Как написать примерное деловое письмо

Примеры бизнес-писем

Этот образец включает формальные компоненты бизнес-писем с полным блоком. Некоторые из этих компонентов являются необязательными для типичных деловых писем, связанных с занятостью. Вы можете загрузить или скопировать образцы, примеры или шаблоны деловых писем, связанных с занятостью, нажав на ссылки ниже. См. Изображение бизнес-письма для руководства по каждому этапу процесса.

• Буквы отставки

• Спасибо письма
• Рекомендательные письма (справочные)
• История и письма о зарплате
• Резюме сопроводительных писем

Этот формат является лишь руководством. Вариации и настройки являются общими. Хотите загрузить этот образец без графики? Нажмите «Загрузить образцы» здесь или в меню ниже.

Компоненты бизнес-блока полного блока

1. Адрес возврата: Если у вашей канцелярской есть бланки, пропустите это. В противном случае введите свое имя, адрес и, при необходимости, номер телефона. В эти дни обычно входит адрес электронной почты.

2. Дата: Введите дату вашего письма от двух до шести строк под бланком. Три стандартных. Если нет бланков, введите их там, где показано.

3. Справочная строка: Если получатель специально запрашивает информацию, например ссылку на задание или номер счета, введите ее в одну или две строки, непосредственно под датой (2). Если вы отвечаете на письмо, обратитесь к нему здесь. Например:

• Re: Job # 625-01
• Re: Ваше письмо от 1/1 / 200x.

4. Специальные почтовые уведомления: Введите все символы верхнего регистра, если это необходимо. Примеры включают:

• СПЕЦИАЛЬНАЯ ДОСТАВКА
• СЕРТИФИЦИРОВАННАЯ ПОЧТА
• ВОЗДУШНАЯ ПОЧТА

5. Обозначения при прибытии: Введите все символы верхнего регистра, если это необходимо. Возможно, вы захотите включить обозначение в личную корреспонденцию, например письмо об отставке.

Включите то же самое на конверте. Примеры:

• ЛИЧНЫЙ
• КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЙ

6. Внутренний адрес: Введите имя и адрес человека и / или компании, которой вы отправляете письмо, от трех до восьми строк ниже последнего введенного вами компонента. Четыре строки являются стандартными. Если вы наберете линию внимания (7), пропустите имя человека здесь. Сделайте то же самое на конверте.

7. Линия внимания: Введите имя человека, которому вы отправляете письмо. Если вы наберете имя человека во внутреннем адресе (6), пропустите это. Сделайте то же самое на конверте.

8. Приветствие: Введите имя получателя. Введите господина или г-жу [Фамилия], чтобы проявить уважение, но не догадывайтесь о правописании или полом. Некоторые общие приветствия:

• Дамы:
• Господа:
• Уважаемый господин:
• Уважаемый господин или госпожа:
• Дорогой [Полное имя]:
• Кому это может быть интересно:

9. Subject Line: Введите текст вашего письма во всех прописных буквах, как влево, так и в центре.Будьте лаконичны на одной линии. Если вы наберете опорную линию (3), подумайте, действительно ли вам нужна эта строка. Хотя это не обязательно для большинства писем, связанных с занятостью, ниже приведены примеры.

• ПРЕДМЕТ: ОТСТАВКА
• ПИСЬМО
• ЗАПРОС ЗА РАБОТЕ

10. Тело: Введите два пробела между предложениями. Держите его кратким и точным.

11. Бесплатное Закрыть: То, что вы вводите здесь, зависит от тональности и степени формальности.

Например:

• С уважением, ваш (очень формальный)
• Искренне (типичный, менее формальный)
• Очень по-настоящему ваш (вежливый, нейтральный)
• Сердечно ваш (дружелюбный, неформальный)

12 , Блок подписи: Оставьте четыре пустые строки после Закрыть (11) , чтобы подписать свое имя. Подпишите свое имя точно так же, как вы наберете его под своей подписью. Название необязательно в зависимости от релевантности и степени формальности. Примеры:

• Джон Доу, менеджер
• P. Smith
  Директор, Техническая поддержка
• R. Т. Джонс - старший инженер-покровитель

13. Идентификационные Инициалы: Если кто-то напечатал вам письмо, он или она обычно включали бы три из ваших инициалов во всех прописных буквах, а затем два из его или ее букв всех строчных символов. Если вы написали свое собственное письмо, просто пропустите его, так как ваше имя уже находится в блоке подписи (12). Ниже приведены общие стили.

• JAD / cm
• JAD: cm
• clm

14. Обозначение корпуса: Эта строка говорит читателю, чтобы посмотреть в конверте для большего. Напечатайте единственное число только для одного приложения, для множественного числа. Если вы ничего не приложите, пропустите его. Ниже приведены общие стили.

• Корпус
• Корпуса: 3
• Корпуса (3)

15. cc: Стенды для копий вежливости (ранее копии с копией). Укажите имена людей, которым вы распространяете копии, в алфавитном порядке. Если адреса будут полезны получателю письма, включите их. Если вы не копируете свое письмо никому, пропустите его.

Общие советы

• Заменить текст в скобках [] указанным компонентом. Не печатайте скобки.
• Попробуйте сохранить ваши письма на одной странице, но см. Страницу 2 этого примера, если вам нужны страницы продолжения.
• Сколько пустых строк, которые вы добавляете между строками, которые требуют более одного, зависит от того, сколько места доступно на странице.
• То же самое касается полей. Стандартные для одного и двух дюймов (108 точек) для коротких букв и один дюйм (72 точки) для более длинных букв. Если есть бланк, его позиция определяет верхнее поле на стр. 1.
• Если вы не наберете один из более формальных компонентов, не оставляйте место для них. Например, если вы не вводите ссылочную строку (3), специальные уведомления о рассылке (4) и уведомления о прибытии (5), введите Внутренний адрес (6) в четырех строках ниже даты (2).