Упорядочить ваши записи с помощью PayPal и Excel

Если вы являетесь продавцом eBay на какое-то время, вы уже знаете, что PayPal - отличный способ принять платежи онлайн - это быстро, это легко, и PayPal ведет тщательные записи о выполненных транзакциях сюда. Фактически, вы можете получить доступ к этим транзакциям в удобном формате для работы с электронными таблицами, чтобы оптимизировать ваши методы бухгалтерского учета - независимо от того, являетесь ли вы покупателем, продавцом или и тем, и другим, вам не нужно напрямую использовать веб-сайт PayPal для доступа к записи для каждая сделка.

В сочетании с программой для работы с электронными таблицами, например Excel, эта функция PayPal позволяет делать покупки для мелких и средних покупателей и продавцов кусочком торта, особенно если вы тщательно используете PayPal для большинства ваши транзакции.

Использование Excel для доступа к записям PayPal

PayPal делает вашу базу данных ваших транзакций доступной для вас в формате CSV или «значениях, разделенных запятыми». Большинство приложений электронной таблицы, таких как Excel, Quattro Pro или OpenOffice. org Calc - те же самые, которые вы можете использовать для балансировки вашей чековой книжки или ваших налогов, способны читать и импортировать файлы, хранящиеся в этом формате.

Поскольку PayPal может создавать файлы CSV для вас на основе диапазонов дат, вы можете использовать PayPal для генерации быстрой, точной и полной бухгалтерской информации (включая платежи PayPal, доставку и обработку сумм и другие данные) о ваших транзакциях eBay, которые вы затем можете хранить на своем собственном компьютере и манипулировать ими в приложении для работы с электронными таблицами, например, для сортировки по типу транзакции или получения быстрых итогов для целей налогообложения.

Создание файла CSV с помощью PayPal

Чтобы создать файл CSV ваших транзакций PayPal, зайдите на веб-сайт PayPal так же, как и для нормальной работы вашей учетной записи. После входа в систему и просмотра страницы «Моя учетная запись» по умолчанию выполните следующие действия:

1. Нажмите «История». Нажмите на синюю и белую ссылку «История» рядом с верхней частью страницы. (Подсказка: он находится справа от ссылки «Withdraw».)
2. Выберите диапазон дат. Используйте инструменты в верхней части страницы, чтобы выбрать диапазон дат для отображения транзакций. Вы можете выбрать общие запросы, такие как «Последняя неделя» (для всех транзакций за предыдущие семь дней) или «Последний месяц» (для всех транзакций за последние 30 дней), или вы выбираете определенный диапазон дат.
3. Нажмите ссылку «CSV». Нажмите ссылку «CSV» справа от слова «Загрузить:» в правом верхнем углу области отображения. Появится всплывающее окно с просьбой выбрать формат загрузки.
4. Нажмите кнопку «Загрузить». Без изменения типа файла из «CSV» нажмите желтую кнопку «Загрузить». PayPal несколько секунд остановится, чтобы получить доступ к своей базе данных, прежде чем отправлять вашему веб-браузеру файл Downoad.CSV. Сохраните это на рабочем столе, чтобы получить легкий доступ.

Продвинутые пользователи, читающие вместе с этой статьей, могут уже знать, что именно они хотят делать с данными на этом этапе - если это вы, не стесняйтесь загружаться в другие форматы (например, Quicken или Quickbooks) или отклоняться из следующей процедуры.

Импорт CSV-файлов в Excel

Теперь, когда вы загрузили файл CSV, содержащий транзакции по вашему выбору, и файл был сохранен на вашем рабочем столе, выполните следующие действия, чтобы загрузить файл в Excel.

1. Запустить Excel. Если файл CSV на вашем рабочем столе уже выглядит как файл Excel (то есть значок, который представляет файл, выглядит так же, как и значки, которые вы обычно видите для файлов Excel), вы можете просто дважды щелкнуть файл, чтобы открыть его и ты … ты сделал! Однако многие пользователи найдут, что CSV-файл не открывается автоматически в Excel, когда значок дважды щелкнут. Если это вы, используйте свое начальное меню для запуска приложения Excel.
2. Выберите меню «Файл», затем выберите «Открыть». После открытия приложения Excel нажмите «Меню» в верхнем левом углу окна и выберите «Открыть» из список вариантов. Вам следует приветствовать меньшее диалоговое окно с надписью «Открыть», которое показывает файлы в вашей компьютерной системе.
3. Выберите свой рабочий стол. В последних версиях Excel это можно сделать, щелкнув значок «Рабочий стол» в левой части диалогового окна «Открыть». В старых версиях Excel щелкните раскрывающийся список «Местоположение» в верхней части окна и выберите «Рабочий стол» из длинного списка мест, которые появляются.
4. Задайте тип файла «Все файлы». Нажмите раскрывающийся список «Тип файла» в нижней части окна и измените тип файла «Файлы Excel» на «Все файлы». Это приведет к тому, что диалог «Открыть» отобразит любые CSV-файлы на вашем рабочем столе.
5. Дважды щелкните файл «Загрузить». Найдите файл CSV (называемый «Загрузка» или «Загрузка. Csv» в зависимости от вашей версии Windows - вам может потребоваться выполнить поиск по списку всех файлов на вашем рабочем столе) в списке файлов, показанных в разделе " Открыть "и дважды щелкнуть по нему.

Вот и все! Теперь вы должны увидеть организованный, отсортированный список всех ваших недавних транзакций PayPal в Excel. Если вы уже знакомы с Excel, вы можете сразу использовать эту информацию в своих финансовых записях для обработки, фильтрации, упорядочивания, поиска или других манипуляций с вашими записями PayPal.

Обратите внимание, что, как уже упоминалось в начале этой статьи, подобные операции можно выполнить, чтобы импортировать записи PayPal в OpenOffice. org или Quattro Pro. Просто импортируйте приложение электронной таблицы или откройте файл «CSV» или «данные, разделенные запятыми».

В качестве заключительной заметки имейте в виду, что если вы хотите продолжать использовать эту информацию, вы должны, вероятно, повторно сохранить ее в стандартном формате Excel (или любом другом стандартном формате, который использует ваша таблица) для удобства. Для этого нажмите «Файл» в верхнем левом углу окна Excel и выберите «Сохранить как».Затем выберите «Microsoft Excel Workbook» из раскрывающегося списка «Сохранить как тип» в нижней части появившегося диалогового окна «Сохранить как».

Счастливый бухгалтерия!