме, тогда важно проанализировать, будет ли проект подходит для планировщика.

Хотя разумно быть терпеливым и работать с логистикой и любыми потенциальными недоразумениями на этом пути, если вы не получаете нужные услуги, тогда вы должны быть готовы к серьезным обсуждениям. Если вам нужно, будьте готовы запустить плохой планировщик и всегда иметь возможность резервного копирования.